Archiefwet en vernietiging

Overheidsorganisaties zijn verplicht te voldoen aan een aantal verplichtingen uit de Archiefwet.

De Archiefwet is wat uitvoering betreft uitgewerkt in het Archiefbesluit. Het Archiefbesluit zelf is op onderdelen verfijnd in de Archiefregeling 2010.  Om de vernietiging vorm te geven worden er selectielijsten ontworpen en vastgesteld. Het kan de lezers van BREED niet zijn ontgaan dat vanaf 1 januari 2017 een nieuwe gemeentelijke selectielijst in werking zal treden, die meer aansluit bij de ordeningsstructuur van een digitale informatiehuishouding. Alle gemeenten in Nederland hebben ingestemd met de nieuwe lijst. 

Gemeenten hanteren nu de vigerende selectielijst, laatst gewijzigd in 2012.

Met de wijziging van het Archiefbesluit in 2013 is het instellen van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) verplicht. Hiervoor is een handreiking beschikbaar.

Langer bewaren van archiefbescheiden is wettelijk toegestaan, echter korter bewaren niet. In de selectielijst is dat als volgt verwoord:

De in de lijst genoemde termijnen zijn de geldende bewaartermijnen. Daarna moet tot vernietiging worden overgegaan tenzij een van de uitzonderingscriteria van toepassing is. Zo kan in het kader van het overleg tussen archiefgebruiker en -beheerder zoals hierna wordt toegelicht rekening gehouden worden met plaatselijke factoren, die tot uitstel en verlenging aanleiding kunnen geven.

Rechtbank Rotterdam over archiefwet en privacy

De Rechtbank Rotterdam heeft op 22 juni 2016 een opmerkelijke uitspraak (ECLI:NL:RBROT:2016:4667) gedaan. Iemand had een klacht heeft ingediend bij een bestuursorgaan. Verzoekster voegt vele stukken toe. De klacht wordt uiteindelijk ongegrond verklaard. Dat is voor verzoekster aanleiding te vragen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) alle stukken te vernietigen. Het bestuursorgaan weigert dat en stelt dat op grond van de Archiefwetzij verplicht is die stukken tien jaar te bewaren. Daar is de rechtbank het niet mee eens: de Archiefwet moet wijken voor de Wbp. Het laatste woord zal hier nog niet over gezegd zijn.

Link naar uitspraak rechtbank Rb.

De rechtbank stelt voorop dat verweerder is gehouden om persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de vereisten van de Wbp, ongeacht de bepalingen in de Archiefwet en het beleid in het BSD. De verplichtingen op grond van de Archiefwet en het beleid op grond van het BSD zijn derhalve niet van toepassing voor zover die toepassing zou leiden tot strijd met de Wbp. Verweerder heeft dit ter zitting erkend. Het aanhalen van deze regelgeving in het bestreden besluit kan derhalve niet dienen als onderbouwing van verweerders standpunt dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de Wbp.

Naast privacy doet de Rechtbank ook een uitspraak over wie de gegevens moet bewaren, dubbel bewaren is niet nodig.

8. Vast staat dat verweerder een dossier over een melding standaard gedurende tien jaar na afsluiting van een melding bewaart op twee locaties, te weten zowel bij de IGZ als bij het LMZ. Ter zitting heeft verweerder desgevraagd geen verklaring kunnen geven waarom het nodig is om de dossiers op beide locaties bewaren. De rechtbank is van oordeel dat ook overigens niet aannemelijk is geworden dat het noodzakelijk is om de dossiers standaard op twee locaties te bewaren. Bovendien is door verweerder ter zitting erkend dat het gelet op het doel om jaarlijks een klachtbeeld te publiceren niet nodig is dat de persoonsgegevens door het LMZ standaard gedurende tien jaar worden bewaard. Gelet op voorgaande is het gedurende tien jaar bewaren van de persoonsgegevens op beide locaties in strijd met het bepaalde in artikel 11, eerste lid, van de Wbp.