BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 naar 10 jaar vanaf 1 januari 2017
Voor 1 januari 2017
De huidige bewaartermijn van clientendossiers is bepaald op 20 jaar. Veel colleges van B. en W. hebben het besluit genomen om de bewaartermijn van deze dossiers te verkorten van 20 naar 7 jaar. Gemeenten hebben de bevoegdheid op grond van artikel 58, lid 1 van de Wet Werk en Bijstand (WWB) om teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. Dit komt voort uit de eerdere Wet Boete (en Maatregelen) uit 1997, die met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Bijstand (WWB) op 1 januari 2004 is vervallen. Een gemeente kan op grond van de WWB zelf bepalen of ze overgaat tot terugvordering van bijstand om in het geval van teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. De verjaringstermijn voor een dergelijke terugvordering in het wetboek van rechtsvordering is 20 jaar. Archieven zijn de reflectie van overheidshandelen. Daarom is in de huidige ‘selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ de bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 jaar verruimd naar 20 jaar. Dat betekent dat voor de bewijsvoering alle dossiers 20 jaar in archiefruimten moeten worden bewaard, toegankelijk gehouden en geconserveerd.De terugvordering is een bevoegdheid, geen verplichting. Er kan binnen de huidige wettelijke kaders overwogen worden een belangen- c.q. risicoafweging te maken tussen de pakkans en de daaraan gewenste termijn om te kunnen terugvorderen tegenover de te maken kosten van beheer en bewaring. De termijn van 7 jaar is daarbij gerelateerd aan de algemene bewaartermijnen van financiële gegevens. De zeven jaar is van toepassing op de sluitingsdatum van een dossier (bv. sluiting dossier in 2010, vernietigen in 2018) én is van toepassing voor zowel papieren als digitale dossiers.
Vanaf 1 januari 2017
Op 1 januari 2017 treedt de nieuwe selectielijst in werking geldend vanaf de archiefbescheiden vanaf 1 januari 2017 (dus niet met terugwerkende kracht). In de nieuwe lijst is bepaald dat je als gemeente wel langer mag bewaren maar beslist niet korter, ook al is er in het verleden een collegebesluit genomen. Het procesttype voor cliëntendossiers is nummer 8: voorzieningen verstrekken en het procestypenummer is nummer 92. De bewaartermijn is 10 jaar.
Gevolg is dat cliëntendossiers opgemaakt vanaf 1 januari 2017 geen 7 of 20 jaar bewaard worden maar minimaal 10 jaar. Langer bewaren is toegestaan, te bepalen vanuit de risicoanalyse bepaald vanuit het bedrijfsvoeringsbelang.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rienk Jonker op
-
Wanneer de discussie gaat over de rol van een risicoanalyse in relatie tot bewaartermijnen komt het bij mij niet vreemd over dat het Nationaal Archief hier alsnog kritisch naar kijkt. Een selectielijst is tenslotte een formeel in de Staatscourant te publiceren besluit. Hier zijn de regels van de Algemene wet bestuursrecht op van toepassing. En dat betekent dat het formele proces correct moet verlopen. Toetsing vindt dan plaats aan hetgeen in het Archiefbesluit over selectielijsten is opgenomen. Artikel 5 van het Archiefbesluit bevat de basiselementen van een lijst en daar komt de risicoanalyse niet bij voor, ook is daar geen sprake van variabele termijnen.
Je zou kunnen stellen dat de door de VNG voorgestelde lijst teveel is ingestoken als instrument en referentiekader en te weinig als een formeel document conform het Archiefbesluit. En dan is de vraag wat weegt zwaarder.
Zie ook het commentaar Gemeenten stellen zelf de nieuwe lijst vast, zonder Nationaal Archief
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Rienk, ik deel jouw mening in deze niet. Vanwege het zaakgericht en procesgerichte werken was deze verandering nodig. En wanneer alle gemeenten in Nederland, Leeuwarden wellicht uitgezonderd, instemmen met deze conceptlijst wie is het Nationaal Archief dan om hiervan af te wijken? Misschien moeten we eerder eens kritisch kijken waarom een goedkeuring nog nodig is? Wie toetst de lijsten van het Rijk zelf, dat is wel horizontaal belegd. Een en ander zou geheel passen bij de wet RGT.We kijken afgelopen periode terug op een rol van het Nationaal Archief (NA), die niet altijd de rol is van gemeenten en archiefdiensten. De Wet Hergebruik Overheidsinformatie (Who), waar het NA zo positief over was, was voor verschillende archiefdiensten niet zo positief. We krijgen nu de WOO, ook al wetgeving waarvan we ons afvragen of die uitvoerbaar is en het NA groot voorstander is. Het gaat bij beide wetten niet over de nut en noodzaak maar wel over de uitvoerbaarheid. De risicoanalyse van de selectielijst zorgt juist voor het op maat maken van het eigen gemeentelijke selectiebeleid. Wie is het NA om hier niet mee akkoord te gaan ?
