BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

TMLO-element: 4 - Naam

Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

4 - Naam

Definitie:	Beknopte formeel-inhoudelijk beschrijving (titel) van het record
Waardering:	Verplicht
Waardering Richtlijn:	Verplicht
Herhaalbaar:	Ja
Overerving:	-
Toelichting:	Het gaat het hier om de naam waaronder het record formeel bekend is. Wordt ook wel ‘titel’ of ‘title’ genoemd. Verwerk in de naam van het record bijvoorbeeld de processtap die tot het record heeft geleid, bij voorkeur op basis van een naamgevingsconventie. Het wordt aanbevolen om voor de organisatie naamgevingsconventies te ontwikkelen en toe te passen. Het element is herhaalbaar aangezien het kan voorkomen dat een record voorzien is van een officiële titel/naam als ook van een informele naam.
Waardenverzameling:	Tekst
Voorbeelden:	“Verlenen van een kapvergunning Van de Spiegelstraat 12 Den Haag februari 2009” (dossier). “Kapvergunning – A. van der Elst - Van de Spiegelstraat 12, Den Haag – 23 februari 2009” (archiefstuk). “Brief inzake …..” (archiefstuk) "Vergaderdossier voor de ingelaste vergadering van Wijkteam Zuid met huurderscommissies in de wijken Hoograven en Lunetten op 5 juli 2013" (dossier). "Tweede bedenking van de Welstandscommissie, vanwege de representativiteit van de gevel" (archiefstuk).

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van MGroels op 14 December 2016 op 11.48

Is dit niet heel erg geënt op de fase wanneer de informatieobjecten nog bij de archiefvormer aanwezig zijn? Het merendeel van de over te dragen dossiers en/of zaken zullen een positief resultaat hebben, anders draag je ze niet over. Het lijkt mij ook niet zuiver om het resultaat als Naam vast te leggen: het is namelijk geen naam, maar een kenmerk van een zaak.

Plus: wat is het resultaat van een archiefstuk?

Permalink Antwoord van Caroline de Hart op 23 December 2016 op 17.02

Het lijkt me inderdaad alleen van toepassing op dossierniveau.

Niet alle over te brengen zaken zullen een positief resultaat hebben. Op basis van de hotspotmonitor kun je zaken uitzonderen van vernietiging. Bij een onderwerp dat lokaal veel impact heeft gehad kan het daarom zijn dat je ook de zaken met een 'negatief' resultaat van dat onderwerp wil bewaren, om een compleet beeld te krijgen.

Permalink Antwoord van MGroels op 3 Januari 2017 op 13.23

Mee eens, vandaar dat ik merendeel schreef. Maar dan nog lijkt het me beter dit element onder 12 (of 13) te scharen, omdat het om een gebeurtenis gaat als kenmerk van een dossier of zaak en niet de Naam ervan.

Permalink Antwoord van Caroline de Hart op 3 Januari 2017 op 16.06

Je schreef al eerder in de discussie dat 13.4 een goede plek is en dat ben ik met je eens. Het is eigenlijk vreemd dat je niet een tegenhanger daarvan hebt bij 12. Als iets eenmaal is vernietigd of overgedragen is het ook belangrijk te weten wat de aanleiding is geweest lijkt me.

Permalink Antwoord van Arjan Kloosterboer op 8 Maart 2017 op 11.39

N.a.v. de discussie is vooralsnog in het Informatiemodel MLO (versie 0.8) geen nieuw element voor het 'resultaat' opgenomen. Het lijkt er op dat het resultaat van het proces waarin het dossier gevormd is, op diverse wijzen al met bestaande elementen vastgelegd kan worden: 6 (Omschrijving), is immers herhaalbaar; 12 (Eventgeschiedenis), bij het type event 'afsluiting'; 13 (Eventplan), in de aanleiding. Van belang is dat het telkens op dezelfde wijze wordt vastgelegd. Aanbevelingen zijn dan noodzakelijk in het informatiemodel.