Website DEN

Er is nu een samenvatting beschikbaar van het onderzoeksrapport over het nieuwe Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid dat eerder dit jaar verscheen. De samenvatting beschrijft waarom en hoe het model tot stand is gekomen, welke inzichten we met behulp van dit model kunnen opdoen (op instellingsniveau en als sector) en hoe het project werkt aan een uitbreiding van het aantal deelnemende instellingen in de kostenvergelijking. Bekijk de samenvatting: Nederlandstalig (PDF) of Engelstalig (PDF).

Behoefte aan meer inzicht
Dat digitale collecties duurzaam toegankelijk moeten zijn, staat als een paal boven water. Maar wat het precies kost om dit te bewerkstelligen, is niet duidelijk. Dat gebrek aan inzicht in kosten, baten en de business case maakt het moeilijk om duurzame toegang te realiseren binnen een organisatie. In een project van het Netwerk Digitaal Erfgoed is daarom in samenwerking met BMC het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid (PDF) ontwikkeld, gebaseerd op het model dat het Europese 4C-project eerder opzette. Bekijk ook het volledige onderzoeksrapport (PDF).

Financiële grip en sturing
De vereisten hierbij waren dat instellingen met behulp van het model de kosten van duurzame toegang moeten kunnen bepalen en beheersen. Vervolgens moet het mogelijk zijn om verschillende organisaties en kostencomponenten met elkaar te vergelijken en hiervan te leren. Het kostprijsmodel is een activity based cost model en richt zich op de activiteiten die nodig zijn in het proces van duurzaam bewaren en toegang bieden. Het model geeft inzicht in de kostenstructuren, de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) bij de betrokken instellingen en toont de harde financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. Door de koppeling van de kosten van digitale duurzaamheid met de cost drivers kunnen organisaties met behulp van het model een statistische forecasting uitvoeren om strategische keuzes te helpen onderbouwen.

Aantal deelnemers groeit
Nadat de eerste groep instellingen hun gegevens aanleverden voor het kostprijsmodel werd vergelijking mogelijk, al is het nog op beperkte schaal gezien het relatief kleine aantal instellingen. Tot nu namen het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, EYE Filmmuseum, Stadsarchief Rotterdam, Historisch Centrum Overijssel, Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG), SURFsara, DANS en Het Nieuwe Instituut deel. Het project werkt nu aan een uitbreiding van het aantal deelnemende organisaties. In het najaar start een tweede groep van een tiental bibliotheken, archieven en musea met het kostprijsmodel. In de samenvatting van het onderzoeksrapport vind je meer over de eerste bevindingen en het vervolg van het project.

Meer massa = beter vergelijken. Doe je mee?
Dankzij de instellingen die het kostenmodel nu hebben ingevuld, kunnen we starten met het maken van vergelijkingen – iets wat hiervoor niet mogelijk was. Duidelijk is wel dat de waarde van de informatie die uit het kostprijsmodel komt, toeneemt wanneer het aantal deelnemende instellingen stijgt. Pas dan is het mogelijk om statistische vergelijkingen te maken. We komen daarom graag in gesprek met organisaties die ook meer zicht en grip willen krijgen op hun kosten voor duurzame toegang. Heb je interesse? We vertellen je graag hoe we kunnen ondersteunen bij het proces. Neem contact op met programmamanager Marcel Ras.