-
-
Laat ik even een misverstand recht zetten. Ook Leeuwarden heeft begin 2016 ingestemd met de selectielijst en de VNG een machtiging gegeven zelfs aangevuld met een passage over de aanstelling van de onafhankelijke externe deskundige.
Ook wij hebben er groot belang bij dat de lijst zo snel mogelijk wordt vastgesteld. Dit heeft alles te maken met de invoering van wat wij noemen het Platform Digitaal Werken (PDW), het systeem om het digitaal zaakgericht werken in de brede zin van het woord te ondersteunen.
-
-
Rienk, goed om te horen. We zitten er allemaal op te wachten en zijn al druk bezig SIO's in te richten. Wanneer de risicoanalyse vervalt, wat moet er nog in een dergelijke SIO aan de orde komen, de lokale hotspotmonitor ?
We hebben effectief nog maar vier weken.
-
-
Wat ik probeer duidelijk te maken is het feit dat een selectielijst een juridisch document is dat wordt vastgesteld in een bestuursrechtelijk proces waarin zowel de zorgdragers als de minister (in casu het Nationaal Archief) hun eigen verantwoordelijkheid hebben. Volgens de AWB is een besluit een besluit wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Daarom kan ik mij de terughoudendheid van het Nationaal Archief voorstellen, of ik het nou leuk vind of niet.
De juridische kaders worden bepaald door de inhoud van het Archiefbesluit en niet door wat we graag willen.
Wanneer blijkt dat de huidige wettelijk vastgelegde methodiek niet meer passend is zal die wet (Archiefbesluit) aangepast moeten worden.
Ik denk eerlijk gezegd dat de Omgevingswet en het DSO, nog meer dan de WOO, een zware wissel gaan trekken op waardering, selectie en vernietiging in relatie tot de wettelijke vereisten gezien de vele verschillende zorgdragers die hier bij betrokken zijn en het feit dat er nu al met de modellering en inrichting begonnen is. Eerlijk gezegd hoop ik ook dat dit onderwerp voor de collega's die zich bezig houden met het ontwerpen van selectielijsten hoog op de agenda staat. Er moet tussen deze zorgdragers namelijk veel worden afgestemd en afgesproken. Misschien moet voor dit deel wel een aparte ketenselectielijst komen om die afstemming te borgen.
-
-
Je verwoordt het heel goed, wanneer de werking van het Archiefbesluit niet meer passend is moet dat worden aangepast zeker in het licht van keteninformatie. Met de voorbeelden van de Who en WOO, ik heb er nog meer, heb ik proberen duidelijk te maken dat het NA wel vaker een eigen koers vaart zonder vooraf in overleg te treden met de ketenpartners.
De verantwoording van de vernietiging wordt overigens met de WOO steeds belangrijker.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vernietiging-van-documenten...
-
-
Ik heb de discussie over het gemeenten zonder NA eraf gehaald.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Mijn gedachte is dat elke selectielijst een hulpmiddel is dat ondersteuning biedt bij het zoeken naar de balans tussen de behoefte van de maatschappij en de behoefte van de eigen organisatie. Dan lijkt mij het zeer beperkt toepassen van een lokale risicoanalyse (of geef het beestje een andere naam...) wenselijk.
Ik geef als voorbeeld een verzoek om verkoop van grond. Burger X vraagt deze verkoop aan, besloten wordt om dit af te wijzen. In de selectielijst 2017 staat dan onder 16.2.1 vernietigen na 1 jaar. Klinkt logisch, het is immers niet doorgegaan, geen rechten en plichten etc.
Wij hier veel te maken met beroepen op verjaring. Er zijn zeer veel recreatieparken langs onze mooie Zeeuwse kust waarop eigenaren van een woning stroken grond illegaal in gebruik hebben. Velen doen na 20 jaar beroep op verjaring, dit hebben we al diverse malen kunnen stuiten doordat ooit die aanvraag om aankoop is geweest. Daarmee verklaart de aanvrager immers dat hij geen eigenaar is, want waarom koop je iets van jezelf?
In het kader van deze verjaringen blijkt het risico te liggen op 20 jaar dus spreken wij intern af dat wij deze niet doorgegane zaken vernietigen na 25 jaar.
Als dit niet meer zou mogen vanaf 1-1-2017 dan breekt hier op dat onderdeel letterlijk de hel open en zou ik de klappen moeten opvangen?
Hoe is hier de maatschappij en de eigen organisatie mee gediend?
Om even in perspectief te plaatsen ik praat hier niet over 1 uitzondering die de overige 99,9% onderuit probeert te halen. Er is een aardig aantal van dit soort stukken/data.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
ach, de letter en de geest ;-)
-
-
Dat klopt Jack :)
Plus wie komt er kijken in de archiefruimten om te zien of uitgevoerd wordt wat er staat?
-
-
Jammer blijft het wel..
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
