Is het aantrekkelijk om SharePoint 2010 in te zetten voor Document- en/of Recordmanagement? Laten u en ik die vraag eens gaan afpellen. (Deze blog is eerder gepost op LinkedIn in de groep Het Nieuwe DIV. Nu op verzoek ook op Breed, naar aanleiding van een bijeenkomst bij het VUMC over hetzelfde onderwerp.)

Vraag 1: Kan SharePoint 2010 functioneel gezien wel concurreren met traditionele DMS leveranciers?

Ja. In SharePoint 2007 kon je wel aan dossiervorming, metadatamanagement en recordmanagement doen, maar het was allemaal nog wat behelpen. Lees: er was veel configuratie- en maatwerk nodig. In de 2010 versie zijn enorme verbeteringen doorgevoerd. Is dit alles nog nieuws? Nee. Dit wisten we begin 2010 al. 

Vraag 2: Is SharePoint gebruiksvriendelijk?

In vergelijking met traditionele DMS’en? Ja. Waar traditionele DMS’en zijn gebouwd voor document- en record managers, is SharePoint gebruikt voor kenniswerkers. En het DM/RM hebben ze als het ware op de achtergrond erbij gedaan. Kenniswerkers accepteren SharePoint veel beter dan andere DM/RM systemen. 

Vraag 3: Voldoet SharePoint 2010 wel aan alle wettelijke eisen (c.q. NEN 2082)?

Ja en nee. Net als alle andere systemen, moet je SharePoint eerst inrichten (bijv. met autorisaties, bewaartermijnen en vernietigingsprocedures). Pas na inrichting kun je vaststellen of je aan alle eisen voldoet. Dát het kan, is aangetoond. Zie de inrichting door QNH (maart 2010), NEN2082 gecertificeerd. Maar let op: SharePoint 2007 (met extra “add on”) was óók al gecertificeerd! De echte vraag is daarom: “hoe veel configuratie- en maatwerk moet je plegen om SharePoint compliant in te richten?”. Ik ben benieuwd naar concrete ervaringen.

Vraag 4: Is een SharePoint implementatie wel beheersbaar?

SharePoint is complexer dan een DMS. Of een implementatie succesvol en beheersbaar is, hangt af van je tactiek. De algemene tip is natuurlijk: stel heldere en realistische doelen en subdoelen. Knip de implementatie op in kleine brokken. Voordeel van SharePoint: je zit niet vast aan één leverancier (behalve Microsoft dan). 

Vraag 5: Kortom, is het aantrekkelijk om SharePoint 2010 in te zetten voor DM/RM?

Ja. De basisvoorwaarden (vraag 1-5) zijn door SharePoint ingevuld (maar ook door anderen). Kies je voor SharePoint dan kies je dus niet zozeer voor specifieke functionaliteiten, beheersbare implementatie of compliancy, maar vooral voor een (inmiddels al niet eens meer zo heel nieuwe) filosofie. Namelijk dat eindgebruikers altijd op de eerste plaats staan en zij interactie belangrijker vinden dan het vastleggen van informatie. Daar tegenover staat de (oudere) filosofie van adequaat beheer. Omdat eindgebruikers grotere meerwaarde dan beheerders leveren voor een organisatie, zou ik kiezen voor de benadering vanuit de gebruikers.

De Voorsprong
Ivo van Onna