Meerwaarde van openbare vergaderstukken

Voorheen waren de vergaderstukken voor niemand inzichtelijk, behalve voor de gedeputeerden zelf. Nu kan iedereen ze inzien: de Statenleden, maar ook burgers en bedrijven. Projectleiders Frans de Graaf en Henk Burgering behoren tot het Team Transparante en Open Provincie (TOP). De provincie wil met dit team uitdragen dat ze voorop loopt met het verbeteren van transparantie en openheid. ‘Ongeveer een jaar geleden is in het coalitieakkoord afgesproken dat dit onderwerp een speerpunt zou worden’, vertellen De Graaf en Burgering. Een open overheid creëert volgens het team een belangrijke meerwaarde. ‘Openbaarheid van informatie, waaronder besluiten en de vergaderstukken, draagt bij aan een betere verantwoording van het provinciaal beleid en een betere samenwerking met burgers en belangrijke partners van de provincie, zoals gemeenten.’


                                                                           Frans de Graaf
 

Verder lezen-optie
Bij diverse provincies is het al langer mogelijk om besluiten online in te zien. Zuid-Holland doet dit nu ook en maakt met het openbaar maken van de achterliggende vergaderstukken een extra slag. ‘Het gaat hierbij om bijlages bij de besluiten, de vergaderstukken. Wanneer een geïnteresseerde wil weten hoe het besluit genomen is en op basis van welke informatie dat is gedaan, kan hij de vergaderstukken in een bijlage openen en de informatie vinden.’ De vergaderstukken zijn geen transcripten, wat er tijdens de vergadering gezegd is, wordt in de openbare stukken samengevat. Er worden bijvoorbeeld nieuw aan te leggen wegen behandeld, maar ook de plannen voor recreatiegebieden. Voor burgers is er een publieke samenvatting van een onderwerp, die in begrijpelijke taal is opgeschreven. Wanneer zij behoefte hebben aan meer specifieke informatie, worden zij doorverwezen naar deze vergaderstukken via een ‘verder lezen-optie.’

                                                                        Henk Burgering

 

Belangstelling andere overheden
Ook voor andere partijen zoals natuurorganisaties, bedrijven of gemeenten heeft de openbaarheid meerwaarde. Zo is het met openbare stukken mogelijk om informatie op een ieder moment in te kunnen zien, zonder dit eerst op te moeten vragen bij de provincie. ‘Dit werkt ook min of meer als preventietool voor WOB-verzoeken’, aldus De Graaf en Burgering. De nieuwe werkwijze levert al veel belangstelling op van provincies en andere overheden. ‘We hopen dat veel provincies deze werkwijze gaan oppikken. Er zijn al een aantal die hebben aangegeven dat ze willen weten hoe wij dit aangepakt hebben. Daarvoor is het noodzakelijk dat stukken helder zijn geschreven. Ze moeten een goede weergave vormen van wat er gezegd is.’

Preventie voor WOB-verzoeken
Zuid-Holland vindt het belangrijk om informatie actief openbaar te maken, benadrukken De Graaf en Burgering. ‘De provincie is veranderingsgezind en actief informatie naar buiten brengen is een van de zaken die we voor elkaar willen krijgen.’ Volgens de projectleiders is het belangrijk geweest dat de top van het provinciebestuur zich achter het project schaarde. ‘Bij deze projecten is het moeilijk om slagkracht te krijgen. Deze is zeer noodzakelijk. Wanneer er ruggensteun vanuit de top van de organisatie is, kunnen zaken sneller geregeld worden.’ 

De vergaderstukken van Gedeputeerde Staten zijn hier in te zien. Welke provincies en gemeenten volgen ?