Eindrapport%20Onderzoek%20informatiehuishouding%20Zeeuwse%20overheden.pdf

In de afgelopen maanden heeft het Zeeuws Archief onderzoek gedaan naar de informatiehuishouding bij Zeeuwse overheden. Met het onderzoek wilden we een aantal inzichten verwerven: welke systemen zijn er in gebruik, welke bevatten informatie die langere tijd bewaard moet worden, hoe is het beheer geregeld, hoe staat het met de metadatering, wie is er verantwoordelijk binnen de keten, maar ook: welke specialisten hebben de Zeeuwse overheden in huis? Met de antwoorden kan het aansluitproces efficiënter worden ingericht, bijvoorbeeld door aansluittrajecten gezamenlijk aan te pakken.

De resultaten zijn tot stand gekomen door invulling van een vragenlijst door vijftien overheden en zes gemeenschappelijke regelingen. Bijgaand rapport bevat de resultaten op hoofdlijnen en is openbaar. De gedetailleerde informatie per overheid is vertrouwelijk. Deze wordt begin volgende week op de besloten Pleio omgeving van het Zeeuws Informatie Netwerk gepubliceerd.

De belangrijkste bevindingen zijn:

• Zeeuwse overheden gebruiken tenminste 326 verschillende informatiesystemen voor informatie die onder de werking van de Archiefwet valt. Daarnaast staat er nog veel informatie op de netwerkschijven.

• Van die verschillende systemen worden er slechts 62 door meer dan één organisatie gebruikt.

• Er zijn 157 verschillende leveranciers geteld.

• Er is vooralsnog sprake van een zeer beperkte toepassing van het TMLO.

• Er werken zeker 33 technisch specialisten bij de verschillende overheden

Aanleiding tot dit Zeeland brede onderzoek was dat de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten in september 2016 aan de Zeeuwse overheden heeft geadviseerd aansluiting te zoeken bij het Zeeuws e-Depot van het Zeeuws Archief. De overheden hebben allemaal de intentie uitgesproken om dat te doen maar men wil voorafgaand nog wel meer informatie over het proces en de kosten.

Hoe gaan we verder

Met dit onderzoek wordt het aansluittraject verder vorm gegeven. De gedachte is nu om de opname van informatie in het e-Depot zoveel mogelijk te laten verlopen via het DMS of zaaksysteem. Zo kan het aantal aansluitingen per overheid waarschijnlijk beperkt blijven (niet alles kan via een DMS lopen). Dit scheelt geld en tijd. Het Zeeuws Archief gaat dit en mogelijke andere sporen verder uitwerken, samen met de Zeeuwse werkgroep. Ook de IT specialisten en functioneel en technisch beheerders zullen daarbij worden betrokken.

Er is voor de meeste overheden nog een verdiepingsslag nodig op dit onderzoek. Dit gaat mee in de individuele aansluittrajecten met overheden. Hoe meer informatie een overheid al heeft uitgezocht in het kader van het Zeeuws brede onderzoek, hoe minder verdiepend onderzoek er nodig zal zijn om snel met het aansluiten te kunnen beginnen.

Dit project maakt deel uit van het bredere Programma e-Depot Zeeuwse overheden. Zie de website voor meer informatie: http://www.zeeuwsarchief.nl/archiefbeheer/e-Depot