BCT heeft al heel wat projecten uitgevoerd waarbij het digitaliseringsproces een belangrijk onderdeel was. Al deze klanten bij elkaar hebben natuurlijk een schat aan praktijkervaring op het gebied van het digitaliseren van poststromen, archieven, personeelsdossiers, facturen en nog veel meer. Een goede reden voor mij om eens door onze case studies heen te lopen op zoek naar wijze praktijklessen van onze klanten. En wat heb ik er veel gevonden voor jullie. #14 maar liefst!

De wijze lessen

Onderstaande 14 lessen heb ik voor jullie eruit gelicht:

1. Digitaliseren mag nooit het doel zijn
2. Begin klein
3. Digitaliseren creëert fysieke ruimte
4. Begin waar de nood het hoogst is
5. Onderschat advies op business vlak niet in IT projecten
6. Zet systemen in hun kracht. Gebruik ze waar ze voor bedoeld zijn
7. Maak gebruik van de laatste technologie
8. Extern verbeteren begint intern
9. Denk na over schaalbaarheid
10. Draagvlak is een absolute voorwaarde voor succes
11. Van minder handmatig werk wordt iedereen blij
12. Ben creatief in het zoeken naar oplossingen
13. Beschikbaarheid van informatie is key
14. Om tijd te besparen moet je soms eerst tijd investeren

Welke klanten?

De praktijklessen in dit artikel komen van onderstaande klanten. Bedankt voor jullie wijsheid!

• Hans Swart, Alfa-college
• Roy Dusink, Aventus
• Anneliese van Egghen, AZ Sint-Lucas
• Wendy de Wit, gemeente Best
• Luc Egging, gemeente Horst a/d Maas
• Michel Kerkhof, gemeente Nijmegen
• Geert Ridderbos, gemeente Veere
• Hans van Stijn, Hoogheemraadschap van Rijnland
• Jan Muijtjens & Rob Smits, Maastricht University
• Marijke Luijtjes, Scalda

Digitaliseren mag nooit het doel zijn

Terug naar boven ⇧

Wij hebben het vaker aangehaald in onze blogartikelen: digitalisering mag nooit een doel op zichzelf zijn. Het moet aansluiten bij het behalen van de doelstellingen van de organisatie.

Hans Swart van het Alfa-college verwoord dit op een mooie manier en legt nog even terecht de nadruk op de klant (in het geval van Alfa-college de student).

Hans Swart, Alfa-college:
"Als oplossing denk je al snel aan het digitaliseren van documenten en processen. Maar digitaliseren is niet het doel; het uitgangspunt is altijd dat uiteindelijk de student er op vooruit moet gaan. Indien het ondersteunende proces efficiënter wordt uitgevoerd, kunnen er meer middelen naar het onderwijs worden overgeheveld. Daarnaast hebben we ons voor ogen gehouden dat digitalisering ertoe moest leiden dat we documenten goed konden vastleggen, dus veilig en volgens wet- en regelgeving. Maar ook dat we die digitale documenten weer snel terug konden vinden. Dat was ons vertrekpunt."

Lees de hele case van Alfa-college

Begin klein

Terug naar boven ⇧

Menig digitaliseringsproject is gefaald omdat men te snel te veel wilde digitaliseren. Dit is om meerdere redenen geen goed idee.  

Denk aan capaciteit van de betrokkenen en gebruikersacceptatie. Begin daarom klein om het project beheersbaar te houden. Roy Dusink van Aventus, Hans Swart van Alfa-college en Geert Ridderbos van gemeente Veere begrijpen dit maar al te goed.

Roy Dusink, Aventus:
“We pakken het sector voor sector op, zodat de werkdruk en overgang voor de medewerkers te overzien is. Hiervoor hebben we twee speciale werkplekken ingericht, zodat dit snel en efficiënt verloopt.”

Lees de hele case van Aventus

Hans Swart, Alfa-college:
“Ik heb mij er altijd hard voor gemaakt om eerst de inkoopfacturen te digitaliseren en dan pas de overige processen. Als je begint bij de bestellingen, moet je heel veel mensen ‘om’ krijgen. Er zijn immers veel medewerkers die iets kunnen bestellen.”

Lees de hele case van Alfa-college

Geert Ridderbos, gemeente Veere
“Ik tuig dit soort systemen liever niet in een keer helemaal op, dan vraag je teveel van je gebruikers. Ik zet liever kleine stapjes: als je alleen de hulpmiddelen biedt waaraan behoefte is, dan werkt dat de acceptatie in de hand.”

