Bron: Website VDP

n de categorie Corona: de case van de Leeuwarden. Tozo aanvragen in Friesland: met robot inzet de toevloed kunnen beheersen, op tijd kunnen uitbetalen en tevreden ondernemers

Oorspronkelijke doel

Bij aanvang van de Tozo1 regeling zijn de eerste aanvragen handmatig verwerkt door de inzet van zo’n 125 mensen. Wim Scholte, stafmedewerker bureau zelfstandigen Friesland, zag vrij snel het probleem ontstaan dat er, door de toevloed aan aanvragen, niet op tijd aan de ondernemers zou kunnen worden uitbetaald. Het doel was om de grote toestroom aan Tozo aanvragen efficiënter te verwerken en snel uit te kunnen betalen door de inzet van Robot Proces Automation (RPA).

De oplossing

De noodmaatregelen die door het kabinet zijn genomen, hebben tot effect gehad dat veel ondernemers ondersteuning hebben aangevraagd en er snel gehandeld moest worden om deze te verwerken. Jelmer Holwerda, ontwikkelaar RPA-team, was betrokken bij het project en zag dat door de inzet van robotiseringstools klanten snel een betaling konden ontvangen. Ondernemers zijn daardoor in economisch zware tijden goed geholpen.

De ontvanger heeft binnen 24 uur de uitkering op zijn rekening

De registratie van de Tozo aanvragen is door middel van robotinzet volledig geautomatiseerd. Dit betekent dat de aanvragen snel, effectief en efficiënt afgehandeld worden. Bij oplevering van dit project is de handmatige verwerking door ca. 125 personen afgeschaald naar 2 en is er een volledig “kop/staart" proces voor levensonderhoud voor Tozo ontstaan. De aanvrager ontvangt nu binnen 24 uur de uitkering op zijn rekening.
De casus heeft er ook toe geleid dat bestaande processen, zoals reguliere aanvraag BBZ en IOAZ, tegen het licht zijn gehouden en de RPA-oplossing ook daar is toegepast. Daarnaast zijn ook afgeleide processen, zoals de jaarlijkse renteberekening op openstaande kredieten, aangepast. Deze activiteiten zijn enorm in aantal toegenomen door de verstrekking van Tozo kredieten.
De RPA-oplossing is inmiddels gedeeld met andere gemeenten en er zijn webinars, demonstraties en 1:1 gesprekken gevoerd met geïnteresseerde gemeenten. Een aantal gemeenten heeft de oplossing inmiddels ook ingezet.

Bekijk het filmpje van deze case op YouTube - desgewenst kun je de ondertiteling aanzetten.

Assessorenrapport

De assessoren concluderen dat de gekozen RPA-oplossing werkt en met goed resultaat.
De casus is volgens de assessoren een oplossing met herbruikbare componenten die in andere processen ingezet kunnen worden. Ook zien zij dat het volledig geautomatiseerd verwerken van gegevens interessant is voor alle gemeenten. Het is mogelijk interessant in het kader van Commonground om dit verder te ontwikkelen en aan alle gemeenten beschikbaar te stellen. De gemeenten kunnen dan de ontwikkelkosten delen door gezamenlijk in te kopen en te ontwikkelen en hebben vervolgens alleen de beheerskosten.

Kijk voor meer info op de site van GemeenteDelers.