Bron persbericht gemeente Zeist 16 maart 201

Rekenkamer Zeist benadrukt belang van zorgvuldig digitaal archiveren

Advies is inwoners en raadsleden te betrekken bij invoering van verbeteringen

Snel en gemakkelijk informatie over beleid en besluiten van de gemeente Zeist vinden is een uitdaging. Documenten zijn beperkt beschikbaar en vaak lastig toegankelijk, zowel voor de gemeente zelf als voor inwoners. Dat heeft alles te maken met archivering oftewel de wijze waarop documenten opgeslagen worden. Tot dat inzicht kwam de Rekenkamer Zeist na een onderzoek op hoofdlijnen over archivering, de zogenaamde quick scan.

Met twee aanbevelingen geeft de Rekenkamer Zeist aan welke acties nodig zijn om het archief- en informatiebeheer te verbeteren. Het is allereerst zaak het bestuur en de ambtenaren te doordringen van het belang van zorgvuldig archiveren en beheren van informatie. Met andere woorden: het onderwerp moet nog hoger op de agenda van bestuur en ambtenaren.

De organisatie zou bovendien een verbeterplan moeten opstellen met daarin een visie op de toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven omdat dat vooral van belang is voor inwoners. De rekenkamer geeft aan dat het essentieel is dat degenen die het archief gebruiken, waaronder inwoners van Zeist en gemeenteraadsleden, betrokken worden bij de invoering van de gewenste verbeteringen.

Robert Elenbaas, plaatsvervangend voorzitter van de Rekenkamer Zeist: "Er is een groeiende bestuurlijke en ambtelijke aandacht voor zorgvuldig archiveren. Gelukkig maar want door de verdergaande digitalisering van informatie is de archiefwereld dynamischer dan ooit. Wij zien dat losse gemeentelijke projectgroepen gedeelten van de vraagstukken oppakken, alleen dat is niet genoeg. Om aan mogelijke risico’s het hoofd te bieden is er meer samenwerking nodig".

De gemeenteraad bespreekt het archiveringsrapport medio april/mei in een Ronde Tafel-bijeenkomst. Op 28 maart is er een inspiratiesessie over digitale archivering. Via deze link is het gehele rapport van de rekenkamer te lezen.

Rekenkamer Zeist

De Rekenkamer Zeist maakt voor de gemeenteraad en inwoners van Zeist zichtbaar of het beleid van de gemeente werkt zoals het bedoeld was. Zij doet dit door onafhankelijk onderzoek te doen met concrete aanbevelingen die het functioneren van de gemeente kunnen verbeteren. De Rekenkamer Zeist bestaat uit 2 externe leden, 2 raadsleden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

Meer informatie over de rekenkamer is te vinden op https://www.zeist.nl/organisatie-bestuur/gemeentebestuur/rekenkamer....