Lees de hele case van gemeente Veere

Digitaliseren creëert ruimte

Terug naar boven ⇧

Soms is het nodig om letterlijk ‘ruimte’ te creëren omdat de archieven door de jaren heen meer en meer ruimte innemen. Rob Smits van Maastricht University benoemd nog even wat de impact hiervan is op de privacybescherming.  

Rob Smits, Maastricht University:
“Schaduwarchieven’ zijn niet meer noodzakelijk, waardoor we vele meters archiefruimte besparen en de privacybescherming is verbeterd. Voor de UM geen onbelangrijk thema’s”.

Lees de hele case van Maastricht University

Anneliese van Egghen, AZ Sint-Lucas:
“Onze archiefkasten zaten overvol en we hadden geen plaats meer voor nieuwe. Aangezien het ziekenhuis toch al bezig was met digitalisering met het nieuwe Centraal Elektronisch Patiëntendossier (CEPD), werd beslist om die lijn door te trekken. In plaats van voor nieuwe archiefruimte, koos het ziekenhuis voor doorgedreven digitalisering via een centraal document management systeem.”

Lees de hele case van AZ Sint-Lucas

Tips nodig bij het digitaliseren van een archief? In het artikel Een archief digitaliseren, zo doe je dat lees je een aantal belangrijke aandachtspunten die je tijd besparen en fouten voorkomen.

Begin waar de nood het hoogst is

Terug naar boven ⇧

Zoals hierboven al beschreven is gebruikersacceptatie belangrijk. Waarom dan niet beginnen bij de mensen die de hoogste nood hebben?

Anneliese van Egghen, AZ Sint-Lucas:
"De medewerkers op Tarificatie & Facturatie verwerken jaarlijks 700.000 papieren documenten die allemaal gearchiveerd moeten worden. Zij stonden dan ook als eerste op de lijst om met het document management systeem aan de slag te gaan."

Lees de hele case van AZ Sint-Lucas

Onderschat advies op business vlak niet

Terug naar boven ⇧

In IT-projecten wordt de nadruk te vaak gelegd op het technische vlak. Uiteraard is dit enorm belangrijk, maar vergeet het business aspect niet. Advies op dit vlak kan hele waardevol zijn.

Anneliese van Egghen, AZ Sint-Lucas:
"Ook op gebied van de totaaloplossing en de visie achter het project leverde BCT de nodige ondersteuning via een business consultant. Die zorgt enerzijds voor een betere afstemming tussen het AZ en de projectgroep van BCT. Anderzijds helpt die bij het opstellen van het beleid en omzetten van de visie in concrete werkwijzen."

Lees de hele case van AZ Sint-Lucas

Zet systemen in hun kracht

Terug naar boven ⇧

In het artikel Zaakgericht werken en duurzaam archiveren in harmonie samen, is dat... beschrijft mijn collega Rowenna al terecht dat je applicaties in hun kracht moet zetten. Laat applicaties doen waarvoor ze zijn gemaakt en probeer niet met man en macht functies te creëren.

Hans van Stijn van Hoogheemraadschap van Rijnland slaat wat mij betreft de spijker op zijn kop:

Hans van Stijn, Hoogheemraadschap van Rijnland:
“Toen wij de beslissing moesten nemen of we Workforce wilden gaan gebruiken, was binnen het Hoogheemraadschap van Rijnland tot beleid gemaakt om alle documenten die op het gebied van ‘bewaren en bewijzen’ een relevante betekenis hebben, volgens de juiste regels op te slaan en te beheren in Corsa. Daarin zit de gewenste Records management functionaliteit. Wij gaan uit van het standpunt dat je een systeem moet gebruiken voor datgene waar het voor bedoeld is. Op die manier profiteer je maximaal van de aanwezige functionaliteit. Met de gecombineerde functionaliteit van beide oplossingen bieden we gebruiksgemak en voldoen we volledig aan wet- en regelgeving. Dankzij de koppeling hoeven we geen concessies te doen in functionaliteit door voor een van beide systemen te kiezen."

Lees de hele case van Hoogheemraadschap van Rijnland

Maak gebruik van de laatste technologie

Terug naar boven ⇧

Technologische innovatie gaat steeds sneller vooruit. Natuurlijk is niet iedere nieuwe innovatie even interessant, maar het loont om op tijd te innoveren, zo vindt ook Wendy de Wit van gemeente Best.

Wendy de Wit van gemeente Best:
"De herkenningstechnologie is al weer zoveel verbeterd, dat we daarin graag een volgende stap vooruit wilden maken. Passend binnen onze ICT-infrastructuur. De vernieuwde herkenningstechnologie in combinatie met het eenvoudiger beheer scheelt ons tijd, geld en energie."

