Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 2 November 2016 op 9.22

@Sven, met dat laatste ben ik zeker eens en ook NEN 2082 zegt niet alles.

TMLO leveranciers bijeenkomsten zijn zeker eens succes.

Wat in de praktijk naast archivering ook een punt is, zijn de koppelingen tussen zaaksystemen en andere DMS/applicaties.

Reactie van Sven Blom | KBenP op 2 November 2016 op 8.33

@ van Kaliber, helemaal mee eens. Een balans vinden tussen wat de organisatie wilt en wat de markt kan is de uitdaging.

@ Yvonne, standaard inkoopvoorwaarden zijn er gelukkig al, maar dit dekt inderdaad niet de archivering. Zelf denk ik wel dat dit redelijk gemakkelijk in te bedden is. Er zijn veel standaarden te vinden (zoals bv NEN2082, maar ook de initiatieven van Archief2020) die redelijk gemakkelijk opgenomen kunnen worden bij de pakketselectie. Wel moet je blijven nadenken hoe ver je hier in wilt gaan, want klakkeloos alle kwaliteitssystemen en checklists opnemen geeft zeker niet altijd het gewenste resultaat.

Reactie van Yvonne Welings op 1 November 2016 op 15.48

Sven, ik zal blij als er standaard inkoopvoorwaarden beschikbaar komen van KING waarin ook het aspect archivering wordt meegenomen. Daar wordt druk aan gewerkt.

Reactie van Van Kaliber op 1 November 2016 op 15.37

Hi Sven,

Bedankt voor je uitnodiging aan allen om kennis op te doen van de markt. Ik wil toevoegen vooral eerst kennis op te doen van de eisen en wensen van de organisatie en de gebruikers als je een pakket kiest.

Maar Yvonne noemt als uitdaging de keuze van een pakket, specifiek in relatie tot de aanbestedingswet. Wat bedoel je precies, Yvonne? 

Reactie van Sven Blom | KBenP op 1 November 2016 op 10.33

Volgens mij is een pakketselectie helemaal niet zo ingewikkeld als je weet wat je wilt en je een beetje je best doet om te investeren in kennis van de markt. 

Zie hier onze visie: http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/blogs/de-aanbesteding-van-een-zaa...

En om die marktkennis een beetje op pijl te houden nodig ik jullie graag uit voor de volgende editie van Zaaksystemen in Beeld lIVE 2017! http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/zaaksystemen-in-beeld-live-2017/

Reactie van André Gillet op 28 Oktober 2016 op 13.53

De grootste uitdaging van zaakgericht werken is de organisatorische implementatie. 

 

Specifiek hierin zou ik zeggen de andere toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er van uitgaande dat bij zaakgericht werken de samenhang in de zaak leidend is, kan het niet anders dat dan ook die samenhang bij de behandeling centraal wordt gesteld. Voor iedere zaak zal er een casemanager moeten worden benoemd. Deze casemanager is én verantwoordelijk voor de kwaliteit van het resultaat (de oplossing) én voor het proces en de voortgang van de zaak.  De casemanagers dienen verantwoordelijkheden en bevoegdheden te krijgen die van oudsher bij het lijnmanagement lagen. Het lijnmanagement wordt in de nieuwe situatie verantwoordelijk voor het kunnen alloceren van de juiste kennis in de juiste kwantiteiten.

De overdracht van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is in mijn optiek de grootste uitdaging van zaakgericht werken. Je zult bestaande structuren moeten doorbreken. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden herverdelen is een moeizame klus. Natuurlijk moet er ook een vangnetoplossing worden gecreëerd indien er binnen een proces van zaakgericht werken (zakelijke) conflicten ontstaan tussen disciplines, die binnen de gekozen procesgang niet tot een oplossing komen. Maar dat is een uitwerking die vaak situationeel is gekenmerkt.

Reactie van Van Kaliber op 28 Oktober 2016 op 9.30

Pakketselectie van het zaaksysteem is ook een uitdaging, Yvonne! 

Reactie van Yvonne Welings op 28 Oktober 2016 op 8.51

Wellicht is de grootste uitdaging wel de keuze voor het zaaksysteem in relatie tot de aanbestedingswet.