In 2010 schreef ik mijn eindreferaat voor de IDM opleiding over de invoering van zaakgericht werken bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Meer specifiek over de benodigde omslag in de organisatie die hiervoor nodig was. Ik onderzocht welke succesfactoren een rol spelen bij de invoering (buiten voldoende geld, een goed systeem en goed programmamanagement) en ontwikkelde een ‘quickscan’ om die snel, per team of afdeling, in kaart te brengen. Deze scan testte ik bij 7 afdelingen. Dat was toen lastig, zaakgericht werken was nog niet bekend (buiten de div en ict afdeling) maar leverde toch al enkele mooie inzichten op.

Inmiddels zijn we bezig met de invoering van zaakgericht werken bij de gemeente en hebben we de quickscan van de plank gehaald. Na nog 2 tests, ditmaal bij afdelingen die daadwerkelijk gaan starten met de invoering, is de scan verder verfijnd. Het is een praktisch inzetbare tool, in de vorm van een Google Form, geworden. De scan neemt ca. 30 minuten in beslag en vijf minuten later heb je een pdf-rapportje met kansen en knelpunten voor de invoering. Wat verdient extra aandacht en waar kunnen we juist punten (en dus acceptatie) scoren. Bijvoorbeeld op het gebied van digitale vaardigheden, veranderbereidheid, willen doen van concessies aan een generiek proces, steun van leidinggevenden, impact op het werkproces of problemen die ZGW op kan lossen.

Hieronder vind je de link naar het formulier dat de basis is van de quickscan. Neem gerust een kijkje als je denkt dat de quickscan wellicht van pas komt in je eigen organisatie. Wil je de scan ook daadwerkelijk gaan gebruiken. Stuur dan even een mailtje aan v.ultee@s-hertogenbosch.nl. Dan deel ik een Google Form voor eigen gebruik met je, alsmede 2 ondersteunde documenten voor gebruik (rapport sjabloon en korte instructie). Je kunt dan de scan eventueel verder aanvullen en aanpassen aan je organisatie. Ook opmerkingen en aanvullingen op de scan zijn welkom op dit mail adres, of reageer op deze post natuurlijk.

http://tinyurl.com/quickscanpubliek