Lees de hele case van gemeente Best

Extern verbeteren begint intern

Terug naar boven ⇧

Veel organisaties willen hun dienstverlening naar klanten verbeteren. Een nobel streven. Maar extern verbeteren betekent soms intern beginnen! 

Wendy de Wit van gemeente Best:
"Op het moment dat we intern beter in staat zijn om facturen (en andere documentstromen) beter, effectiever en efficiënter te verwerken, hebben onze klanten, de burgers en bedrijven in Best, daar ook profijt van. Ontwikkeling van onze ICT-omgeving, in alle opzichten, maakt daarom onderdeel uit van de strategie die Best volgt op weg naar een klantgerichte en dienstbare overheid."

Lees de hele case van gemeente Best

Denk na over schaalbaarheid

Terug naar boven ⇧

Vooruit denken is altijd belangrijk, zeker als het aankomt op het opschalen van IT-oplossingen. Zorg daarom dat de oplossing flexibel genoeg is om mee te gaan met de veranderingen in je organisatie.

Wendy de Wit, gemeente Best:
“Vanuit beheer hoeven we geen clients te updaten of opnieuw te installeren. Het is veel beter schaalbaar. Alles vindt immers plaats op de server. Het is een kwestie van aangeven dat we meer capaciteit nodig hebben en we kunnen bijschakelen. Dat doet ICT zelf, zolang het nog binnen de overeenkomst valt. Dat inzicht op bijschakelen hebben we nu, doordat de verwerkingsprocessen centraal plaatsvinden op de server. Daardoor zijn ze beter te volgen voor beheerders.”

Lees de hele case van gemeente Best

Draagvlak voorwaarde voor succes

Terug naar boven ⇧

Deze wijze les kwam ik niet 1x, niet 2x, maar 3x tegen in onze case studies. Het creëren van draagvlak is een cruciale voorwaarde voor succes. Rob Smits van Maastricht University beschrijft zelfs in detail hoe de universiteit op afdelingsniveau draagvlak creëert.

Rob Smits, Maastricht University:
"Het creëren van draagvlak is een absolute vereiste voor een succesvolle uitrol van digitaliseringssoftware. Bij Maastricht University gebeurt dit op de volgende manier: De diverse mogelijkheden van Corsa worden tijdens een demonstratie aan de afdeling toegelicht. Tijdens een intake worden de behoeften van de gebruikers geïnventariseerd. Deze afdeling levert ook consultants die informatieanalyses uitvoeren bij beheerseenheden. Op basis van deze analyses worden in overleg de specifieke wensen van de gebruikers bepaald en vertaald naar de inrichting in Corsa. Vervolgens wordt een contactpersoon namens de afdeling benoemd die het traject samen met de medewerker van ADP gaat begeleiden. Na afstemming met ICT wordt de inrichting van Corsa op de werkplek gerealiseerd. Tevens wordt een specifieke handleiding verzorgd. Als de afdeling aanvullende wensen heeft, worden deze aangepast. Na de definitieve goedkeuring krijgen de eindgebruikers een demonstratie; voor de medewerkers die decentraal gaan scannen en registreren, verzorgen we een korte opleiding om hen Corsa eigen te maken."

Lees de hele case van Maastricht University

Luc Egging, Horst a/d Maas:
"Het introduceren van deze nieuwe manier van werken vereist van de mensen betrokkenheid en vaak ook andere competenties. Alleen een goede begeleiding daarin en het op de juiste wijze aansturen van zowel de processen als de mensen leidt tot het gewenste succes."

Lees de hele case van Horst a/d Maas

Marijke Luijtjes, Scalda:
“We hebben onder andere de manager facilitaire zaken gevraagd mee te testen omdat hij enorm veel inkoopfacturen krijgt. We hoopten dat wanneer deze mensen tevreden waren over het systeem, zij binnen de organisatie een positief geluid zou laten horen. Het plan werkte. De facilitair manager was ‘dolenthousiast’ en binnen een week was bijna iedereen om. Ook de leraren, die je kon omschrijven als een ‘kritisch publiek’."

Lees de hele case van Scalda

Van minder handmatig werk wordt iedereen blij

Terug naar boven ⇧

Bijna niemand houdt van repeterend handmatig werk. Wanneer een digitaliseringsoplossing eraan bijdraagt dat mensen minder handmatig werk hoeven te verrichten, dan zal haast iedereen daar blij van worden.

Michel Kerkhof­ Gemeente Nijmegen:
“We hebben dataextractie nu een paar keer gebruikt voor de verwerking van de retourbrieven en het werkt fantastisch. We hebben een simpele template gemaakt met een aantal opties. De software herkent om welk formulier het gaat, van wie de retourbrief komt en of er een handtekening staat. Dan komt de brief automatisch in het juiste dossier in het DMS en krijgt de behandelaar een seintje. De oplossing kan een grote piekbelasting aan en dat is belangrijk bij formulierherkenningsprocessen. Het kost uiteraard tijd om de herkenning, workflows en koppelingen met backoffce-applicaties in te richten. Maar daarna kun je er lang mee vooruit. De oplossing heeft voor een enorme efficiencyslag in de gemeente gezorgd: Automatische herkenning van data bespaart ons veel tijd en geld.”

Lees de hele case van gemeente Nijmegen

Marijke Luijtjes, Scalda:
“Na een referentiebezoek bij de Provincie Zeeland was iedereen meteen enthousiast. Vooral omdat het mogelijk bleek rechtstreeks vanuit Exact de gedigitaliseerde factuur te kunnen bekijken en af te drukken. Dat was voor ons het Walhalla. Daardoor hoeven we bijvoorbeeld voor de jaarrekening niet meer alle benodigde facturen fysiek in het archief op te zoeken.”

Lees de hele case van Scalda

Ben creatief in het zoeken naar oplossingen

Terug naar boven ⇧

Digitaliseringsprojecten kunnen veel tijd en energie kosten van de betrokken. Zeker wanneer een bestaand archief gedigitaliseerd wordt, moet er letterlijk een inhaalslag gemaakt worden. Maastricht University kwam met een creatieve oplossing!

Rob Smits, Maastricht University:
“Het digitaliseringsproject leverde ook nogal wat hoofdbrekens op. Hoe kunnen we in vredesnaam die enorme bulk aan studenteninformatie snel en betrouwbaar digitaliseren? Na rijp beraad met BCT, zijn we vrij gemakkelijk uitgekomen: roep de hulp van de studenten zelf in. Medewerkers van Bureau Inschrijving hebben toezicht gehouden op het opschonen van de papieren dossiers. De bulk (barcodes plakken en batch scannen) is uitgevoerd door studenten. Nieuwe inschrijfformulieren worden met een barcode voorbedrukt."

Lees de hele case van Maastricht University

Beschikbaarheid van informatie is key

Terug naar boven ⇧

Een versnippering van IT-systemen zorgt er vaak voor dat informatie ook versnipperd raakt. Dit is funest. Informatie moet eenduidig, actueel, volledig en altijd beschikbaar zijn voor diegene die dat hard nodig hebben in hun werk. Jan Muijtjens en Rob Smits van Maastricht University benadrukken dit nog maar eens.

Jan Muijtjens, Maastricht University:
“Via Corsa hebben we sinds afgelopen jaar ruim 2400 actuele persoonsdossiers decentraal toegankelijk voor directeuren, afdelingshoofden, personeelsconsulenten, medewerkers, salarisadministratie, controllers en administrateurs. Qua bedrijfsvoering een forse stap voorwaarts! Dossiers zijn online beschikbaar, ’gelijktijdig gebruik’ is mogelijk, voorkoming van gegevensverlies door brand, wateroverlast etc., optimale autorisatie. Ook zijn alle ruim 3400 personeelsdossiers van de UM digitaal beschikbaar."

Lees de hele case van Maastricht University

Rob Smits, Maastricht University:
"De voordelen van een centrale ‘kennis-base’ zijn enorm. Zeker als de dossiers rondom de klok en plaatsonafhankelijk toegankelijk zijn. De kwaliteit en bereikbaarheid van de informatie heeft een enorme sprong vooruit gemaakt. Zoals gezegd: any time, any place."

Lees de hele case van Maastricht University

Om tijd te besparen moet je eerst tijd investeren

Terug naar boven ⇧

Zeker voor digitaliseringstrajecten geldt: om voor een lange termijn tijd te kunnen besparen zal je eerst extra tijd moeten investeren. In onderstaande praktijkles van Scalda gold dit voor het ‘trainen’ van de zelflerende software, maar vaak gaat dit ook op voor de begeleiding van eindgebruikers in de nieuwe manier van werken. Verandering is altijd moeilijk, dat is een menselijke eigenschap.

Marijke Luijtjes, Scalda:
“Het scannen van facturen leverde in het begin veel extra werk op. De applicatie moest ‘getraind’ worden om de verschillende gegevens op de facturen automatisch te kunnen herkennen. Inmiddels wordt zo’n 75 à 80 procent van de facturen automatisch gelezen”.

Lees de hele case van Scalda

Heb jij nog lessen uit de praktijk?

Dit waren de lessen van onze klanten op het gebied van digitaliseringsprojecten. Heb jij een mooie aanvulling? Geef een reactie op dit artikel onderaan deze pagina. Goede tips neem ik over in dit artikel!

Bron: BCT