Bron website vereniging publieksdiensten gemeentedelers

U-reka helpt raadsleden om sneller relevante informatie terug te vinden. Hierdoor kunnen zij hun raadswerk beter en efficiënter voorbereiden en uitvoeren naast hun fulltimebaan. De app komt ook van pas voor ambtenaren en inwoners. Proces- en kwaliteitsadviseur Jade Besuyen vertelt over deze GemeenteDelers-casus.

U-reka werkt als een soort laag over bestaande taakapplicaties heen. Het toont openbare informatie, maar ordent deze zodanig dat je de gewenste documenten of videobeelden sneller weer paraat hebt. Oorspronkelijk is U-reka ontwikkeld voor de Utrechtse raadsleden, maar binnen de ambtelijke organisatie wordt er nu ook al veelvuldig gebruik gemaakt van de applicatie. U-reka voldoet aan alle digitale toegankelijkheidseisen, zodat iedereen via een apparaat met internetverbinding de app kan gebruiken. Ook op smartphones door de website aan je startscherm toe te voegen.

Waarop ben je het meest trots?

Jade Besuyen: "Dat U-reka steeds meer ook door inwoners wordt gebruikt en daarmee bij kan dragen aan het ‘navolgbaar’ en ‘transparant’ zijn van de lokale overheid.”

Raadslid Barbara vindt de informatie sneller met U-reka. Barbara is de persona, het meest gemiddelde raadslid, waarmee U-reka is ontwikkeld.

Waar heb je het meest van geleerd?

Jade: “De User Experience (UX) methode waarmee we U-reka hebben ontwikkeld. Daarmee hebben we de gebruiker, in ons geval het raadslid, echt centraal gesteld en heel veel geleerd over het perspectief van deze doelgroep. Een persona ontwikkelen en een klantreis maken, daar leer je superveel van. En vervolgens dit toetsen bij de werkelijke gebruikers, ik kan dit iedereen aanraden!”

Wat zeggen mensen erover?

Jade: “Ze noemen het nu al ‘onmisbaar’! Eigenlijk horen we alleen maar positieve reacties vanuit de organisatie en stad. En wanneer we andere collega’s van griffies of gemeenten spreken, zegt praktisch iedereen: dit willen wij ook!”

Waaraan merk je dat het werkt?

Jade: “In de twee jaar dat U-reka draait, krijgen we bij de griffie bijna geen vragen als ‘ik kan document X niet vinden’ of ‘ik wil weten wat er allemaal over project Y is besproken’. We verwijzen raadsleden, inwoners, journalisten én ambtenaren van onze organisatie door naar U-reka en daar vinden ze dus wat ze zoeken.”

Hoe kunnen andere gemeenten hiermee aan de slag?

Jade: “Het is redelijk ‘plug & play’. De technologie van werkt als een laag over de bestaande informatiesystemen heen. Daardoor kan iedere gemeente hiermee aan de slag, als zij dat willen.”

Wat is je toekomstdroom (rondom de casus)?

Jade: “Dat U-reka ook een weergave voor Virtual Reality (VR) zou hebben. Want dan loop je ergens in de gemeente Utrecht, richt je de app op een gebouw of object in de openbare ruimte en kun je op die manier relevante informatie vinden. Lijkt mij erg gaaf!”