Het afgelopen weekend hebben we met een aantal collega’s geprobeerd hoe ver we kunnen komen met het implementeren van een case management systeem in SharePoint 2013.

De achtergrond hiervan is dat we voor overheden in de afgelopen jaren diverse case management systemen hebben geïmplementeerd op verschillende platformen en dat we daarbij steeds meer het idee kregen dat dit toch ook relatief eenvoudig mogelijk moest zijn in SharePoint.

De vorm die we daarvoor gekozen hadden was een Hackathon: 15 collega’s anderhalve dag lang opgesloten in een jeugdherberg in het bos, in de wetenschap dat zaterdagmiddag het management komt beoordelen of we geslaagd zijn. Door de tijdsdruk was veel maatwerk bouwen geen optie, alles zou met standaard functionaliteit moeten worden gerealiseerd.

De case was redelijk generiek opgesteld, op basis van dat wat we de afgelopen jaren bij klanten waren tegengekomen. De presentatie ervan duurde enkele uren, maar onderstaande plaat geeft een indruk.

Het werk werd als volgt verdeeld in 3 drie teams:

Na anderhalve dag hard doorwerken en een hoop lol konden we samen met het management constateren dat we in die tijd verbazingwekkend veel functionaliteit hadden weten te realiseren. Ieder blok was onderverdeeld in 5-6 verplichte functies en 4-5 optionele functies. Alle verplichte functies waren gerealiseerd en konden aan het management worden getoond. Een behoorlijk aantal optionele functies waren ook gerealiseerd (maar konden gezien de doorlooptijd van de demo niet meer worden getoond).

De oplossing was volledig standaard SharePoint, behalve een kleine aanpassing in de standaard approval workflow.

Zou de oplossing nu in de praktijk bruikbaar zijn? Nee natuurlijk niet. Een volwaardig case management systeem heeft veel meer functionaliteit dan wat we nu in anderhalve dag gemaakt hebben. Aan de andere kant, zo heel ver verwijderd van een minimaal systeem was ons product nu ook weer niet.

Een belangrijk verschil met de implementatie van een echt case management systeem zit hem erin dat we nu zeer duidelijke, uitgekristalliseerde requirements hadden. Daardoor kon de realisatie zeer efficiënt worden aangepakt. In de echte wereld is dat nooit het geval. Ook al is er nog zo lang door knappe koppen nagedacht, bij de realisatie komen toch altijd weer nieuwe vraagstukken naar boven, doordat alles heel concreet wordt. Omdat die vraagstukken vaak aan het fundamentele proces raken en soms aan complexe bedrijfspolitieke issues kan het veel tijd vergen om ze op te lossen. Al die tijd werkt het team minder efficiënt door.

Door deze Hackathon werden we bevestigd in ons idee dat de implementatie van case management  oplossingen (en enterprise content management in het algemeen) niet zozeer een technische inspanning is, maar dat de tijd vooral zit in het efficiënt boven water krijgen van de requirements, zodanig dat ze aansluiten bij de doelstellingen op hoger niveau.

Al met al een hele leuke ervaring waarin we veel hebben geleerd!