In 2013 is de Gemeente s-Hertogenbosch begonnen met het uitvoeren van risicoanalyses op het gebied van informatiebeheer. De risicoanalyses worden jaarlijks uitgevoerd. Al doende leert men, dus op basis van de ervaringen van vorig jaar hebben wij onze manier van werken proberen te verbeteren. In deze blog wil ik graag de ervaringen van het project van de afgelopen twee jaar delen.

Project 2013-2014

Van medio 2013 tot en met april 2014 hebben de afdelingen Stadsarchief, Documentaire en Facilitaire Zaken (DFZ) en het Programmabureau Zaakgericht Werken (ZGW) voor het eerst in goede samenwerking met de afdelingen gemeente breed risicoanalyses op informatiebeheer uitgevoerd. Doel van de risicoanalyses was om voor afdelingen inzichtelijk te maken binnen welke processen ze bij informatiebeheer op politiek, juridisch, financieel en cultuurhistorisch vlak risico liepen.

Aanpak

Per afdeling is een risicoanalyse gemaakt. Het afdelingshoofd DFZ heeft samen met de projectleider alle afdelingshoofden aangeschreven. De afdelingshoofden hebben vervolgens materiedeskundigen aangewezen: proceseigenaren en andere sleutelpersonen binnen de afdeling. Met deze mensen zijn interviews gehouden. Daarin zijn de primaire processen in kaart gebracht. Vervolgens is per proces bekeken welke informatie eruit voortvloeit, waar die informatie is opgeslagen en op welke wijze deze informatie beheerd wordt. Op basis daarvan is per proces een inschatting gemaakt van het risico dat de afdeling loopt. Vervolgens zijn de analyses voor hoor en wederhoor voorgelegd aan de geïnterviewden en daarna gepresenteerd aan het afdelingshoofd. Tijdens deze presentatie wordt de analyse besproken en worden concrete acties afgesproken. Na de presentatie wordt de analyse eventueel aangepast en vastgesteld.

Resultaten en leerpunten

Tijdens het uitvoeren van de analyses hebben wij van bijna alle afdelingen alle medewerking gekregen. Men stond in het algemeen positief tegenover het uitvoeren van de analyse. Men was zich bewust van de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer, maar men had weinig beeld bij wat dat inhoudt. Veel afdelingshoofden voelden zich geholpen met de analyse. Ten eerste kreeg men meer inzicht in wat archivering inhoudt. Ten tweede omdat in de analyses heel duidelijk naar voren kwam op welke punten het informatiebeheer goed georganiseerd is en waar actie nodig is. Dit maakt dat afdelingen gericht en efficiënt acties kunnen ondernemen en risico’s kunnen indammen. Het uitvoeren van de risicoanalyses heeft ook bijgedragen aan een verbetering van de positie en imago van het Stadsarchief en DFZ binnen de organisatie. Het biedt het Stadsarchief aanknopingspunten voor de archiefinspectie. Het biedt DFZ een tool om de afdelingen gericht te ondersteunen bij hun informatiebeheer. De analyse werd door DFZ/SA uitgevoerd voor een afdeling. Het eigenaarschap van de analyse en het initiatief voor het oppakken van de actiepunten ligt bij de afdeling. Een punt aandacht blijft wel het vertalen van de bevindingen naar concrete acties en het daadwerkelijk uitvoeren van de acties.

Project 2014-2015

Op basis van onze ervaringen hebben we de aanpak van het project doorontwikkeld. We hebben een aantal belangrijke wijzigingen aangebracht in de werkinstructie en het sjabloon dat we gebruiken. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat onze bevindingen duidelijker onderbouwd worden. De kwaliteit van de analyse wordt daardoor beter en dat draagt bij aan een groter draagvlak voor onze bevindingen en acties. Dit zijn de belangrijkste wijzigingen:

We maken nu expliciet twee doorsnedes: per proces en per opslagmedium. Deze doorsnedes zijn aan elkaar gerelateerd.

• We hebben de belangen (politiek, financieel, juridisch en cultuurhistorisch) expliciet gemaakt in het sjabloon. Aan ieder belang wordt apart een waarde gehecht. Het belang van het proces wordt daardoor veel duidelijker.
• De criteria volgens welke we opslagmedia beoordelen hebben we expliciet benoemd in het sjabloon. Deze worden voor elk opslagmedium ingevuld.
• Betrokkenheid van de sectorcontroller. Dit jaar gaan we voor het eerst per sector de analyses bespreken met de sectorcontroller. Daarmee worden de uitkomsten van de risicoanalyses minder vrijblijvend voor de afdelingshoofden.

Sinds 1 oktober is de actualisatie van start gegaan. Op dit moment zijn we druk met het plannen van interviews, het voeren van gesprekken en de eerste terugkoppelingen. Leuk, spannend en vooral: heel leerzaam!

Wat vinden jullie?

Wij proberen, met vallen en opstaan, risicoanalyses op een steeds betere manier te doen. Daarom willen we graag feedback. Wat vinden jullie van het sjabloon en de werkinstructie? Hoe zouden we het beter kunnen doen? Waar lopen jullie binnen je organisatie tegenaan? We horen het graag, want samen weten we meer!

Bijlagen

Werkinstructie risiscoanalyse: Werkinstructie%20risicoanalyse.docx

Sjabloon risicoanalyse: Sjabloon%20voor%20risicoanalyses%20leeg.xlsx