Bron website BCT

Ik draai alweer een aantal jaren mee op het gebied van zaakgericht werken. In de bijna 10 jaar dat ik consultant ben bij BCT heb ik alle varianten van zaakgericht werken voorbij zien komen. Van een uitgebouwd generiek postproces, naar zaakgericht werken met een document management systeem, tot zaakgericht werken met een zaaksysteem. Wat vaak lastig blijft is om zaakgericht werken te combineren met duurzaam archiveren, terwijl dit zo belangrijk is. Bestaat er een situatie waarbij deze twee zaken in harmonie samen gaan? Ik denk van wel en ik kan je alvast verklappen; de oplossing is naar mijn mening geen all-in-one systeem!

Waarom is duurzaam archiveren belangrijk?

Ervaring heeft ons geleerd dat zaakgericht werken alléén de lading niet dekt. Niet alle processen zijn zaakgericht af te handelen, bijvoorbeeld wegens een te hoge complexiteit. En we hebben ook nog zoiets als “niet-zaakdocumenten”. Waar horen deze thuis? En wat we te vaak vergeten is dat we het uiteindelijk ook nog allemaal duurzaam moeten archiveren. Hoe is anders verantwoording achteraf mogelijk? Hoe zorgen we er voor dat informatie rondom zaken vindbaar en beschikbaar blijft in de toekomst? Wat is hier wijsheid?

Een stukje geschiedenis...

Even een klein stukje historie om zaken in context te zetten. Traditioneel gezien vond de dossiervorming plaats als het hele proces was afgehandeld. De afdeling Archief ontving letterlijk een doos of stapel papier die gearchiveerd moest worden. Archief was volledig afhankelijk van de informatie die zij vanuit de organisatie aangeleverd kregen. In de meeste gevallen was dit uitsluitend de ‘archiefwaardige’ documentatie. Alle procesinformatie bleef op de afdeling of was beschikbaar op een van de mogelijke opslagmedia (denk aan e-mailbox, netwerkschijf, etc.). Er was sprake van een logistieke scheiding tussen werk- en archiefdossiers en versnippering van procesinformatie was hiermee een logisch gevolg. 

Kanteling archieffunctie door zaakgericht werken

Door de opkomst van zaakgericht werken is een duidelijke kanteling binnen de archieffunctie merkbaar. Het achteraf archiveren is getransformeerd naar een doorlopend proces. Het werkdossier en het archiefdossier zijn één en hetzelfde. Archiefvorming is een samenwerking geworden tussen de procesverantwoordelijke en de afdeling Archief: de procesverantwoordelijke levert de inhoud (archiefbescheiden en ‘meer’) en Archief zorgt voor controle, kwaliteitsbewaking en het voldoen aan wet- en regelgeving. Ieder zijn vakgebied. Onderdeel van deze transitie is de volledige transformatie van analoog naar digitaal. 

Alle processen in één systeem?

Als alle documenten en procesinformatie in één systeem opgeslagen worden, dan is de archieffunctie eenvoudig te borgen zou je zeggen. Maar helaas is het niet realistisch om alle processen in één systeem onder te brengen. Er bestaat namelijk geen systeem dat alle behoeften van een organisatie dekt. Hier is een combinatie van meerdere systemen voor nodig. De medewerker werkt met de applicatie die het beste bij zijn of haar werkzaamheden past. Dat betekent niet dat diezelfde medewerker niet af en toe een uitstapje moet maken naar een ander systeem. In de praktijk vinden zij hier hun weg wel in. Maar voor het managen van het archief, dat ook nog moet voldoet aan wet- en regelgeving, brengt het wat uitdagingen met zich mee. 

Zaaksysteem niet gemaakt voor duurzaam archief

Als overheidsorganisatie is het duurzaam beheren van het archief een wettelijke plicht. Zaaksystemen en taakspecifieke applicaties zijn hier echter niet voor gemaakt. Niet alleen ontbreken er functionaliteiten, maar er ontbreekt ook vaak kennis bij de leverancier. Deze meeste zaaksystemen bieden slechts beperkte mogelijkheden tot metadatering en richten zich op informatie rondom het proces of zaak. Document en dossier zijn ondergeschikte informatieobjecten. Dit maakt het in de praktijk lastig om bijvoorbeeld digitaal overdragen naar een e-Depot te realiseren, zeker in de veelgevraagde TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) structuur. Want het lijkt mij niet wenselijk om vanuit beheers oogpunt vanuit verschillende applicaties te gaan overdragen. Laat je ook niet verblinden door het feit dat een systeem NEN2082 gecertificeerd is, want zonder de juiste inrichting en werkwijze heeft de certificering geen waarde.

Applicaties in hun kracht

Feit is: zaaksystemen zijn gefocust op procesafhandeling en duurzaam archiveren behoort niet tot de package. Moet dit er dan ingebouwd worden? Ik ben van mening van niet. Deze functies horen daar namelijk niet thuis, dat is niet hun kracht. Laat applicaties doen waarvoor ze zijn gemaakt en probeer niet met man en macht functies te creëren. Ik vergelijk dit wel eens met een motor met een dak en drie wielen. Het is in de basis een motor, maar er worden elementen van een auto ingebouwd. Maar wat krijg je dan? Je geeft het vrijheidsgevoel op dat een motor biedt, maar je zit nog steeds niet helemaal warm en droog zoals in een auto. Het zou niet mijn ding zijn…

Hoe dan wel?

Hoe gaan zaken afhandelen en duurzaam archiveren dan wel hand in hand samen? Naar mijn mening is de beste oplossing om applicaties in hun kracht te zetten en ze dus te laten doen waar ze goed in zijn: de informatie uit verschillende systemen, procesinformatie uit zaak- en/of taakspecifieke applicaties en document informatie uit het DMS vormen dan gezamenlijk het archief. Gedurende de procesafhandeling is de procesapplicatie in de lead, na afhandeling neemt het DMS de regie over voor het duurzaam beheer van dossiers en documenten. Deze aanpak leidt tot uniformiteit in dossiers en centraal beheer ongeacht waar het dossier tot stand is gekomen. Ieder systeem staat op deze manier in zijn kracht.

Maar... in een DMS archiveer je ook niet duurzaam....