NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Geacht college,
Hierbij treft u een brief aan van de VNG (TPW/U202200323) met 3 bijlagen over de ‘Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek’.
Via deze brief worden gemeenten die willen aansluiten bij de innovatieve selectielijst e-mailbewaring die de VNG Adviescommissie Archieven heeft ontworpen, uitgenodigd de VNG daartoe machtigen.
Deze brief is met name van interesse voor portefeuillehouders DIV, archieven en IT.
Opmerking
Een verstrekkende uitspraak van de rechtbank RotterdamRechtbank Rotterdam maakt duidelijk dat in de zorgplicht (artikel 2.4 Woo) ook een plicht is te lezen van het goed instrueren van medewerkers over hoe omgaan met het bewaren van e-mails. Daarnaast vloeit er ook uit voort dat e-mails goed bewaard moeten worden. En als klap op de vuurpijl leest de rechtbank er ook in dat deze berichten weer opgehaald moeten worden bij andere organisaties als de e-mails niet meer voor handen zijn. Kortom, zorgen = instrueren, bewaren én vergaren. In dit geval wist de gemeente Rotterdam met wie was gemaild (onder meer de gemeente Amsterdam) zodat de berichten daar konden worden opgehaald. De rechtbank stelt de vergaarplicht daarmee boven de doorzendplicht (artikel 4.2, eerste lid). |
Deadline machtiging selectielijst e-mailbewaring verlengd | VNG
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kunnen zich aansluiten bij de selectielijst e-mailbewaring, dat doen ze door de VNG te machtigen en goedkeuring aan het ontwerp verlenen. De eerder gestelde deadline van 15 september is verlengd naar 17 oktober.
Geüpdatet op 23 augustus 2022
De reden is dat gemeenten hebben aangegeven meer tijd nodig te hebben om tot een goede afweging te komen en de procedure te doorlopen om de formulieren in te zenden.
@Harm, je bent als gemeente zelfs niet verplicht om de selectielijst te gebruiken, maar… dan moet het college zelf er een vaststellen. Dat is voor iedere gemeente te veel werk. Zelf heb ik wel positief geadviseerd over machtiging, maar ook bij de Gemeente Den Haag geinformeerd wat de kosten zijn van Onefox. Dat is uiteindelijk toch vaak doorslaggevend, wat kost het?
Persoonlijk vind ik het niet meer kunnen dat gemeenten zonder enige verantwoording emailboxen verwijderen.
@yvonne, soms conformeer je je ergens aan en kun je niet meer terug. Wist niet hoe dat zou zijn als je de VNG machtigt en goedkeuring geeft. Want eigenlijk weet je nog niet hoe het ontwerp eruit ziet en wat de implementatie de organisatie gaat kosten aan middelen. Persoonlijk zie ik de Selectielijst mailarchivering meer als een risicomaatregel.
Gisteren met de regio gemeenten en gr’n besproken. Managers en bestuurders willen toch altijd weten wat zo’n ‘maatregel’ betekent voor de organisatie. Er moet best nog wel wat opgetuigd worden denk ik qua beveiliging, bescherming, autorisatie, protocol/procedure, communicatie etc.
Sorry voor de onderstreping. Kreeg het niet ongedaan op de tablet.
@Harm, waarom zou dat niet kunnen?
Kun je de machtiging en goedkeuring ook weer intrekken als het ontwerp de organisatie niet aanstaat?
Bij de Rijksoverheid wordt extra geld uitgetrokken mede om e-mailarchivering te starten. Het Rijk is al eerder gestart met de capstone methode.
De basis voor de berekening wordt gevormd door de uitgaven aan emailarchivering, websitearchivering, archivering van berichtenapps, het openbaar maken van documenten en de ontwikkeling van tooling voor de Wob. Ook zijn er kosten voor een bewustzijnscampagne meegerekend.
Rijk investeert vele miljoenen in archivering websites en e-mails n...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie