De implementatie van zaakgericht werken. Het is al veelvuldig gedaan in Nederland. De manier waarop verschilt en de resultaten lopen uiteen. Visies en evaluaties over de wijze van implementeren zijn er ten over, maar hoe verloopt een implementatie nou in de praktijk? Welke stappen doorloopt een gemeente, welke keuzemomenten en dilemma’s doen zich voor? Zou het niet leuk zijn om dat proces real life te volgen? Tot januari 2015 neem ik je mee in de dagelijkse praktijk van het projectteam implementatie ZGW bij de SED organisatie in oprichting.

Vandaag de eerste blog ter introductie om een beeld te geven van de organisatie en een korte terugblik op de activiteiten die al zijn uitgevoerd.

De context

De gemeente Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland staan aan de vooravond van een ambtelijke fusie. Uiterlijk 1 januari 2015 moet het fusietraject zover zijn afgerond zodat de SED kan functioneren als één ambtelijke organisatie. Ook het zaakgericht werken wordt gezamenlijk, in SED verband, opgepakt. Naast het project zaakgericht werken spelen zich nog een groot aantal andere projecten af die moeten bijdragen aan het vormen van één ambtelijke organisatie, denk hierbij aan Dienstverlening, P&O, de harmonisatie van werkprocessen etc.

Terugblik

In 2013 hebben de gemeenten gezamenlijk een aanbesteding doorlopen. Eind 2013 is een keuze gemaakt voor een voorlopige winnaar. Op dit moment vindt de Proof of Concept van het zaaksysteem plaats. De techniek is ondergebracht bij het Shared Service Center DeSom.

Parallel aan de Proof of Concept zijn in januari 4 workshops gegeven waarin met het projectteam de implementatiestrategie is bepaald en vertaald naar een plan van aanpak. Door met het projectteam na te denken over de verschillende keuzes en de consequenties daarvan is een gedragen plan van aanpak opgesteld wat ook uitgelegd kan worden aan de rest van de organisatie. De eerste mijlpaal is bereikt; eind februari is het Plan van Aanpak door de directie goedgekeurd. Vaak toch een logisch vervolg, maar zeker een moment om bij stil te staan. We kunnen nu echt van start!

Het plan van aanpak in vogelvlucht

• Brede, generieke implementatiestrategie (Dordtse variant). 1 januari 2015 SED breed live met circa 300 zaaktypen;
• Digitale postintake
• 1 zaaksysteem
• Geen koppelingen met back-office applicaties per 1 januari 2015
• Streven naar dezelfde zaaktypen voor de drie gemeenten
• Multidisciplinair projectteam (Communicatie, DIV, informatiemanagement, Dienstverlening)

Volgen, opmerkingen?

Tweewekelijks neem ik je in een persoonlijke blog op Breednetwerk.nl mee in de dagelijkse praktijk van het projectteam.

Anne Marie Steijven, Adviseur Zaakgericht Werken bij KBenP Zaakgericht Werken. Als externe projectleider ben ik verantwoordelijk voor de uitvoering van het project zaakgericht werken bij de SED gemeenten.

Contact:

@annemarie_steij

Annemarie.steijven@kbenp.nl