Er zijn SharePoint-boeken en – handleidingen te over, bij iedere nieuwe release en sinds de komst van SharePoint Online in Office 365. Die boeken nemen SharePoint doorgaans als uitgangspunt en beschrijven functionaliteiten voor recordsmanagement aan de hand van het aanbod in de applicatie. SharePoint recordsmanagement and metadata. Digital archiving in Office 365 (140 pg, 2015) door Alfred de Weerd pakt het – terecht  - anders aan. Hij gaat uit van principes en normen voor archivering. En beziet van daaruit de door SharePoint aangeboden functionaliteiten. Een Engelstalig boek van een Nederlandse auteur en alleen al door zijn uniciteit een must have voor recordsmanagers, informatiemanagers, functioneel beheerders en consultants die op het terrein van documentmanagement en archivering actief zijn.

Ik heb het boek met plezier tot mij genomen en sprak met De Weerd. Waar heb je de kennis van recordsmanagement op gedaan om dit boek te kunnen schrijven?

Als SharePoint document management consultant kom ik bij klanten, zowel overheden als niet-overheden, vanzelf ook in aanraking met records management. Omdat ik een nogal nieuwsgierige natuur heb ben ik vrij diep in de materie gedoken, met IT consultants en DIV medewerkers. Ik heb ook behoorlijk diepgravend de wet- en regelgeving en de NEN/ISO 15489 normen bestudeerd. Met mijn reviewer, Tom Wight, die zelf recordsmanager is bij een ministerie heb ik gediscussieerd. Tot slot heb ik ook veel collega’s bij CGI die zich met de materie bezig houden kunnen interviewen.

Het boek is geschreven voor toepassing in SharePoint on premise en SharePoint Online vanaf de SharePoint 2010 release. Je verwacht ook dat het geldig zal blijven voor de SharePoint 2016 release. Hoe wil je om gaan met wijzigingen? Vooral Office 365 verandert voortdurend. Komt er een update van het boek?

Het boek wordt uitgegeven via Amazon die ook ‘on demand’ drukken. Dat betekent dat er niet een voorraad van enkele duizenden exemplaren wordt gedrukt, maar bij iedere bestelling een exemplaar.  Afwezigheid van een voorraad maakt vervanging gemakkelijk en zonder risico. Mijn bedoeling is om binnen twee maanden na iedere grote wijziging een update uit te brengen. Datzelfde geldt trouwens ook voor nieuwe inzichten die ik krijg. We gaan binnen CGI een hackathon SharePoint records management doen, gebaseerd op het boek. Het zou heel goed kunnen dat hier leuke nieuwe dingen uitkomen voor het boek. Ook hoop ik op commentaar van lezers, in de zin van ‘leuk, maar hoe ga je met die-en-die situatie om?’. Dat is dan iets dat in ik een volgende versie zou kunnen verwerken.

Het boek hanteert de internationale standaard ISO 15489-1 Information and documentation – Records management (2001) als uitgangspunt. Deze is zelf overigens ook in revisie (verwachting nieuwe release juli 2016). De eerste drie hoofdstukken volgen de lijn van de norm en beschrijven aan de hand daarvan de praktische implicaties voor SharePoint. Waar ISO 1549-1 bijvoorbeeld de rol van de recordsmanager beschrijft, gaat De Weerd in op de relatie tussen recordsmanager en functioneel beheerder. Ook later, bijvoorbeeld bij de beschrijving van de in-place records functie ook weer nuttige governance tips over de rollen in het beheer en welke keuzes in configuratie daarbij horen.

Heldere uitleg ook over het begrip ‘record’ in archivistische zin en ‘record’ in een recordsmanagement systeem.  Een informatie-object is immers per definitie een record als het de weerslag is van een zakelijke transactie, maar om het tot een record in een systeem te maken moet je een handeling verrichten (‘to declare a record’, wat overigens in de NL vertaling van SharePoint ‘een record declareren’ is geworden).

Ook nuttig om informatie bij elkaar te hebben over functionaliteit die soms lastig te vinden is op internet, zelfs in de Microsoft Technet pagina’s. Ook enkele voor recordsmanagement relevante verschillen tussen SharePoint on premise en Online hier: het vinden van de contenttype hub, de onwijzigbare instellingen van de timer job voor retentie (die is in SP Online standaard een week en niet te wijzigen voor test doeleinden).

