BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Twitter

Gisteren ontving ik van de archiefinspecteur een mail.

Hij attendeerde mij op een artikel : "Voltallig Onderbanks college twittert"

Kijk op http://www.binnenlandsbestuur.nl/Home/all/voltallig-onderbanks-coll....

De vraag die de inspecteur stelt is hoe om te gaan met het archiveren van politiekbeladen twitter berichten? Mijn vraag is hoe jullie er mee omgaan en wat jullie ervan denken.

Het archiveren van politiekbeladen twitters daar kan ik me wel wat van voorstellen. Maar ik ben ook van mening die zaken die de gemeente aangaan fysiek zijn opgeborgen.

Uiteraard hoort het college terughoudendheid te bewaren met politiek getinte twitters.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 30 Juni 2010 op 9.50

Hallo Bruno,
Of de tweets van de college-leden politiek beladen zijn of niet, maakt niet uit. Blijkbaar hebben B&W afgesproken dat twitteren deel uit maakt van hun "officiele" werkzaamheden en daarmee zijn deze tweets allemaal archiefstukken van de gemeente Onderbanken. (Zoals deze tweet thuis hoort in het archief van de archiefinspectie...)

Hier kun je in ieder geval al wat hulpmiddelen vinden om tweets van en aan de collegeleden te 'vangen'. Het moge overigens duidelijk zijn dat analoge opslag minder gewenst is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Eric Burger op 30 Juni 2010 op 15.44

Hi Celak/Ingmar, lijkt me een boeiende discussie in wording. Maar ik houd mijn kruit nog even droog:-) Is het mogelijk de ge-emailde vraag van de inspecteur te herhalen, want ik begrijp uit Celak's stukje nu niet helemaal wie wat aan wie vraagt en waarom.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 30 Juni 2010 op 16.40

in de e-mailgedragslijn van de rijksoverheid wordt een poging gedaan om hier mee om te gaan. E-mail (tweets, blogs e.d.) zouden volgens dezelfde regels als die gelden voor brieven gearchiveerd en opgeslagen moeten worden. De inhoud van de boodschap is hierbij leidend. Daarnaast zijn er 'Richtlijnen sociale media' betreffende de omgang met Twitter, LinkedIn e.d. Veel wordt hier overgelaten aan de verantwoordelijkheid van de individuele ambtenaar: wees geloofwaardig, wees open en ontvankelijk en wees een ambtenaar (ambassadeur van je organisatie; zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar).
Hier kun je tegenin brengen dat veel vrijheid en verantwoordelijkheid wordt gegevenaan de ambtenaar, zoals gezegd. Zo is bij 'wees open en ontvankelijk' aangegeven 'Documenteer je bijdragen'.

Een dergelijke mate van vertrouwen in en eigen verantwoordelijkheid voor en door de ambtenaar is wat mij betreft prima. Help deze ambtenaar bij het kunnen waarmaken van die verantwoordelijkheid en het vertrouwen.
Door aan te geven hoe de ambtenaar de activiteiten kan documenteren en documenten in het archief van de organisatie ondergebracht kunnen worden.

Nog even kritisch. De opvatting dat je er vanuit gaat dat zaken die de gemeente aangaan wel fysiek gearchiveerd zullen zijn is te passief in deze tijd. Anders gesteld: kun je garanderen dat alle relevante documenten inderdaad fysiek gearchiveerd zijn? Ik verwacht van niet.
Sterker: volledige controle en zekerheid over de archivering van alle relevante documenten is onhoudbaar (fysiek dan wel digitaal). Zou je die documenten/informatie in beheer hebben die de organisatie voldoende relevant vindt, dan ben je al een heel eind!

In het geval van Onderbanken zullen dit ook tweets zijn. Zou het jou organisatie betreffen, is aan jou de opdracht: regel de archivering!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cees de Groot op 1 Juli 2010 op 10.52

Twitter zal net als e-mail een enorme vlucht gaan maken. Het is niet mogelijk om alle twiets te beheren en op te slaan. Alle telefoongesprekken van ambtenaren en bestuurders worden toch ook niet gearchiveerd? Toch worden ook in telefoongesprekken toezegging gedaan, afgespraken gemaakt etc. Heeft iemand een gesprek opgenomen dan kan dit, naar de inhoud, best onder de archiefwet vallen. Twitter, e-mail, blogs archieveren JA, ALS DE INHOUD DAAR TOE AANLEIDING GEEFT. Hoe? Dat zullen we nog moeten uitvinden, via de al oude wijsheid "Door met schade en schande wijs te worden".

