BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Is vervanging mogelijk voor documenten burgerzaken (inschrijving asielzoekers/BRP-straat)?

Sinds begin dit jaar is ons handboek vervanging van kracht. Om de risico's zo laag mogelijk te houden zijn we gestart met de numerieke reeks (alle documenten die na max 7 jaar vernietigd moeten worden). Ons proces wordt op die manier geoptimaliseerd waarna we een volgende stap kunnen nemen.

Eind vorig jaar is een BRP-straat ingericht voor de inschrijving van asielzoekers. Wekelijks levert dit een groot aantal documenten/archiefdozen op en ik voorzie een probleem op de lange duur voor wat betreft de opslagcapaciteit in onze archiefbewaarplaats. Ik heb geopperd om de documenten te digitaliseren en vervanging toe te passen, heeft iemand hier ervaring mee? Is er specifieke wet- en regelgeving die vervanging verbiedt?

Alvast dank voor jullie input.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 9 Augustus 2016 op 16.30

Dag Brigitta,

Om maar met je laatste vraag te beginnen, als je de documenten uit deze BRP-straat inschrijvingen opneemt in de reikwijdte van het handboek is er geen specifieke wet- of regelgeving die vervanging zou verbieden. Overigens is het ook van belang de bewaartermijn in ogenschouw te nemen want de bestaande regelgeving over "vervanging" gaat in principe alleen over blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Waar je wel heel zorgvuldig aandacht aan zal moeten geven is de wet BPR (wet bescherming persoonsgegevens), in beginsel heeft dat misschien niet zoveel te maken met de vraag mag ik het wel scannen of niet, maar als de persoonsgegevens van asielzoekers in verkeerde handen komen dan kom je net zo in de krant als het de Isala klinieken, Amphia Ziekenhuis en het Gemini Ziekenhuis afgelopen jaar in verband met het laten verwerken van medische dossiers bij gedetineerden van een gevangenis in België. Als je dus gaat scannen en vervangen, timmer dat dan dus goed dicht bij de partij die het scannen gaat doen.

Mocht je het scannen in-huis gaan doen dan verdient het aanbeveling een paragraaf in het handboek op te nemen die specifiek ingaat op de toegenkelijkheid van en het beschermen van persoonsgegevens.

Ik hoop dat je hier iets aan hebt.

Met vriendelijke groet

Leon van Oosterom

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 9 Augustus 2016 op 21.10

Zie http://www.breednetwerk.nl/m/blogpost?id=2537796%3ABlogPost%3A69616

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Augustus 2016 op 10.03

Veel mensen, ook op BREEDnetwerk2, missen een concrete lijst met generieke uitzonderingen. Wat mag echt niet worden vervangen en op grond waarvan? Vrij algemeen wordt aangenomen dat brondocumenten van de burgerlijke stand niet vervangen mogen worden, maar ook hierover is discussie. Bankgaranties, bescheiden rond de toekenning van ESF-subsidies en verklaringen omtrent gedrag worden regelmatig als uitzonderingen genoemd.3

https://www.archief2020.nl/downloads/goed-goed-genoeg-eindrapport-r...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Augustus 2016 op 15.35

Zie ook

Wat is een authentiek document?

Laatste update 5 januari 2016

Bewerker(s): Bobeldijck BV en J. Otten

Een authentiek document:

is een document opgemaakt door een persoon die daartoe bevoegd is op de plaats waar dat is gebeurd,
bewijst datgene wat erin staat, en
is voorzien van de handtekening van de bevoegde persoon, een datum en een stempel.

Zekerheid

Een authentieke akte biedt de zekerheid:

dat het document echt is,
dat niemand er achteraf iets aan veranderd heeft,
dat de personen van wie de namen onder het document staan werkelijk degenen zijn geweest die het hebben ondertekend,
dat het is ondertekend op de genoemde datum (dat er dus niet geantedateerd is).

Het feit dat een akte in authentieke vorm is opgemaakt brengt met zich dat de ondertekenaars begrepen moeten hebben wat zij hebben ondertekend.

Onderzoek op authenticiteit

Niettemin komst het voor dat er akten worden aangeboden die er authentiek uitzien maar dat niet zijn. Daarom moeten aangeboden authentieke akten altijd worden onderzocht op hun authenticiteit voordat men uit kan gaan van zekerheid omtrent de inhoud. Bij dit onderzoek kunnen de volgende hulpmiddelen worden gebruikt:

checklist beoordeling buitenlandse brondocumenten,
de expertise van het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) van de KLPD/IND te Zwolle, en/of
een verificatieonderzoek via het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Er zijn bepaalde landen die authentieke akten afgeven ten aanzien van personen die op een later tijdstip bij dezelfde authoriteiten wederom een authentieke akte verwerven die andere persoonsgegevens bevat.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 30 Augustus 2016 op 13.23

voorzichtigheid is geboden. Niet voorzichtiger dan nodig. Vaak worden uit het buitenland afkomstige brondocumenten, gebruikt voor/bij eerste inschrijving in Nederland, uitgezonderd van vervangen. Da's niet altijd nodig. Als er twijfel bestaat over de authenticiteit van het betreffende document dan wel het uit elkaar knutselen van knap aan elkaar geniete en misschien zelfs van imposante ('lak')stempels voorziene document er voor zorgt dat de eventuele twijfels toe kunnen nemen, is het te overwegen niet tot vervangen over te gaan. Je kunt dat prima opnemen in je Handboek: twijfelgevallen vervangen we niet.