Website RDDI: Wob-hulp

Aanleiding voor het project

Om de opgave rond het snel en correct afhandelen van Wob-verzoeken (en in de toekomst, Woo-verzoeken) op een goede manier te kunnen volbrengen, klinkt steeds meer de roep om gemeenschappelijke tooling. Deze kan organisaties helpen bij het zoeken, vinden, opschonen en lakken van informatie die wordt verstrekt bij een Wob-verzoek. Ook is het automatisch produceren van een lijst met alle gevonden documenten mogelijk. RDDI-project Wob-hulp heeft tot doel deze tooling rijksbreed beschikbaar te stellen, door het in gang zetten van het sourcen en in beheer brengen van de tooling bij een shared service-organisatie van het Rijk. Hierbij werkt het projectteam nauw samen met rijksorganisaties.

Wat doet het project?

Bij aanvang van het project zijn de mogelijkheden verkend voor de inzet van verschillende tools die het Wob-proces kunnen ondersteunen. Deze verkenning leverde een generiek document op met een beschrijving van de gewenste tooling, inclusief functionele- en niet functionele eisen. Dit is in november 2020 goedgekeurd door de Stuurgroep van RDDI. Op basis van deze eisen is eind 2020 verkend hoe de gewenste tooling ter beschikking gesteld kan worden. Dit staat beschreven in twee documenten: de Nota opdracht inrichting en beheer beschrijft de wijze van aanbieden van de tooling door een interne partij. De Uitgangspunten aanbesteding beschrijft de ambitie, wat aanbesteed zal gaan worden en geeft verschillende scenario’s voor de aanbestedingsstrategie. Om optimaal gebruik te maken van de ervaring met Wob-hulp tooling die al binnen het Rijk beschikbaar is, heeft project Wob-hulp naast een projectteam ook een gebruikersgroep en een klankbordgroep. Ook is in het kader van een stage-opdracht verkend welke tooling al binnen de overheid gebruikt wordt voor het afhandelen van Wob-verzoeken.

Pilot VWS

In hoeverre voldoet Wob-hulp tooling die nu al binnen het Rijk beschikbaar is, aan de eisen en wensen van gebruikers, conform de opgestelde generieke functionele- en niet functionele eisen? Om deze vraag te beantwoorden, is in de tweede helft van 2020 een pilot uitgevoerd bij het ministerie van VWS. Hierbij zijn reeds afgehandelde Wob-verzoeken nog een keer behandeld, met tooling die op de omgeving van VWS is geïnstalleerd. Een team van beleidsmedewerkers en gebruikersondersteuners heeft het volledige Wob-proces doorlopen met behulp van de tooling. Hiervoor is door RDDI en Doc-Direkt een generiek procesmodel Wob opgesteld, dat gebruikt kan worden binnen alle rijksorganisaties. Een tweede doel van de pilot was het verder aanscherpen van het generieke eisenpakket.

Onderzoek naar de rol van informatiehuishouding

Naast het beschikbaar stellen van tooling wil project Wob-hulp rijksorganisaties ook op andere manieren  helpen bij het verbeteren van hun informatiehuishouding, met het oog op het Wob-proces. Daarom liet het project tussen juli 2020 en januari 2021 een rijksbreed onderzoek uitvoeren naar de rol van informatiehuishouding bij een tijdige afhandeling van Wob-verzoeken. Het resulterende rapport Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van Wob-verzoeken is hier beschikbaar. Om de aanbevelingen uit dit onderzoek met rijksorganisaties te delen, organiseert project Wob-hulp kennissessies in Q2-Q3 van 2021.

Stand van zaken

De Nota opdracht inrichting en beheer, de Uitgangspunten aanbesteding, het onderzoeksrapport Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van Wob-verzoeken en de eindrapportage van project Wob-hulp zijn in Q1 van 2021 geaccordeerd door de Stuurgroep van RDDI. Hiermee is de productenfase van project Wob-hulp afgerond en begint de aanbestedingsfase, waarin de toekomstige dienstaanbieder Doc-Direkt de aanbesteding van Wob-hulpsoftware zal starten, in samenwerking met hun inkoopcentrum.