Cees de Groot

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cees de Groot op 1 Juli 2010 op 12.48

Beste Ton,
mijn reacties was wellicht iets kort en cripties. Maar als je nu kijkt naar wat er in hoofdletters staat?
Archieveren tweets JA ALS DE INHOUD DAAR AANLEIDING TOE DOET.
Voor de duidelijkheid JA VOOR ELKE COMMUNICATIE MIDDEL AFHANKELIJK VAN DE INHOUD.
Niks nieuws want dan doen we met analoog (weet je nog , papier en zo?) al jaren.
Niet de vorm van het document geldt maar de waarde van de inhoud.

Alleen hoe doen we dat bij tweets email en blogs? Gewoon door te proberen en daarbij zal wel eens wat mis gaan. Dat gebeurd bij papier ook.
Ton de Looijer zei:

@Cees DIV managed informatie (data + context + tijd, gekoppeld aan een bepaalde transactie). De vorm waarin dit plaatsvindt is daarbij helemaal niet relevant. Als ik als ambtenaar via de telefoon informatie verschaf over het verloop van een specifieke zaak, is dat informatie die ik zal moeten managen. De wijze waarop is uiteraard afhankelijk van de beschikbare mogelijk- c.q. onmogelijkheden. Echter, als ik besluit om telefoongesprekken niet vast te leggen (op welke manier dan ook), neem ik daarmee een bepaald risico voor lief. Aangeven dat dit kanaal niet geschikt is voor het doen van toezeggingen, met daaraan verbonden de conclusie dat dús ook geen sprake kan zijn van ‘archiefwaardige’ informatie, is in mijn beleving dan ook een zwaktebod waar we zo langzamerhand echt van af moeten. Archief vloeit niet voort uit wat overheden vinden wat als ‘archief’ moet worden aangemerkt, maar uit de wijze waarop interactie plaatsvindt met de omgeving waarin overheden functioneren. En als dat plaatsvindt via Twitter, zul je dús iets moeten met tweets. Als dat plaatsvindt via e-mail, zul je dús iets moeten met e-mail. Als dat plaatsvindt via een briefje, zul je dús iets moeten met dat briefje. Hierin ligt een verantwoordelijkheid voor het betrokken overheidsorgaan (c.q. (D)IV). Neem je deze verantwoordelijkheid niet dan is dat (hopelijk) een bewuste keuze op basis van een gedegen risicoanalyse.

Het devies is dan ook niet om simpelweg alles maar te bewaren, maar om na te denken welke keuzes je hierin maakt. Daarvoor is het nodig dat je een goede kijk hebt op ontwikkelingen in het vakgebied en de wijze waarop informatie tot stand komt en hierover een adequaat beheer kan worden gevoerd. Hierin moet je als (D)IV-er voorop (willen) lopen; dat is je bestaansrecht, toch (?).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 1 Juli 2010 op 13.36

@Cees Ik ben het met je eens dat het gaat om de inhoud en niet om de vorm of gekozen kanaal. Zie ook mijn reactie in een andere discussie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Cees de Groot op 1 Juli 2010 op 15.27

Ton. Waarom DIV nog steeds niet e-mails archiveert en tweets niet wil zien? Gewoon gebrek aan tijd en capaciteit? Onduidelijkheid van het het managment?
Natuurlijk kunnen er regels gesteld worden aan e-mail en tweets t.b.v. de archievering. Maar welke organisatie zal die accepteren? Kijk eens naar de jarenlange en vaak mislukte pogingen om afhandeling van de post via rappelsystemen te reguleren? Nu gaat dit in Workflow en DMS systemen en daarin raken we nooit iets kwijt en blijft er nooit iets liggen? Dan maar het hoofd neer buigen? Nee hoor blijven proberen maar wel realistisch en accepteren dat je niet alles kunt ondervangen.

E-mail en tweets laten archiveren door de ambtenaar. Die ondersteunen en onderrichten én door het managment laten aanspreken op zijn/haar verantwoordelijkheid. Lijkt mij een goed uitgangspunt, nu de praktijk nog.

Cees
Ton de Looijer zei:

@Cees Het ging met name om het ‘devies’ (de wijze waarop). Toegegeven, hieraan gaat een lange intro vooraf die mogelijk de indruk wekt dat ik jouw reactie verkeerd heb getaxeerd (in dat geval excuses hiervoor). Op hoofdlijnen zijn we het dus eens :-) – over de oplossing en vooral de weg er naartoe lopen de meningen wellicht uiteen… Neemt niet weg dat ik mij toch blijf afvragen – afgaande op jouw reactie - waarom e-mailarchivering dan blijkbaar nog steeds (after all these years) een obstakel vormt bij veel DIV-afdelingen (?). (Misschien dat met deze vraag de intentie van mijn 'intro' wat duidelijker in beeld komt).