BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Waarom je de kwaliteit van het informatiebeheer wilt meten - deel 1 blogserie Kwaliteitssysteem

In een tijd waarin informatie hét belangrijkste kapitaal is kan de moderne informatieprofessional niet zonder een goed kwaliteitssysteem. Het is belangrijk om de kwaliteit van het informatiebeheer te meten, maar waarom eigenlijk?

Die boodschap stond centraal in het recente webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hier vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt. Er kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren tijdens het webinar, hier gaan we graag dieper op in middels deze vierdelige blogseries.

In dit eerste deel gaan we specifiek in op de vraag waarom het voor elke organisatie van belang is om de kwaliteit van het informatiebeheer te meten.

Informatiebeheer is zowel essentieel voor de uitvoering van taken als dat het goed in het werkproces moet worden geïntegreerd. Zeker in deze digitale tijd is scheiding tussen informatiebeheer en werkprocessen feitelijk onmogelijk. In het ‘analoge tijdperk’ was het informatiebeheer overzichtelijk: originele papieren werden netjes geordend in het archief geplaatst en de verspreiding ervan werd geregistreerd. Zo kon de organisatie altijd verantwoorden wat de output van een proces was en op welke informatie deze was gebaseerd. De (plicht tot) verantwoording is gebleven maar de grip op informatie lijkt helemaal verloren te zijn gegaan: informatie zit in tal van systemen en medewerkers zijn in staat eenvoudig bestanden te dupliceren en te delen. Dit heeft tot gevolg dat van een origineel document vaak diverse (werk)kopieën in omloop zijn die niet langer zorgvuldig en systematisch beheerd worden. Bovendien neemt de hoeveelheid informatie bijna exponentieel toe, waarbij het steeds lastiger wordt om te bepalen welke informatie te bewaren of te vernietigen is. Daarmee is sturing op de ‘kwaliteit van informatie’ (betrouwbaarheid, beschikbaarheid en bruikbaarheid) haast onmogelijk.