Projectteam, kom uit je ei!

In mijn vorige aflevering vertelde ik dat het plan van aanpak voor de eerste fase van de implementatie van zaakgericht werken is afgerond en goedgekeurd. Na veel overleg en discussie als projectteam onderling merkten we dat dat het nu echt tijd was de organisatie in te gaan. Samen met het projectteam had ik het plan van aanpak opgesteld, met de achterliggende gedachte dat zij door hun actieve betrokkenheid bij het opstellen van het plan het verhaal kunnen overdragen aan de rest van de organisatie. Het doel was mede dat zij antwoorden kunnen geven op vragen als ”Wat gaan we doen?”, ”Wanneer verandert er iets voor mij persoonlijk?”, “Wat is zaakgericht werken nou eigenlijk en wat bereiken we er mee?”. En ook dat ze heel duidelijk kunnen vertellen wat we in de eerste fase nog niet gaan doen en waarom we dat niet doen. Ook voor mij elke keer weer spannend en ik was dan ook erg benieuwd hoe het dit keer in de praktijk zou uitpakken!

Informatiesessies

We moesten de boer op, maar wat werkt in deze fase van het project?  We kwamen uit op het organiseren van informatie/ inloopsessies. De afgelopen maand zijn er inloopsessies geweest bij de drie gemeenten. We zijn ons er goed van bewust dat we hier slechts een deel van de organisatie mee bereiken. Toch zijn we het er met elkaar over eens dat we mensen nu al moeten betrekken en dat we in ieder geval de mensen die meer willen weten of betrokken willen zijn bij het traject die mogelijkheid moeten bieden. Volgende week vinden er nog 2 sessies plaats, maar de sessies zijn tot nu toe een succes!

Het blijkt dat er veel mensen interesse hebben in zaakgericht werken. En ook bij deze sessies blijkt weer dat mensen zichzelf in eerste instantie de vraag stellen ”Maar wat betekent dit dan voor mij en hoe verandert mijn dagelijkse werk hierdoor?“ Ik ben erg blij met de vragen en de input van mensen tijdens de sessie. Als projectteam beschikken we nu over een schat aan informatie om onze verdere communicatie richting de organisatie op af te stemmen. Enkele voorbeelden van vragen die leven:

- Wat gaat er gebeuren met de bestaande post - en archiefsystemen?

- Welke processen komen er in het zaaksysteem?

- Wie mag straks een zaak aanmaken?

- Hoe gaan we om met verschillen in beleid tussen de 3 gemeenten?- - Wat is het verschil tussen een specifieke inrichting in het zaaksysteem en workflowmanagement?

- Komt er een koppeling met mijn back-office applicatie? Hoe ziet dat er straks concreet voor mij uit? etc.

We weten nu welke vragen en zorgen er leven, daar kunnen en moeten we iets mee!En ik ben trots op de mensen uit mijn project. De presentaties zijn gegeven door het projectteam zelf. Een helder verhaal over de gekozen strategie met de voor-en nadelen en een helder tijdpad. Missie geslaagd.  

MT Sessie

In de opmaat naar een ambtelijke fusie per 1 januari, is sinds eind maart het nieuwe MT bekend. Vast geen nieuws: het succes van zaakgericht werken valt of staat met het commitment van het MT. Dus ook hier was het moment daar om het MT kennis te laten maken met zaakgericht werken. In deze sessie zijn we specifiek ingegaan op wat zaakgericht werken is, de achtergrond en met name wat het de organisatie als geheel oplevert.  Ook zijn we nadrukkelijk ingegaan op de sturende rol van het management. De reacties van het management waren positief. Om het MT verder te faciliteren in hun rol wordt een bezoek gepland aan een andere gemeente die de organisatiebrede, generieke uitrol al heeft afgerond zodat zij meer inzicht krijgen in het traject en kunnen leren van de ervaringen.

Parallel aan dit traject loopt de Proof of Concept. In mijn volgende aflevering meer daarover. Wat is een Proof of Concept en hoe hebben we dat aangepakt?