BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
RM by design
Ik heb in ISO-verband een tekst geschreven over Records management by design (zie ISO_TC46_SC11_WG22_WD_a3_RM-by-design_2022m010d07s.pdf). Misschien ook interessant voor de lezers van het Breednetwerk.
Een tweede reden waarom ik dit deel is dat inhoudelijke reacties welkom zijn. Die zouden zelfs als input kunnen dienen bij lopende ISO-ontwikkeltrajecten.
Naast een working group voor RM in structured data environments (ISO/TC46/SC11/WG22) is er nu ook een zogenoemde Ad Hoc Group voor Records management by design (ISO/TC46/SC11/AHG08). Ook daarin speelt Nederland een belangrijke rol, en ook daarom is input uit het veld over RM by design welkom (ik zeg 'uit het veld' omdat input vanuit het Nationaal Archief al geregeld is).
Adrie
Opmerking
-
Reactie van Saskia Giesbers op 20 November 2022 op 15.09
-
Succes ermee verder, Adrie!
-
Reactie van Adrie Spruit op 18 November 2022 op 22.21
-
Ha Saskia,
Hierbij de laatste en aangepaste versie die ik heb ingeleverd bij WG22: ISO_TC46_SC11_WG22_WD_a3_RM-by-design_2022m011d16.pdf die ik heb ingeleverd bij WG22.
Mogelijk voorlopig ook de laatste, want deze versie is direct en zonder overleg met mij zo aangepast dat ik delen niet meer herken en begrijp vanuit mijn informatiearchitectuurperspectief (ik ken nog niet alle gewoontes en gebruiken in de ISO-wereld). Nu ben ik benieuwd hoe dit verder gaat ....Adrie
-
-
Heel goed, Adrie. Ben benieuwd hoe het verder gaat.
Groet,
Saskia
-
-
Bijgaand wat het geworden is in ISO/TC46/SC11/WG22: document_N85.
En .... de term 'records management solution' gaat hier nog uit, alsnog. Want er zijn mensen die stellen dat men dat te vaak zal lezen als een 'dedicated RM application' oftewel een RMA want 'solution is in het Engels iets technisch'. Omdat ik het zo specifiek niet bedoelde, moet ik daarvoor dus nog wat anders verzinnen.
Dit is dus nog niet de allerlaatste versie van het RM by design-onderdeel in een TR in wording over RM in structured data environments, om praktische redenen tot nu toe toegespitst op relationele databases zoals ooit min of meer gedefinieerd door Edgar F. Codd.Adrie
-
-
Hoi Adrie,
Ik ben het helemaal eens met jouw reactie op het volwassenheidsmodel van de WG20. Als je meer wilt weten hoe ik denk over kwaliteitszorg en het gebruik van een volwassenheidsmodel, dan kan ik je mijn boek "Kan dit weg" van harte aanbevelen.
Het zou mooi zijn als BREED kan fungeren als achterban voor het toetsen van ISO ideeën en voorstellen. Je zou ook het KIA netwerk kunnen proberen.
Groet,
Saskia
-
-
Ha Saskia,
Wat betreft de term 'records management solution' zoals ik (wel vaker) gebruik:
De def. van RM in de 15489 zegt dat RM voor een 'field' oftewel aandachtsgebied staat. Ik gebruik de term RM solution (of solutions) als ik onderscheid wil maken tussen enerzijds eisen/requirements, regels/rules, voorschriften etc. en anderzijds alles aan de 'oplossingenkant' wat je kunt of moet regelen om aan die eisen etc. tegemoet te komen, en daarbij kan het gaan om processen, rollen, applicaties, instrumenten. In WG22-verband hebben we het over specifieke issues/challenges en denken we na over oplossingsrichtingen. Maar als ik het heb over RM solutions dan is dat wel gewoon mijn taalgebruik om dingen uit te leggen en dat taalgebruik is maar voor een deel gebaseerd op formele ISO-definities.
Wat betreft het volwassenheidsmodel waar WG20 vanuit gaat:
De vijf volwassenheidsniveaus van ARMA waarnaar je verwijst zijn zeer herkenbaar en zijn vergelijkbaar met wat ook in veel andere vakgebieden wordt gebruikt. Zelf vind ik dat daarin niet het grootste probleem zit in het laatste product van WG 20 zoals afgelopen zomer besproken in WG20. Ik voeg dat hierbij. Dan kun je zelf oordelen.
ISO-TC46-SC11-WG20_N6_RM-capability_assessment_model_version_2-1c2.pdf
Het belangrijkste commentaar dat ik schriftelijk formuleerde voorafgaand (in het voorjaar) aan de WG20 meeting afgelopen zomer was:
- 'The subject matters and is important, but in this way it does not appeal, it is to difficult to understand (due to the different levels of consideration) and not directly applicable.
The scope of the standard has been mentioned as guidance for organizations to assess their capability to manage their records management processes. But the guidance is more about how organizations can develop their own assessment model or process. So, this guidance is very high level, thereby fairly abstract and difficult to use as a starting document.' - Met erbij als 'proposed change': 'Choose an approach for the content of the whole standard that is more directly applicable'.
Anders en kort geformuleerd: te ingewikkeld, en 'begin opnieuw', terwijl tegelijkertijd voor dat laatste in principe geen ruimte is qua tijd en menskracht voor en bij WG22.
