BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Strategisch portfoliomanagement: 'de goede dingen goed doen'
Bron: website Common Ground
Gemeenten willen flexibel en wendbaar kunnen inspelen op maatschappelijke vraagstukken. Dit stelt ook eisen stellen aan de gemeentelijke informatievoorziening. Tijd, mensen en geld zijn schaars, dus er moeten keuzes worden gemaakt, gewogen keuzes. Maar hoe doe je dat? Een middel is door op gestructureerde wijze portfoliomanagement in te richten.
Maandag 2 maart was er een bijeenkomst met verschillende gemeenten - groot en klein - over strategisch portfoliomanagement. ‘Da's makkelijk gezegd’, maar het is niet iets wat je van de ene op de andere dag invoert. Hoe krijgen we overzicht in hetgeen er loopt in de gemeente en daarbuiten? Wat komt er op de gemeente af vanuit het Rijk? En vergeet de technologische ontwikkelingen niet!
Voordat de werksessies van start gingen pitchten een drietal gemeenten hoe zij grip proberen te krijgen op hetgeen er speelt:
- In Rotterdam gaat portfoliomanagement zowel over dingen goed doen als over de goede dingen doen. De focus ligt hierbij op het tweede. Zo probeert Rotterdam de goede dingen te doen door afdelingen zoals publiekszaken of sociale zaken (de ‘business’) meer te betrekken zodat portfoliomanagement geen ICT-feestje is.
- In Den Bosch halen de i-adviseurs elk kwartaal op wat er loopt aan ontwikkelingen en wat de behoefte is bij de business. Dit resulteert in een enorme lijst: rijp en groen door elkaar. Deze lijst wordt vervolgens gecategoriseerd in 5 thema’s: bedrijfsvoering, wetgeving, vervangingsinvestering, samen organiseren en datagedreven werken. De laatste 2 thema’s zijn meer strategisch van aard en worden besloten door directie. Door de items op de lijst te scoren wordt het portfolio vastgesteld waar elk kwartaal in het controllersoverleg de voortgang en prio’s van worden besproken: doen we de juiste dingen?
- In Hilversum is het portfolio ingericht langs de as van het geld. Om overzicht te krijgen is er een lijst opgesteld met de projecten met een informatie of datacomponent. Gestimuleerd wordt de huidige stand van zaken te bespreken met opdrachtgevers en – nemers. Maandelijks wordt er het overzicht rondgestuurd om met name reacties en discussies te stimuleren.
Inrichten van het eigen portfolio
De eerste werksessie ging over inrichten van je eigen portfolio. Is er een gezamenlijke aanpak of zijn er handvatten te herkennen? Dat begint bij wat voor elke gemeente relevant en belangrijk is. En dat verschilt. Bij de een gaat het nog om het ICT-portfolio terwijl de ander het 'goede gesprek' probeert te voeren met de andere afdelingen. Hoe spreek je elkaars taal? Zaak is klein te beginnen, te leren en aan te passen. Start met overzicht krijgen:
De eerste werksessie ging over inrichten van je eigen portfolio. Is er een gezamenlijke aanpak of zijn er handvatten te herkennen? Dat begint bij wat voor elke gemeente relevant en belangrijk is. En dat verschilt. Bij de een gaat het nog om het ICT-portfolio terwijl de ander het 'goede gesprek' probeert te voeren met de andere afdelingen. Hoe spreek je elkaars taal? Zaak is klein te beginnen, te leren en aan te passen. Start met overzicht krijgen:
-Wat draait er nu allemaal aan applicaties?
-Welke contracten zijn daarvoor aangegaan?
-Sart met gesprekken waar de energie is
-Zorg voor draagvlak van je directie.
GGU / Common Ground-portfolio
Een belangrijke vraag die zich voordoet, is hoe je je eigen gemeentelijke portfolio matcht met de GGU/Common Ground-portfolio? Die vraag stond centraal in de tweede werksessie. Het portfolio dat gemeenten samen ontwikkelen in GGU-verband (Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering) moet goed worden ingepast, maar dat begint bij snappen wat er staat. Vaak zijn de termen erg ICT-achtig en dat vraagt enige technische kennis om het geheel te begrijpen.
Samen organiseren
De urgentie van 'samen organiseren' wordt wel gevoeld; van elkaar leren en elkaar helpen. Daarom gaan we in kleiner verband een aantal onderwerpen verder verdiepen alvorens er een nieuwe bijeenkomst wordt gepland. Denk aan: hoe bereiken we draagvlak van de directie voor portfolio management en welke ‘good practices’ kunnen we inzetten in onze gemeente? Ook zijn veel gemeente bezig met vervangingsinvestering voor zaakgericht werken. Hoe slaan we de handen ineen?
Vervolg en vragen
We kijken terug op een zeer geslaagde bijeenkomst waarbij onderling veel informatie en contactgegevens zijn uitgewisseld. Tijdens de afronding bleek dat de gemeenten met elkaar in gesprek willen blijven. Er wordt een volgende bijeenkomst georganiseerd om uit te werken hoe de GGU-portfolio ingepast kan worden in de (strategische) portfoliomanagement van de gemeenten.
Wilt u meer informatie over deze portfoliomanagement-sessie of het vervolg? Neem dan contact op met Mascha Kranse of Cees van Westrenen.
Opmerking
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie