De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 wordt onder begeleiding van de Adviescommissie Archieven geëvalueerd. In juni vond de officiële start van het evaluatieproces plaats, dat in oktober wordt afgerond. 

In de Selectielijst was vastgelegd dat 5 jaar na de inwerkingtreding een evaluatie zou plaatsvinden. Deze evaluatie zal worden uitgevoerd door onderzoekers van Berenschot en Statisfact.

Doel  

Door de procesgerichte opzet van selectielijst kunnen bewaartermijnen automatisch worden ingericht en ingebouwd in systemen, in directe samenhang met de processtructuur van de gemeentelijke informatiearchitectuur GEMMA. Er zal worden onderzocht of de selectielijst bijdraagt aan de digitalisering en het zaakgericht werken, welke belemmeringen gemeenten ervaren en welke oplossingsrichtingen zij zien. De evaluatie moet inzicht geven of de opzet van de selectielijst deugdelijk en uitvoerbaar is, maar ook leesbaar en begrijpelijk voor burgers. 

Geen mutaties bewaartermijnen 

De evaluatie is gericht op de structuur van de selectielijst en niet op wensen ten aanzien van individuele bewaartermijnen. Een inventarisatie daarvan vindt later plaats. 

Interviews 

De onderzoekers nemen bij een aantal gemeenten diepte-interviews af. Bij het selecteren van de gemeenten is er zoveel mogelijk rekening gehouden met grootte en spreiding. Er worden ook diepte-interviews gehouden met gemeenschappelijke regelingen en leveranciers van zaaksystemen.  

Enquête  

Aanvullend op de diepte-interviews en in samenspraak met een afvaardiging van de Adviescommissie Archieven zal een enquête worden uitgezet onder archivarissen, informatiespecialisten, DIV-managers en gemeenteambtenaren die gebruik maken van de selectielijst om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen. Wanneer en hoe deze enquête uitgezet zal worden zal te zijner tijd via vng.nl en via het VNG Forum Grip op informatie worden gecommuniceerd.