Ik had me bij het formuleren van commentaar onder andere afgevraagd welke 'gewone' gebruikers blij zouden worden van zo'n norm. Binnen mijn NEN-omgeving was ik niet de enige die de indruk had dat aan de gebruikerskant 'weinigen zitten te wachten' op een norm met de opzet zoals die er nu (al weer enige tijd) ligt.Maar ben wel benieuwd maar wat jouw indruk is.
Overigens zou ik dit soort materiaal hier vaker kunnen delen, vooral als ik ga merken dat ik via dit platform een achterban kan bereiken die op dit soort materiaal gaat reageren met meedenken en commentaar geven .....
Adrie
- 'The subject matters and is important, but in this way it does not appeal, it is to difficult to understand (due to the different levels of consideration) and not directly applicable.
-
-
Hallo Adrie,
Graag gedaan. Omdat het document in het Engels is opgesteld, heb ik in het Engels gereageerd. Uiteraard prima dat jouw reactie in het Nederlands is.
Bedankt voor de toelichting op de werkwijze van WG22 en AHG8 en de stand van zaken van de werkzaamheden van deze groepen.
Nog twee suggesties naar aanleiding van jouw reacties:
"Records management solution": uit jouw toelichting krijg ik de indruk dat je gewoon "records management" bedoeld (zie definitie in ISO 15489)
Volwassenheidsmodel: graag aansluiten op bestaande maturity models, zowel op gebied van records management (bijv. ARMA maturity levels van recordkeeping/information governance) als volwassenheidsmodellen voor andere specialismen binnen informatiemangement (data management, beveiliging, e.d.)
Groeten,
Saskia
-
-
Hallo Saskia,
Dank voor alle opmerkingen bij de tekst over RM by design in het document dat je als bijlage toevoegde aan je post.
Mijn reacties daarop vind je hier weer bijgevoegd in hetzelfde document, in het Nederlands; dat gaat voor mij toch wat vlotter; je Engelse commentaar hergebruik ik voor in de ISO-wereld.ISO_TC46_SC11_WG22_WD_a3_RM-by-design_2022m010d07s%20opmSG_A3.pdf
Op je eerste opmerking reageer ik hier al door een en ander van wat meer context te voorzien.
Je schrijft: "Why the focus on just structured data environments in this document? The by-design approach has the processes at its heart. And both structured and unstructured data is received, created, used and managed in those processes."
De tekst die ik plaatste en die je van commentaar hebt voorzien schreef ik voor WG22. Die WG gaat over 'RM in structured data environments' en moet zorgen voor een ISO TR oftewel ISO Technical Report over dit onderwerp. Ik ken nog niet alle finesses van de ISO-werkprocessen, maar het is niet ongebruikelijk dat de werkwijze bij een nieuw onderwerp is:
- een verkenning van het onderwerp in bijv. een Ad Hoc Group (AHG);
- opstellen van een TR over het onderwerp, waarbij wordt onderzocht en geïnventariseerd wat de uitdagingen zijn die in een norm zouden moeten worden uitgewerkt;
- het opstellen van een norm.
Alles telkens resulterend in een voorstel waarover vervolgens wordt besloten.
In WG22 was men op enig moment van mening dat RM by design belangrijk is voor RM in structured data environments, misschien zelfs extra belangrijk omdat achteraf oplossingen uitwerken voor RM voor de content van databases nog lastiger is dan voor bijv. tekstdocument, dit o.a. ivm. de structuur van het datamodel van een database die in de ontwerpfase van de database ontstaat. Daarover ontstond een tekst waar ik niet tevreden over was en waarop ik commentaar had. Waarop ik werd gevraagd een betere tekst te schrijven. Tegelijkertijd vond ik ook dat het teveel een hoofdonderwerp werd in het verhaal over RM in structured data environments. Vandaar een indeling van wat ik schreef naar a) een wat kortere subclause/paragraaf en b) een wat uitgebreidere intro over het onderwerp voor plaatsing in een annex van de op te stellen TR.
Daaraan voorafgaand stelde WG22 zich de vraag of er al tekst over RM by design beschikbaar was binnen ISO. Onze conclusie was: dat is niet het geval.WG22 is dec. 2021 gestart. Pas vrij recent is er een AHG8 gestart met een allereerste verkenning naar het onderwerp RM by design. AHG8 zit dus nog in een fase voorafgaand aan een evt. TR over dat onderwerp. Idealiter zou er nu al een TR of norm over RM by design zijn, waarnaar andere normen of TR's zouden kunnen verwijzen. In dat geval zou dat ook kunnen vanuit een TR over RM in structured data environments.
Dat is dus niet het geval.
Wel is mijn tekst over RM by design nu ook input voor AHG8. Het omgekeerde, content van AHG8 als input voor WG22, kon en kan dus niet.Adrie
-
-
Hi Adrie,
Goed dat 'records management by design' in internationaal perspectief beschreven en geduid wordt. Aangezien je vraagt om inhoudelijke reacties, hier het document terug met wat vragen en opmerkingen.
Groet, SaskiaISO_TC46_SC11_WG22_WD_a3_RM-by-design_2022m010d07s%20opmSG.pdf
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie