Binnenkort ga ik voor de eerste keer het MT van mijn gemeente mijn bevindingen en aanbevelingen presenteren. In de praktijk houdt dat in het MT graag wil weten wat ik sinds 1 januari heb aangetroffen. En uiteraard wil men dan ook weten wat ik vind dat er zou kunnen en moeten gebeuren.
Dat is een constructieve opstelling. Voor mij is het bovendien belangrijk dat ik de reactie op en de gevolgen van mijn presentatie kan opnemen in mijn rapportage aan het College. Maar het organisatiebelang staat voorop: hoe kunnen we onze werkprocessen verbeteren en welke rol speelt de kwaliteit van onze informatiehuishouding, inclusief ons archief, daarin? Ik vind het boeiend om uit te vinden hoe je daar als archiefinspecteur een effectieve bijdrage aan kan leveren.
Kortom, spannend en leuk om te doen. Mijn presentatie heb ik af. En in een ding ben ik geslaagd. Ik vermijd principieel het woord archief. Ik gebruik het woord informatieketen. En voeg daaraan toe dat slechts een duurzame informatieketen, die ingericht is naar het cradle-to-cradle principe, in staat zal zijn de werkprocessen van de gemeente effectiever te maken. En dat in de geest van Peter Drucker: “Efficiency is about doing things right; effectiveness is doing the right things”. Mijn aanbevelingen bestaat dan uit een lijst van concrete acties in de organisatie die m.i. het beste vanaf MT-niveau aangestuurd kunnen worden.
Tot zo ver helemaal goed. De eerste voorbesprekingen geven me het vertrouwen dat mijn boodschap over zal komen en dat het MT echt iets met de aanbevelingen gaat doen. We gaan zien of dat echt ook zo zal uitpakken. Maar ik denk dat dat meer dan goed gaat komen.
Ik trok bij wijze van spreken alvast een lekker flesje wijn open op de goede afloop. Totdat ... mij een collega te binnen schoot. Zo’n collega die altijd de Vervelende Vraag stelt. Zo’n collega die anderen scherp houdt. U kent dat wel. En die Vervelende Vraag schoot me ook meteen te binnen.
Die luidt namelijk: “Frans, prachtig betoog natuurlijk, maar wat
versta je eigenlijk onder een Informatieketen?”.
De reactie van veel mensen zou zijn: dat weet je toch zelf wel? Het is immers zo’n term waar niemand zich bij afvraagt wat ermee bedoeld wordt. Het wordt daarom gebruikt in talrijke beleidsbrieven en -nota’s. Tot aan die van de staatssecretaris toe. Zelfs de Algemene Rekenkamer heeft onlangs in zijn mooie en kritische rapport over ‘s Rijks informatiehuishouding het begrip gebruikt. En allemaal zonder nadere aanduiding of omschrijving. Het woord Informatieketen heeft blijkbaar een hoog epibreergehalte.
Onze MT-leden mogen verwachten dat ik weet waarover ik praat. En met mijn mond vol tanden staan is ook niet een benijdenswaardige positie.
Daarom ben ik op zoek gegaan naar een definitie. En dat met behulp van de modernste middelen. In dit geval Twitter. Dat bleek twee voordelen te hebben. Ten eerste zijn er dan mensen die het leuk vinden om je bij te staan. En ten tweede kan een Tweet maar uit 140 tekens bestaan. Dat dwingt je tot een korte en krachtige definitie.
De eerste die reageerde was een mij volstrekt onbekende mijnheer die volgens zijn Twitterprofiel in Roemenie bivakkeert. Hij wees me erop dat er wel degelijk definities bestaan. Hij linkt me naar een
webpagina, afkomstig van de huidige directeur van de KB Bas Savenije.
En daar staat: “ Het begrip ‘informatieketen’ kan als volgt worden omschreven: 'De infrastructuur opgebouwd als een keten van partijen die ieder met behulp van beschikbare middelen, een of meer functies kunnen vervullen in het proces van informatieverzorging' (Heijne et al., 1991)”
Mooie definitie natuurlijk. Maar ik vind hem niet goed genoeg. Want wat is een infrastructuur, wat is een keten en wat is eigenlijk informatieverzorging? Het roept meer vragen dan antwoorden op. En wie zijn die Heijne et al. eigenlijk? Een collega die me linkt naar dezelfde definitie is van mening dat die definitie al wel erg oud is, namelijk bijna 20 jaar. En dat vind ik ook. We komen hier niet verder mee.
Als ik dit alles kort op Twitter meld dan krijg ik van mijn kortstondige Roemeense connectie de suggestie “Wees Creatief!”. Nou, graag natuurlijk.
En zo ga ik aan de slag op Twitter bijgestaan door meedenkende tweeps die me kritisch bijstaan. Dat zijn de usual suspects van dit forum BREED en de moderator van de LinkedIn discussie over een archiefvisie. Binnen een dag of twee komen we tot een mooie definitie. Sterker nog: we komen op het spoor van een prachtig nieuw paradigma.
De definitie waar ik met behulp van de tweeps op uit ben gekomen, luidt:
“De informatieketen bestaat uit alle werkzaamheden die betrekking hebben op het creëren, beheren en gebruiken van informatie” Kort, krachtig, veelomvattend en afgebakend. Als je de definitie ontleedt dan kom je op de noodzaak een aantal woorden te definiëren. Ik vond het schokkend om te zien dat zelfs de meest elementaire woorden nog extra definitie behoeven (want de bestaande zijn verouderd of gewoonweg foutief).
Dit is mijn poging:
-Een gegeven is een semantische eenheid. (vrij naar Luciano Floridi)
-Informatie is een functionele verzameling bestaande uit >= 1 gegeven
-Een keten is een verzameling activiteiten met een onderlinge relatie
-Creëren is samenstellen
-Beheren is duurzaam beschikbaar houden, dan wel vernietigen
-Gebruiken is raadplegen, bewerken en verwerken
De definitie is behoorlijk inclusief. Daarmee bedoel ik te zeggen dat de werkzaamheden van DIV-ers, records managers, archivarissen, bibliothecarissen, museale beheerders, providers, portalbeheerders etc etc daar onder vallen. Maar ook: het bevat ook alle werkzaamheden mbt informatie in de werkprocessen!
Het haalt dus nogal wat schotjes weg. Het sluit niets uit wat te maken heeft met tijd, ruimte, organisatiekader, wetten, regels, kennisgebieden of rol/functie. Ik vind dat mooi en nodig.
De definitie is ook exclusief. Het sluit alle werkzaamheden uit die niets met informatie te maken hebben (zoals het opentrekken van bovengenoemde fles wijn). De inhoud en de inrichting van de primaire processen (in een gemeente: handhaving, ontwikkeling, beheer en dienstverlening) vallen niet onder de informatieketen. Financieel beheer, facilitair beheer en catering bijv ook niet.
Ik ben blij met de definitie, want volgens mij kan ik daarmee anderen uitleggen wat de context van het werken met informatie is. En bovendien kan ik mooi uitleggen dat alle werkzaamheden die we traditioneel achter verschillende schotjes verbergen, behoren tot 1 grote informatieketen. Tot aan het archief toe.
Al twitterend (en nu bloggend) werd duidelijk dat eigenlijk de weg open ligt naar een nieuw paradigma. En Chido wist dat paradigma prachtig te verwoorden. Weg met het records continuum, weg met informatiecycli, weg met de exclusiviteit van procesgebonden informatie, leve het
Informatie Continuum!
Ik denk dat ook buiten onze vakgebieden grote behoefte is aan een dergelijk paradigma. Kijk maar eens naar de bijna dagelijkse Babylonische spraakverwarring rond de discussies over falende ICT bij de overheid. Die spraakverwarring zelf is een groot deel van het probleem. Kansen te over dus om als beroepsgroep aan de slag te gaan en om je maatschappelijke relevantie aan te tonen.
Het proces van de totstandkoming van de definitie is overigens net zo belangrijk als het resultaat. Dit is effectief gebruik van social media voor professionele doeleinden door mensen die elkaar niet iedere dag zien. Ook is belangrijk om te zien wie niet meedoen. Ik denk dan aan de traditionele onderzoeksinstellingen. Join the club!
Zoals gezegd, een nieuwe definitie en een nieuw paradigma zijn niet zo maar geboren en al helemaal niet zo maar goed gefundeerd en geaccepteerd. Maar ik heb zo’n gevoel dat het denken in informatieketens en in termen als Informatie Continuum kans hebben om de werkelijkheid effectief te kunnen duiden en te beïnvloeden.
Van boardroom tot collegezaal en werkvloer. En die boardroom, daar ben ik dus binnenkort met mijn presentatie.
We gaan het meemaken!
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie