NB dit is een repost van mijn blog op ericburger.nl maar BREED lijkt me de geschikte plek om het gesprek te voeren.

Als ik naar de Verenigde Staten reis – er van uitgaande dat we er straks nog in mogen – moet ik een stekker mee. Die heeft ook twee puntjes, maar andere dan de stekkers thuis. Ze lijken op elkaar maar de uitwisselbaarheid is nul. Ik had, toen ik nog op gas reed ook altijd diverse koperen hulpstukken in de auto, omdat de buitenlandse vulnippels niet zomaar pasten. Het lijkt allemaal wel op elkaar, maar compatibiliteit ho maar. In de ICT streeft men standaarden na om uitwisselbaarheid te vergroten en zo – uiteindelijk – de samenwerking tussen applicaties te verbeteren en kosten te reduceren.

De archiefwereld werkt nationaal en internationaal al vele jaren aan normering. De belangrijkste kwaliteitsnorm voor archivering – NEN-ISO 15489-1 – is sinds zijn introductie in 2001 al eens grondig herzien (2016) door nieuwe inzichten over digitale archivering. Zo is er ook de NEN-ISO 2308-1 (metagegevens) uit 2006. En heeft het Nationaal Archief in samenwerking met Archief 2020 in 2013-2014 het zgn. Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) ontwikkeld. Een document dat “kan [mijn curs.] worden gebruikt als model voor het door elke zorgdrager individueel vast te stellen, op de eigen organisatie toegesneden profiel.” Doel van het profiel is bij te dragen “aan standaardisatie van metadatering door overheden.” En dat is belangrijk omdat “alleen door standaardisatie moeiteloze uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties tot stand kan komen.” Plus dat de digitale dossiers straks moeiteloos een e-depot zouden moeten kunnen binnenstromen.

Je zou zeggen – met de analogie van vulnippels en reisstekkers in het achterhoofd – dat een beetje uitwisselbaarheid net zo waardeloos is als geen uitwisselbaarheid. Inderdaad blijkt uit de resultaten van de eerste experimenten met digitale overdracht naar e-depots dat metadata incompatibilietit fnuikend is voor een vlotte overdracht. Uit het voorbeeld van Provincie Utrecht (2016) is op te maken dat zelfs uit één van de meest robuust geachte recordsmanagement applicaties ter wereld zo’n overdracht niet is te realiseren.

• “Het metadataschema van het Documentmanagementsysteem (DMS) Documentum van de provincie en het TMLO, de landelijke standaard die gebruikt wordt door NA/HUA verschillen op een aantal cruciale punten. Dit betekent dat dossiers niet zonder meer overgebracht kunnen worden naar het e-depot. Een aantal verschillen is gemakkelijk te verhelpen door verbeteringen aan het DMS en (het uitvoeren van) nadere interne afspraken maar een aantal zijn technisch niet zo makkelijk op te lossen.
• Met de huidige tools kunnen alleen documenten en afzonderlijke dossiers handmatig worden geëxporteerd. Een exporttool voor het periodiek overbrengen van grotere bestanden is noodzakelijk.”

Op zich is de Utrechtse ervaring een ijzersterk pleidooi voor vergaande standaardisatie van metadata in archiefsystemen van de overheid. Alleen daarmee kunnen we de beschreven problemen (handmatige invoer, onmogelijke mappings, veelheid aan aanvullende export- en translatie=tooling) te lijf. Ook is de Utrechtse ervaring een bewijs dat ook het beste archiefsysteem nog niet in staat zal zijn probleemloos documenten voor de eeuwigheid te bewaren. Nog afgezien van de vraag of het systeem zo vriendelijk in gebruik was, dat gebruikers ook daadwerkelijk hun documenten en e-mailberichten daar altijd keurig aan hebben toevertrouwd. Immers, “In gelul kan je niet archiveren.” (dank @joostvankoutrik).

Die probleemloze overdracht kan alleen als er geen discussie meer is over de dikte, lengte en hoeveelheid van de pootjes van de  stekker, of de diameter van de vulnippel. Eenduidigheid en absolute normen zijn noodzakelijk. Wat we echter zien is dat TMLO nu (nog) teveel discussie (kudos BREED!) veroorzaakt om op dit moment, begin 2017,  een betrouwbare en robuuste norm te zijn. Voor elk metadata-element is een afzonderlijke discussie in het forum en veel elementen leveren nog fundamentele, half beantwoordbare vragen op.

De opstellers van TMLO hebben, juist ook daarom, een vervolgstap gezet, zo blijkt uit het recente persbericht van het Nationaal Archief. Er wordt nu gewerkt aan een Informatiemodel TMLO. “Het model is een verdere uitwerking van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en heeft als doel nadere afspraken te maken over de invulling van metadata-elementen van TMLO.” En: “Nadere afspraken dragen bij aan een meer eenduidige interpretatie van het TMLO en de metadata-elementen.”

Want die eenduidige interpretatie is op dit moment niet goed mogelijk, waardoor leveranciers bij hun implementaties problemen ondervinden. Er komt dan ook nog – ook in 2017 – “een uitwisselingsformaat (dit regelt hoe informatie wordt uitgewisseld tussen systemen).”

In de tussentijd worden organisaties verzocht zich ‘pragmatisch’ op te stellen. Daarmee komen ze dan wel in de richting van uitwisselbaarheid, maar stekkers vragen absolute uitwisselbaarheid. Ik denk dat iedere metadatastructuur die in de richting komt van de bedoelingen van het TMLO al iets zal bijdragen aan toekomstige uitwisselbaarheid en soepeler overdracht naar een e-depot. Maar vooralsnog zijn ervaren we in de praktijk van implementaties teveel goede bedoelingen en te weinig absolute zekerheden. Het is niet anders, we moeten het er mee doen.

Vooralsnog zeg ik: liever nu een door gebruikersvriendelijkheid goed gevuld RMA, dan een lege dop met perfect metadataschema. In de loop van 2017 wordt alles beter.