In een tijd waarin informatie hét belangrijkste kapitaal is kan de moderne informatieprofessional niet zonder een goed kwaliteits(zorg)systeem. Maar wat is eigenlijk de functie daarvan en waarom heeft elke organisatie het nodig? Bart Suers van Key2Control legt het uit.

Een moderne informatieprofessional kan niet zonder een goed kwaliteitssysteem. Die boodschap stond centraal in het recente webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hier vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt. Er kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren tijdens het webinar, hier gaan we graag dieper op in middels een vierdelige blogserie. 

In het tweede deel neemt Bart Suers van Key2Control ons mee in wat nu eigenlijk een kwaliteitszorgsysteem is en vooral waarom elke organisatie het nodig heeft. Want het kwaliteitssysteem links laten liggen betekent risico lopen... 

In de media verschijnen met regelmaat berichten over de vaak gebrekkige staat van de informatievoorziening en het verdwijnen van cruciale informatie door tekortschietende digitalisering. Verhalen uit de media van het beruchte ‘bonnetje’ van Teeven tot en met de toeslagenaffaire bij de Belastingdienst passeerden tijdens het webinar. De overheid heeft niet zo'n goede reputatie als het op informatiebeheer aankomt en het begint zo langzamerhand wel echt een hardnekkig probleem te worden. Pijnlijk wordt het als het om persoonsgebonden informatie gaat die onbedoeld verloren gaat of ongewenst openbaar wordt: “positie Omtzigt: functie elders”. Betrouwbare informatie is immers het bestaansrecht van elke organisatie en dat geldt des te meer voor de overheid. Als consultant heb ik mij lang bezig gehouden met dit vraagstuk. In 2015 stuurden bestuurders al een brandbrief aan de minister waarin ze aangaven dat onvindbare informatie ertoe zal leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. En wat denk je, hebben ze gelijk gekregen? Ik ben bang van wel. De oorzaak is wat mij betreft verklaarbaar. Het nut, de noodzaak en de urgentie om het goed te organiseren zijn nooit op hetzelfde moment bij elkaar gekomen. Tuurlijk iedereen vindt het belangrijk, daarom schrijven onder andere het Nationaal Archief en de VNG de ene na de andere handreiking, worden er talloze brainstormsessies en kennisdagen georganiseerd door vakverenigingen als KNVI, VIAG en wordt volop gediscussieerd en kennis gedeeld via KIA, Breed netwerk enzovoort. Maar wat heeft het nu werkelijk opgeleverd? Het wordt tijd dat praten omslaat in presteren en denken doen wordt. 

Nut

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Lees verder: Wat is de functie van een kwaliteitszorgsysteem? | Doxis