Regelmatig kom ik bij archiefafdelingen (DIV, DIM, DI of hoe ze ook heten) die er nog steeds van overtuigd zijn de afdeling te zijn waar de post moet worden geregistreerd en het archief moet worden beheerd. Er wordt gestrooid met de archiefwet- en regelgeving, archiefverordening, interne regels en procedures, organisatie- en functiebeschrijvingen. Kortom alles wat maar enigszins houvast biedt aan deze overtuiging. Men is druk bezig met het ‘eigen vak’. Soms bekruipt mij het gevoel dat deze afdelingen echt een beetje vergeten zijn waar het, in hoofdzaak, allemaal om draait. Namelijk zorgen dat het primaire proces maximaal wordt ondersteund bij de uitvoering van werkzaamheden. Het mogelijk maken dat instanties hun taak naar behoren, op een zo efficiënt mogelijk wijze kunnen uitvoeren. Managers en/of proceseigenaren zijn in deze veelal integraal verantwoordelijk voor alle middelen die daarbij horen. Medewerkers, financiën, kantoormateriaal, werkruimte en ja, ook informatie. Informatie maakt onderdeel uit van het proces. Daar hoort het thuis. Het gaat erom dat, binnen dat proces, de juiste persoon, de juiste informatie, op het juiste moment, op de juiste manier en op de juiste plaats beschikbaar heeft. Op papier en/of digitaal. Documentgebonden of niet. Dit alles zodat men de burger, het bedrijf of overheidsorganisatie op een adequate wijze van dienst kan zijn. Waarom dan toch die taakgerichte (taakverplichte) gedachte van DIV?

Er was ooit een tijd waarin het uitvoerend typewerk, het vervaardigen van brieven, werd gedaan door vooral dames op typekamers. De typekamers verdwenen. Natuurlijk was er gemorrel. Het was een direct effect van automatisering en de komst van tekstverwerkingssoftware. Belangrijk punt, het bleek een stuk efficiënter ten aanzien van het werkproces. De gemiddelde doorlooptijd van opstellen, laten typen, ondertekenen en verzenden van een brief kon aardig worden verkort. Het bracht een versnelling teweeg in het afhandelen van zaken. Tegenwoordig typt iedere medewerker zijn eigen stukken. Het is een heel gewone manier van werken geworden.

Laten we de lijn eens doortrekken. We leven steeds meer in een digitale maatschappij. Zaken worden digitaal afgehandeld. Dus ook digitaal werken neemt een enorme vlucht. Er komen dagelijks middelen bij om dit op uitstekende wijze te faciliteren. Gevolg, het werk verandert. We ervaren bij overheidsinstanties de opkomst van klantencontactcentra (KCC), zaakgericht werken, verdergaande procesdigitalisering en ‘Het Nieuwe Werken’. Meerdere aspecten dragen er aan bij dat daardoor post- en archiefwerkzaamheden een andere vorm en plek gaan krijgen binnen de organisatie. Soms onder een andere noemer. Soms uitgevoerd door andere personen. Het kan allemaal efficiënter, sneller, beter passend bij het digitale werkproces. Scannen wordt ondergebracht bij de postkamer van facilitaire zaken of wordt zelfs extern uitbesteed. Er komt geen papier de deur meer in. Digitale contact (denk ook aan social media), registratie van digitale documenten (steeds meer geautomatiseerd), de koppeling aan zaken, het wordt veelal ondergebracht binnen het KCC of bij afdelingen zelf. Het beheer van digitale documenten en andere informatie wordt, met gebruik van de bij het proces meest passende systemen, overgenomen door de proceseigenaar zelf. Medewerkers archiveren steeds vaker de digitale documenten en overige informatie automatisch, binnen de uitvoering van het werkproces. Daarbij worden processen en bijbehorende documentstromen zo ingericht dat deze plaats en tijdonafhankelijk kunnen worden uitgevoerd en altijd toegankelijk zijn. Toegankelijk met gebruik van, als het even kan, ‘your own device’. In het kader van ‘de transparante overheid' en verdere digitale samenwerking ook toegankelijk van buiten, voor burger en bedrijf.

Door het anders inrichten en elders onderbrengen van vooral uitvoerende werkzaamheden, verdwijnt op den duur dus, gelijk aan ooit de typekamers, de traditionele post- en archiefafdeling. En ja, ook dit wordt weer een gewone manier van werken.

Kortom, velen moeten er misschien nog aan wennen, maar de verandering zit er nu toch echt aan te komen. Mijn advies aan diegenen die daar nog moeite mee hebben of het een beetje waren vergeten, richt je niet meer op het behoud van de DIV-, DIM- DI-afdeling of je eigen functie. Verstop je niet achter regels. Ga in gesprek met de proceseigenaar, procesmedewerkers, ICT en anderen binnen de organisatie. ‘There is the place to be’. DIV, ICT wees complementair aan elkaar. Slecht zo nodig muren. Regel samen, vanuit een nieuw concept ‘informatiedienstverlening’, de beste ondersteuning. Natuurlijk wel gecontroleerd, in goede samenwerking en met goede communicatie. De regels, procedures, organisatie- en functiebeschrijvingen…… die passen we later wel aan.

En oh ja, de dames van de typekamer, geen zorgen, de meesten leefden/leven nog lang en gelukkig.

De Voorsprong

John Gerse