BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Wet elektronische publicaties: gevolgen voor gemeenten en kosten voor archivering

De Wet elektronische publicaties (Wep) gaat in op 1 januari 2021. De Tweede Kamer heeft ingestemd met het wetsvoorstel. Gelet op de verwachte impact van de Wep op de processen en organisatie van gemeenten, adviseren wij u tijdig met de implementatie te beginnen.

In de VNG ledenbrief wordt ingegaan op de Wep en de gevolgen voor de gemeenten.

Verplicht publiceren in een officieel elektronisch blad

De Wep introduceert een verplichting voor gemeenten om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, in een officieel elektronisch publicatieblad te doen. Het wordt verplicht om de officiële publicaties via de applicatie Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) op officielebekendmakingen.nl te publiceren. Verordeningen worden door gemeenten al op deze wijze bekendgemaakt. Volgens de Wep moeten ook kennisgevingen worden gepubliceerd via DROP.

Elektronische terinzagelegging

Voorgenomen besluiten moeten met bijbehorende stukken zowel fysiek als elektronisch ter inzage worden gelegd. Dat laatste kan via DROP of een eigen website.

Publicatie en consolidatie van beleidsregels

Beleidsregels, besluiten met rechtsgevolgen, moeten worden bekendgemaakt en beschikbaar gesteld in de decentrale regelingenbank via DROP: nieuwe in 2021 en bestaande in 2022. Beleidsregels zijn in beleidsnota’s vaak ‘verstopt’ te vinden. Het is van belang voor de herkenning om binnen de organisatie te borgen dat alle beleidsnota’s voor vaststelling op beleidsregels worden gecontroleerd, bijvoorbeeld door de afdeling juridische zaken.

Ondersteuning van het publiek

Bij de officiële elektronische publicatie is ook aandacht nodig voor burgers die niet digitaal vaardig zijn. De gemeente verstrekt op verzoek een papieren afschrift van een publicatie in de elektronische publicatiebladen. Daarnaast staat het de gemeente vrij om hiervoor een eigen beleid te ontwikkelen.

Financiële gevolgen

Om de gevolgen van de Wep in beeld te brengen hebben wij een uitvoeringstoets opgesteld. Het Rijk biedt geen compensatie voor de Wep. Alle gemeenten zijn al aangesloten op DROP. De licentiekosten voor DROP bedragen € 3,3 miljoen. De kosten van papieren publicaties bedroegen voorheen circa € 16,5 miljoen. Veel gemeenten hebben de besparingen op de papieren publicatie al geïncasseerd. BZK vindt dat de baten groot genoeg zijn om desgewenst de elektronische publicatie te combineren met een papieren publicatie in beknopte vorm. BZK is de gemeenten tegemoet gekomen op de punten implementatieondersteuning en een latere ingangsdatum voor de verplichting om bestaande beleidsregels te consolideren.

Invoering

Gemeenten wordt geadviseerd om een medewerker aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de implementatie van de Wep. Om gemeenten te ondersteunen bij de invoering zal een implementatieteam bij het Kennis- en exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties (KOOP), dat DROP beheert, stappenplannen en handreikingen aanbieden.