BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Blunder: hele bouwarchief Tiel door de shredder

TIEL - Een medewerker van de gemeente Tiel heeft bij vergissing het hele bouwarchief van de gemeente van 1945 tot 2010 vernietigd. Dit gebeurde nadat alle bestanden waren gedigitaliseerd. Voor zover dat goed gebeurd is blijven alle bouwvergunningen en tekeningen dus nog wel beschikbaar.

De scans zijn alleen in zwart-wit gemaakt, waardoor alle kleuren op de tekeningen voorgoed verdwenen zijn. Er wordt nog gekeken of de digitale bestanden nog op te waarderen zijn.

De gemeente is verplicht om ook de papieren versies van bouwvergunningen te bewaren. Er is dan ook melding gemaakt van het voorval bij het regionaal archief, inspectie en provincie. Wethouder Verspuij zegt dat de gemeente Tiel passende maatregelen heeft genomen richting de betrokken medewerker. Hij wilde niet zeggen of de medewerker ontslagen is.

'Dat draai je niet op een dagje weg'

Het gaat om een aanzienlijke hoeveelheid papier dat is vernietigd. 'Dat draai je niet op een dagje weg,' beaamt de wethouder. De vernietiging gebeurde al eind 2016, maar het college werd pas dit jaar geïnformeerd.

Wel of geen vervangingsbesluit?

Na het doorlopen van de toets heeft de streekarchivaris van het Regionaal Archief Rivierenland (waaronder zes gemeenten in de regio vallen) toestemming verleend voor de substitutie. Dat bericht Binnenlands Bestuur in 2013 onder de titel: Tiel digitaliseert alle papier, maar wel pragmatisch.

De vraag is of er wel of geen vervangingsbesluit is genomen en of de bestanden kunnen worden opgenomen in een e-depot en aan derden ter beschikking kunnen worden gesteld.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 14 Februari 2021 op 9.57: Nog een toevoeging, het is niet zo dat je als archivaris toestemming geeft, je geeft of een positief of negatief advies al dan niet met randvoorwaarden. Ooit gaf ik een negatief advies omdat uit een audit bleek dat de kwaliteitscontroles niet in orde waren. Dat advies werd in de wind geslagen en het advies nam gewoon een vervangingsbesluit. Bij een andere gemeente daarentegen was het advies aanleiding om de kwaliteitscontroles te verbeteren en na een jaar heb ik een positief advies gegeven.

Wat jammer is, is dat het IBT in deze situatie een dergelijke gemeente als voldoende beoordeeld en de archivaris niet volgt/ondersteunt.

Reactie van Yvonne Welings op 13 Februari 2021 op 11.37: Hoi Wouter,

Ik heb je vraag doorgezet aan Ella Kok, wellicht gaat ze antwoorden.

Fijne wekend,

Yvonne

Reactie van Wouter van Dijk op 12 Februari 2021 op 9.33: Hoi Yvonne, weet jij hoe dit uiteindelijk in elkaar zat? Was er toestemming voor de vervanging?