Onlangs* mocht ik aanwezig zijn bij een presentatie van Jan Rotmans. Dat was zonder meer boeiend en inspirerend. Rotmans is hoogleraar aan de Erasmus Universiteit, heeft diverse boeken geschreven over duurzaamheid en transistie en verschijnt (on)regelmatig op televisie. Daar kende ik ‘m ook van. Gek genoeg is hij niet bij iedereen bekend. Het zal mijn filterbubbel zijn.
In zijn presentatie hield Rotmans een kort pleidooi voor het instellen van een Ministerie van Afbraak. Dit ministerie zou zich bezig moeten houden met het afbreken van allerlei organisaties, instellingen en instituties die vandaag de dag niet meer nodig zijn. Het gaat dan om organisaties en instituties die we vandaag de dag, met de kennis en mogelijkheden van nu, niet meer in het leven zouden roepen. Natuurlijk noemde hij ook voorbeelden. Ik herinner me brancheorganisaties. Maar daar gaat het me nu niet om.
Stel dat er inderdaad een Ministerie van Afbraak zou komen, hoe zou dat er dan uitzien? Het zou zich bezig houden met het afbouwen van wat niet meer nodig is. Uitgaand van de kennis en mogelijkheden van nu. Logisch is dan dat het ministerie zelf het goede voorbeeld geeft en geen directies en afdelingen zal hebben die niet meer nodig zijn. Zou zo’n ministerie een afdeling DIV, DIB, DIM of recordsmanagement hebben? Dat vind ik een spannende vraag. Een vraag die uitnodigt om kritisch te kijken naar de eigen bijdrage aan de organisatie. Het zal in elk geval geen afdeling DIV ‘oude stijl’ moeten zijn. De afdeling moet niet risicomijdend zijn, geen angst hebben voor verandering, niet gericht op de korte termijn en niet log en bureaucratisch. Zo’n afdeling voegt helemaal niets toe. Als er al een DIV-afdeling komt moet deze wendbaar zijn, de (interne) klant begrijpen, multi-disciplinair (samen)werken, leren van experimenteren en uitgaan van vertrouwen. En belangrijker nog: de afdeling zal waarde toe moeten voegen. En dat binnen een organisatie waar collega’s veel zelf kunnen en zullen regelen. Waar hebben ze jou, DIV-er of adviseur informatiemanagement, voor nodig?
Ik kan me moeilijk voorstellen dat ze je actief zullen vragen om een DMS of zaaksysteem binnen te rijden en op te tuigen. Het is wel mogelijk dat ze je zullen vragen te helpen bij het goed beheren van een deel van de informatie die ze, in verschillende verbanden, verzamelen. Deze informatie moet beschikbaar en toegankelijk zijn. Voor korte of lange termijn. Dit vraagt om een andere instelling, een verandering in rol en opvatting.
Gelukkig zijn er DIV-ers die deze transitie kunnen en willen maken of gemaakt hebben. Zij hebben zich aangepast, hebben nieuwsgierigheid getoond, vertrouwen in zichzelf, zijn niet bang te falen en kunnen omgaan met onzekerheid. Ik hoop dat er meer DIV-ers komen die zich af gaan vragen waarom ze doen wat ze doen, op de manier waarop ze dat altijd gedaan hebben.

* 15 mei, MNX2018, zie https://www.mediawijzer.net/verslag-mnx18-de-perfecte-wereld/