Microsoft SharePoint is een platform dat door sommigen wordt verheerlijkt en door anderen verguist. Op het eerste gezicht lijkt dat vreemd, maar het is eigenlijk ook wel weer logisch: als je iets moet doen dat precies binnen SharePoint past is dat plezierig, maar als je gedwongen wordt SharePoint te gebruiken voor iets waarvoor het niet geschikt is dan leidt dat tot minder prettige ervaringen. Ik blijf de standaard opmerking van mijn eerste manager mooi vinden: voor iemand met een hamer is elk probleem een spijker.

Ook binnen SharePoint hebben we die fase gehad, alles moest kunnen met SharePoint. Het was immers een uitbreidbaar platform! Dus bleven we timmeren op die functionele schroef met onze SharePoint hamer.

Iets vergelijkbaars geldt ook voor records management en SharePoint. Als een records management systeem complexe functionaliteit moet ondersteunen, zoals de volledige ondersteuning van NEN 2082, dan is SharePoint niet geschikt. In andere gevallen kan het wel een goede keuze zijn:

• SharePoint ondersteunt zowel document management, samenwerken (collaboration) als records management, waardoor het makkelijker is met een integrale oplossing te komen voor de gehele levenscyclus van documenten en records, aansluitend bij de records continuüm gedachte.

• Vanuit gebruikersperspectief betekent dit een gemeenschappelijke user interface en een hoge gebruikersvriendelijkheid, waarbij SharePoint document management functionaliteit zoals zoeken, sorteren, filteren en metadata ook beschikbaar is voor records

• Vanuit het informatieperspectief betekent dit dat dezelfde classificatie voor documenten en records kan worden gebruikt, waar van toepassing

• Vanuit operationeel perspectief is het een voordeel dat er, naast het document management systeem, niet een apart records management systeem hoeft te worden verworven. SharePoint kan aangesloten worden op gespecialiseerde records management systemen, maar dit introduceert toch extra complexiteit en maakt bovenstaande voordelen ongedaan

Hierbij ben ik er vanuit gegaan dat SharePoint al de gekozen oplossing is voor document management, samenwerken en intranet portaal. SharePoint uitsluitend introduceren als records management systeem op een ander document systeem lijkt me een brug te ver.

Naast het bovenstaande is het van belang dat de records management oplossing eenvoudig is, of wordt gemaakt. Als we een functionele schroef hebben kunnen we onze SharePoint hamer het beste thuislaten. Hoewel, soms kan iets in plaats van met een schroef, ook met een spijker bevestigd worden. Of met twee spijkers. En dan kan SharePoint toch nog nuttig zijn. Dat dit echt niet alleen voor kleinschalige organisaties een oplossing hoeft te zijn wordt bewezen door General Motors. Ik raad deze presentatie aan.

SharePoint en ieder ander technisch RMS vormt maar een beperkt deel van de totale records management oplossing. In ISO 15489-2 worden verschillende terugkoppellussen gegeven voor het opstellen van requirements voor het RMS en het ontwerpen ervan. Het is een iteratief proces en dat is met betrekking tot de toepassing van SharePoint belangrijk. SharePoint heeft als records management systeem beperkingen, maar ook voordelen, beiden ontsproten uit pragmatisme. Door niet alleen requirements de basis te laten zijn voor het ontwerp, maar ook een feed back loop te creëren van platformkenmerken naar de requirements, kunnen de nadelen verminderd en de voordelen vergroot worden. Dit vergt dan wel wat SharePoint kennis, want lang niet alle functionaliteit wordt ingevuld met specifieke SharePoint records management functionaliteit.

Wil je meer weten? Lees dan mijn boek SharePoint records management  and metadata. Je kunt het vinden op Amazon

 (de link verwijst naar de Duitse Amazon omdat die een korte levertijd heeft).