BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Uitfaseren applicatie (omgevingsvergunning)

Met de invoering van een nieuwe systeem is er onderzocht welke functionaliteiten overlapping hebben met de huidige applicaties binnen de gemeente. Nu blijkt er een applicatie (omgevingsvergunning) te zijn die inderdaad overlappingen toont. Nu komt de vraag waar moeten wij op letten bij het uit faseren van deze applicatie. De applicatie blijft raadpleegbaar maar op termijn zal het worden beëindigd.

Mijn vraag heeft er iemand met het bovenstaande al eens te maken gehad.

Wat zijn de dingen waar op gelet moeten worden en wat kunnen haken en ogen zijn.

Hoe is praktisch omgegaan met de (digitale) documenten van de applicatie die wordt beëindigd.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 27 Juli 2016 op 13.16

Er zijn overigens wel gebruikersvriendelijke applicaties voor de beschikbaarstelling bouwarchieven op de markt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 27 Juli 2016 op 20.58

Jean-Luc, goede optie. Mijn laatste twee voorstellen waren idd wat theoretisch : )

Bruno, ondanks dat je geen vervangingsbesluit hebt, zou je de papieren bouwvergunningen nog steeds kunnen scannen en opslaan in Djuma. Zolang je het papier bewaart, is er geen sprake van vervanging. Misschien vinden de collega's het makkelijker om het digitale stuk te raadplegen van achter hun pc dan het papier op te vragen.

Bruno Celak zei:

Beste Jean-Luc,

Het laatste zou inderdaad een uitkomst kunnen zijn. De omgevingsvergunningen met terugwerkende kracht 2010 (invoering WABO) scannen en vervolgen inpompen in Djuma.

Wij hebben geen vervangingsbesluit. Maar om toch aan de archiefwet te kunnen voldoen zou je wat je digitaal hebt ontvangen digitaal houden en wat op papier is ontvangen fysiek houden. Geen ideale situatie maar zolang wij geen vervangingsbesluit hebben is dat de enige optie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wilma Koolen op 28 Juli 2016 op 8.31

Bij het uitfaseren van de applicatie moet je niet alleen de documenten en registratiegegevens (inclusief toegangsmetadata) veiligstellen, maar ook de procesmetadata. Dat laatste kan heel complex zijn.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 28 Juli 2016 op 9.48

Wilma, geheel juist. De term garbage in, garbage out kwam bij mij op. Om nog wat meer complexe factoren te noemen:

- Vanaf oktober 2010 is het bestand omgevingsvergunningen vaak alleen digitaal compleet. De analoge serie is in de meeste gevallen niet compleet.

- Voor oktober 2010 is er sprake van twee soorten (analoge) series, de bouw- en milieuvergunningen.

- Hoewel digitaal is het maar zeer de vraag of de bestandsformaten duurzaam zijn te bewaren. Denk aan al die bestanden die burgers en/of ondernemers via het OLO indienen.

- In 2012 hebben wij als B5 gemeenten aan de VNG gevraagd een standaard metadata vast te stelen. Het TMLO is van latere datum. Het betekent in de praktijk dat bij de overbrenging naar een e-depot met terugwerkende kracht moet worden gemetadeerd.

- GISVG kent gelijk andere bedfrijfsapllicaties geen archiveringsfuncties. Zijn de bestanden geschoond ?

- Is er een onderscheid gemaakt tussen de vigerende en vervallen vergunningen.

- Er zijn omgevingsdiensten inmiddels in het leven geroepen. Welke bestanden worden daar beheerd en welke bestanden in eigen beheer. Is er sprake van schadwuarchivering ?

-Provincies zijn vanaf januari 2016 verantwoordelijk voor VTH-taken (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) bij bedrijven met een groot risico op zware ongevallen, de zogenaamde brzo-bedrijven.

- Hoe is de koppeling van GISVG naar het DMS of is er sprake van kloppeling ?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 28 Juli 2016 op 10.54

Bij verschillende gemeenten is GISVG als archiefapplicatie in gebruik omdat je zoals je stelt de koppeling gecompliceerd is. De serie analoog is na oktober 2010 niet altijd compleet.