BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Praktische vraag over splitsen dossiers vergunningaanvraag
Een paar maanden geleden heb ik aan een vakgenoot een vraag gesteld over het waarderen van dossiers.
"Bij een complexe vergunning aanvraag kan het voorkomen dat deze deels wordt toegekend en deels geweigerd met elk een eigen waardering. Je zou dan achteraf het dossier kunnen splitsen, maar dat is arbeidsintensief. Hoe gaat de gemeente waar jij werkt hiermee om? Kiezen ze, heel praktisch, voor de langste bewaartermijn? Dit mag officieel niet omdat vernietigen niet vrijblijvend is, maar je moet iets. Of splitsen ze de dossiers als het nodig is."
Ik kreeg daar toen de volgende reactie op.
"Wij zouden kiezen voor de praktische variant. Ook als je zaakgericht werkt is eigenlijk geen sprake van verschillende zaken met een verschillende termijn, denk ik. De beschikking is een beschikking / besluit op de aanvraag. Bij ons komt dit soort dossiers vrijwel niet voor; omgevingsvergunningen milieu worden behandeld bij de Regionale uitvoeringsdienst . Ik weet niet hoe zij dit oplossen, eerlijk gezegd. Zij hebben de dossiers nog in hun (digitale) omgeving.
De vraag is nog steeds aan de orde. Hoe ga je om met de dossiervorming als het splitsen nog grotendeels een handmatige actie is? Het kan zijn dat hier al eerder een discussie over is geweest, maar ik heb niets kunnen vinden.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Wellicht helpt bijlage B je hierbij op weg
-
Permalink Antwoord van Marian Hanzens op
-
Beste Jean-Luc,
Bedankt voor je reactie, ik ga kijken of deze benadering handvatten biedt.
Groet,
Marian
Jean-Luc Rouvroye zei:Als je het model dsp gebruikt, dan is de omgevingsvergunning gesplitst in zo'n 18 zaaktypen. Daarmee zou je in principe goed uit de voeten moeten kunnen qua waardering. Alleen, in de praktijk vond ik daar lastig mee te werken en heb er toen voor gekozen 1 zaaktype te gebruiken en alle dossiers de maximale bewaartermijn toe te kennen, afhankelijk van het resultaat (verleend, geweigerd, ingetrokken). Punt is dat je met het model dsp zaaktypen hebt met omschrijving: omgevingsvergunning voor activiteit kapvergunning, etc. Bij 3 aanvragen in 1 zou je dan al 3 zaken moeten aanmaken. Kan als je nog handmatig werkt, maar als je automatisch documenten vanuit het OLO binnenhaalt, dan wordt het een ander verhaal.
Persoonlijk zou ik eerst kijken hoe je het beste het proces kan ondersteunen en daarna pas hoe je pragmatisch met archivering om kan gaan. M.i. is de omgevingsvergunning een voorbeeld waar archivering niet goed aansluit bij de praktijk van zaakgericht werken.
-
-
Beste Yvonne,
De rapportages over de pilot e-depot bieden sowieso waardevolle informatie. Dank, ik ga samen met de collega's kijken of we aanknopingspunten in bijlage B kunnen vinden.
Groet,
Marian
Yvonne Welings zei:Wellicht helpt bijlage B je hierbij op weg
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Marian,
In het kader van de nieuwe selectielijst 2017 wordt aangeraden naast de vastgestelde termijnen ook een hotspotmonitor op te stellen, en een risicoanalyse te doen. Met name dat laatste biedt naar mijn mening de mogelijkheid om uitzonderingen te maken op de bewaar- en vernietigingstermijnen die in de lijsten zijn opgenomen. Het was natuurlijk altijd al mogelijk om bepaalde documenten wat langer te bewaren. Aangemoedigd wordt, om meer vanuit proces te denken, niet document, en om in kaart te brengen welke risico's er bij dat proces komen kijken.
In de handreiking Belangen in Balans van het Nationaal Archief wordt beaamd, dat waardering vanuit de procesverantwoordelijke beter in beeld brengt welke risico's aan de orde zijn. Misschien helpt dat bij de onderbouwing in gesprek met de collega's. Naast de pragmatische kijk die Jean-Luc vanuit bedrijfvoering/ procesondersteuning aanraadt, zou ik dus zeker ook even inventariseren of dergelijke "gemengde" besluiten vaak worden genomen, en vervolgens, of je er ook echt een buil aan kunt vallen wanneer je dat aantal gevallen gewoon onder de algemene bewaartermijn laat vallen of juist korter.
Wat is er allemaal in het geding? En is het de moeite waard om daar iets aparts voor af te spreken/ op te tuigen?
-
-
Dag Terri,
Bedankt voor je reactie. Het lijkt een goed idee om de risico-analyse te gebruiken om af te wijken van de selectietermijnen in de lijst. In een eerdere versie van de selectielijst was dit het idee, maar in de laatste versie is aangegeven dat afwijken van de termijn in de lijst niet mogelijk is. Ik weet uit mijn hoofd niet meer waar het staat, maar ik las het begin deze week nog.
Het probleem is zoals gezegd niet zozeer de V waarderingen, maar dat er verschillende waarderingen zijn. Een aanvraag kan toegekend worden met als gevolg een waardering van V10 (fictief voorbeeld). Maar het kan ook zijn dat een deel van de aanvraag wordt geweigerd (V5) en een deel toegekend (V10). Stel dat ik op grond van de risicoanalyse aangeef dat de hele aanvraag in dergelijke gevallen in mijn gemeente op V10 moet komen omdat dit standaard voor de bedrijfsvoering van belang is. Dan wijk ik af van de termijn in de lijst en actualiseer ik deze. Dat zou ik dan moeten laten formaliseren (aanbieden NA, SIO en vaststellingsprocedure met ter inzage legging) en dan heb ik eigenlijk een eigen selectielijst vast laten stellen voor mijn gemeente.
Ik denk dat iets dergelijks in de toekomst wel mogelijk zal zijn, maar de archiefwet biedt die ruimte nu niet. De hotspotmonitor is echt bedoeld voor uitzonderingen, het oude artikel 5e en dit probleem is min of meer structureel.
Of zie jij dit anders? Ik hoor het graag.
Groet,
Marian
Groet,
Marian
Terri Quinn zei:Marian,
In het kader van de nieuwe selectielijst 2017 wordt aangeraden naast de vastgestelde termijnen ook een hotspotmonitor op te stellen, en een risicoanalyse te doen. Met name dat laatste biedt naar mijn mening de mogelijkheid om uitzonderingen te maken op de bewaar- en vernietigingstermijnen die in de lijsten zijn opgenomen. Het was natuurlijk altijd al mogelijk om bepaalde documenten wat langer te bewaren. Aangemoedigd wordt, om meer vanuit proces te denken, niet document, en om in kaart te brengen welke risico's er bij dat proces komen kijken.
In de handreiking Belangen in Balans van het Nationaal Archief wordt beaamd, dat waardering vanuit de procesverantwoordelijke beter in beeld brengt welke risico's aan de orde zijn. Misschien helpt dat bij de onderbouwing in gesprek met de collega's. Naast de pragmatische kijk die Jean-Luc vanuit bedrijfvoering/ procesondersteuning aanraadt, zou ik dus zeker ook even inventariseren of dergelijke "gemengde" besluiten vaak worden genomen, en vervolgens, of je er ook echt een buil aan kunt vallen wanneer je dat aantal gevallen gewoon onder de algemene bewaartermijn laat vallen of juist korter.
Wat is er allemaal in het geding? En is het de moeite waard om daar iets aparts voor af te spreken/ op te tuigen?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