De verschillende functionaliteiten worden vervolgens ook toegepast in een praktijkcase over het opstellen, wijzigen, vaststellen, opslaan en archiveren van handboeken, die is uitgewerkt tot en met het configuratieniveau.

Een apart hoofdstuk is gewijd aan nut en noodzaak van metadata, - toepassingen en –beheer. Behalve de overwegingen om wel of geen metadata te gebruiken, bevat het nuttige praktische tips voor de automatische toevoeging of juist extractie van metadata bij documenten en de inzet van taxonomieën. Voor de liefhebber bevat het hoofdstuk een extensieve beschrijving van Dublin Core elementen en hun vertaling in SharePoint kolommen.

Is er toch nog kritiek mogelijk op een boek dat voor dit moment wel uniek is? Een enkele vertaalfout valt op (‘National Archive’). Ook de verwijzingen naar kleuren in de zw/w afgedrukte illustraties (p.a. pg 15) hadden iets meer aandacht van een finale redactie kunnen krijgen. Opvallender vind ik de gedateerde verwijzingen naar normen en certificering. De tekst haalt op verschillende plaatsen ‘ReMaNo’ aan (ReMANO  - aldus afgekort staat voor Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid). Omdat het in één adem met de Amerikaanse DoD 5015.2 standaard wordt genoemd, was verwijzing naar de meer recente (en toegepaste) Nederlandse norm NEN 2082 (2008!) meer voor de hand liggend geweest. Voor deze norm is certificering in Nederland, zij het niet door geaccrediteerde instanties, wel mogelijk. Juist door het aanbod van wel-  en niet-gecertificeerde SharePoint producten in Nederland èn de vragen die binnen overheidsorganisaties leven over certificering was verwijzing op zijn plaats geweest.

De relativering van de normen (pg. 12-13) is interessant, maar door de ontbrekende verwijzing naar de norm voor digitale archivering in systemen niet helemaal correct: ‘the requirements probably date from the era when paper documents were dominant’.

Soms miste ik op één plaats informatie, die later in ander verband juist wel werd vermeld. Bijvoorbeeld de onmogelijkheid om documentsets in-place te archiveren, in de vergelijking tussen in-place records en het recordcenter. Dat komt later wel terug in het hoofdstuk over zaakgericht archiveren (Case management and records management).

De recente ontwikkelingen voor e-mail archivering in Exchange Online zijn wel meegenomen in het boek. Belangrijk ook om daar apart aandacht voor te hebben. De eigenaardigheid van veel oplossingen voor e-mailarchivering (namelijk dat ze wel een afzonderlijke locatie voor opslag aanbieden onder de misleidende naam ‘archiving’, maar geen ‘archivering’ in de zin dat berichten geconserveerd worden) doet zich ook bij Microsoft voor: ‘archiving’ is opslag, maar e-mails kunnen door de gebruiker verwijderd worden. Voor het vastleggen en conserveren moet dan de ‘hold’ functie worden toegepast. Misschien was er bij ter perse gaan nog geen duidelijkheid over deze beperking. Ook de noodzaak van relateren van e-mails aan cases en de beperkingen van e-mailarchivering in SharePoint zelf komen aan bod. Terecht:  ‘For realistic scenarios, an additional tool will be required.’

Maar dat is misschien ook het moeilijke met een  - papieren – boek: de ontwikkeling van Office 365 is sinds 2014 in een stroomversnelling terecht gekomen en is slechts met grote moeite bij te houden. Het is wel zeker dat de verwevenheid van (Sharepoint Online) functionaliteiten in Office 365, zoals in Groeps (Groepen), effecten gaat hebben op het toepassen van formelere structuren in Office 365

Al met al is SharePoint recordsmanagement and metadata een zinvol naslagwerk, dat ik zou aanschaffen. Niet alleen als je met recordsmanagement in SharePoint aan de slag gaat. Ook voor governance en metadata bevat het waardevolle inzichten. Wel verwacht ik een (online?) actuele versie die ook de laatste ontwikkelingen in Office 365 adresseert, om de ondertitel Digital archiving in Office 365 helemaal waar te maken.

Het boek is te bestellen via Amazon en (wellicht snellere levering) Amazon.de Het boek is inmiddels ook in digitaal formaat (Kindle) uit. Het gedrukte boek kan ook gewoon besteld worden bij de boekhandel, met ISBN-13: 978-1519202680