Eind 2021 trad Arre Zuurmond aan als regeringscommissaris Informatiehuishouding. Tot zijn genoegen zag hij dat er al flink wat werk was verricht om de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren. ‘Die informatiehuishouding was jarenlang verwaarloosd,’ zegt hij. ‘Dat had onder andere te maken met een misplaatst techno-optimisme en een explosie aan informatiebronnen en informatiesystemen. Het is goed dat daar nu verandering in komt.’

Met verandering refereert Arre Zuurmond aan het programma Open op Orde. Met dat programma wil de rijksoverheid haar informatiehuishouding verbeteren en transparanter maken. Centraal in Open op Orde staan vier sporen, legt hij uit. ‘Het eerste is: Informatieprofessionals. Daarvan zijn er zowel kwantitatief als ook kwalitatief te weinig. Naast een breed wervingsspoor, dat redelijk succesvol verloopt, is er aandacht voor kennisontwikkeling, en het bijeenbrengen van de verschillende professionele kennisdomeinen, zoals ict, informatie, archivering, ontwerp, privacy, beveiliging, openbaarheid. Er is een goede samenwerking ontstaan met de wetenschappelijke en onderwijswereld.’ Het tweede spoor is Systemen. Zuurmond: ‘Er is de laatste 20 jaar een veelheid aan systemen bijgekomen die informatie vasthouden. Denk bijvoorbeeld aan de vele websites, de enorme bergen aan e-mails, maar ook social media-uitingen, WhatsApp-berichten... Open op Orde heeft middelen ontwikkeld om al deze bronnen ook qua informatiehuishouding vast te houden.’ Het derde spoor, aldus Zuurmond, is architectuur: ‘Er is veel geschreven en gedacht over Architectuur, maar de sturende en heilzame werking daarvan is achtergebleven bij de resultaten. We zetten in op een praktischer aanpak van architectuur, maar vooral ook op een meer conceptueel goed ingerichte onderverdeling van soorten werkprocessen bij de overheid. Het idee is dat de architectuur tot nu toe te generiek was, waardoor te weinig sturing optrad. Door in zes archetypes te werken, en per archetype een architectuur te maken, willen we het ontwikkelpad concreter maken.’ En als laatste spoor: Sturing. Zuurmond: ‘We hebben een Wet informatiebepalingen overheid in ontwikkeling. Onze constatering is dat er te weinig duidelijk is welke rechten burgers hebben, en welke normen er dan gelden voor overheidsorganisaties.’

‘Bij bepaalde organisatie geven de nulmetingen reden tot zorg'

Juiste spoor

Aan Zuurmond de schone taak om iedereen in het juiste spoor te houden. ‘Ik stuur niet aan,’ zegt hij met nadruk. ‘Ik ben aanjager. Er is een uitstekend programmamanagement opgezet en de departementen hebben alle een eigen verantwoordelijkheid in dezen. Ik concentreer me op enkele cruciale, dieperliggende vraagstukken. Zoals kennis: er is te weinig up to date kennis, er wordt te veel gefragmenteerd onderzoek gedaan naar informatiehuishouding, en er is niet echt een gemeenschap van beroepsbeoefenaren en wetenschappers die dit vakgebied op het hoogste niveau weet te brengen. We proberen de pockets of inspiration die er wel zijn bij elkaar te brengen, en te bouwen aan een virtuele maar ook fysiek bijeenkomende gemeenschap. Voorlopige titel: de informatie-academie. Op het terrein van financiën en op het terrein van wetgeving is er wel zoiets, maar op het terrein van informatie is dat er niet.’ Dan is er nog wetgeving. Zuurmond: ‘Dan heb ik het onder andere over de Wet informatiebepalingen overheid die ik zojuist noemde. Er zijn mandaten en bevoegdheden die niet voldoende zijn geregeld, waardoor sturing op het terrein van de informatiehuishouding niet adequaat is (gebleken).’

Urgentie

Op basis van een generiek actieplan Open op Orde hebben alle rijksorganisaties in 2021 een eigen verbeterplan gemaakt. Daarin staat bijvoorbeeld beschreven hoe zij de komende jaren werk gaan maken van betere informatiesystemen en werkprocessen en hoe medewerkers extra ondersteuning krijgen. ‘Deze plannen delen het draagvlak en gevoel voor urgentie,’ zegt Zuurmond, ‘maar ook het besef dat er geborgde sturing nodig is om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. De kwaliteit en diepgang verschillen nog wel een beetje: je hebt nu eenmaal voorlopers en achterlopers. Iedere organisatie heeft een eigen positie op het ontwikkelpad.’ Op basis van nulmetingen moeten de organisaties hun plannen nader invullen. Zuurmond: ‘Ik vind bij bepaalde organisaties dat de nulmetingen reden tot zorg geven, zonder dat ik dat besef voldoende hoor doorklinken in hun plannen van aanpak. Daar spreek ik die organisaties op aan.’ Hoe zorg je dat inspanningen van overheidsorganisaties om hun informatiehuishouding op orde te krijgen meer zijn dan een “papieren exercitie” en daadwerkelijk tot verbetering leiden? ‘Investeren in extra mensen, in concrete handjes,’ is Zuurmonds overtuiging. ‘En technische oplossingen, zoals systemen om snel te lakken of betere zoek-software. Er zijn tal van manieren om concreet te zijn. Maar zonder een visie, zonder langetermijndoelen, loop je het risico dat concrete inspanningen zomaar weer ongedaan raken. Dus komt het erop aan om tegelijk concreet en conceptueel bezig te zijn. Door onderzoek te doen, door veel mensen van buiten te betrekken, en door naar uitvoering te kijken en daarmee oplossingen te zoeken, zorg je dat je voorbij het papier komt.’

Borging

Positief aan Open op Orde, besluit Zuurmond, ‘is dat de analyse die eraan ten grondslag ligt erg goed is. Dat geldt ook voor de daarop berustende aanpak met de pijlers, die ik daarstraks noemde. Bovendien is er nu geld beschikbaar en is er een meerjarenaanpak die ervoor zorgt dat informatiehuishouding onderdeel wordt van de Planning&Control-cyclus. Daardoor ontstaat er borging.’ Dat wil niet zeggen dat hij geen kritiek heeft. Zuurmond: ‘Het programma is te veel gericht op documenten, en we moeten ook de gegevenshuishouding zien als onderdeel van de informatiehuishouding. Vooral uitvoeringsorganisaties, inspectieorganisaties en kennisorganisaties hebben uitdagingen op dat gebied, waardoor ook de aansturende beleidsorganisaties niet beschikken over adequate informatievoorziening. Verder is Open op Orde een rijksprogramma, terwijl ik vind dat het overheidsbreed moet zijn.’ Ten slotte moet er meer vanuit het concept van transformatie geredeneerd worden, aldus Zuurmond. ‘De digitale informatiehuishouding biedt radicale, transformatieve kanten. Tot nu toe is de digitalisering te veel ingezet om bestaande werkwijzen te optimaliseren, terwijl we radicaal andere werkwijzen nodig hebben om de overheid ook in de toekomst goed te kunnen laten functioneren.’ Hij waarschuwt dat Open op Orde een kwestie van lange adem is. ‘Mijn uitgangspunt hier is: als je haast hebt, moet je de tijd nemen. Allereerst is het belangrijk dat je een goede analyse hebt, en dat je de oorzaken boven tafel krijgt. Anders ga je de symptomen bestrijden. Daarnaast is het besef dat elke organisatie maar een beperkt adaptatievermogen heeft. Ondanks de grote stappen die we maken, zijn we er dus nog niet.’