Op donderdag 15 januari diende bij de rechtbank in Haarlem de eerste rechtzaak over een e-depot in Nederland. Althans, een gemeentelijk e-depot dat afgekeurd is door Gedeputeerde Staten, op advies van de Provinciale Archiefinspecteur. En eigenlijk ging het niet over een e-depot, maar om de vraag of de Provinciale Archiefinspectie het toekomstig beheer van vervangen (gesubstitueerde) archiefbescheiden mag meenemen in een oordeel over een vervangingsverzoek.

Kortom, een mooie archiefrechtelijke kluif met een behoorlijke snuf bestuursrecht.
In het kort gaat het hierom: B&W van Amsterdam dient begin 2007 als zorgdrager een verzoek tot een machtiging voor vervanging (door digitalisering) in bij Gedeputeerde Staten (GS) van Noord-Holland van de archiefkaarten Bevolkingsadministratie 1939-1964 (de 'broodjes'). GS besluit eind 2007 de machtiging niet te verlenen op basis van een (nog) onvoldoende ingericht en ingebed e-depot voor het langdurig beheer ná de vervanging. B&W tekende bezwaar aan, dat door de Hoor- en Adviescommissie van Noord-Holland niet ontvankelijk werd verklaard. Daarna tekende B&W beroep aan bij de Bestuursrechter in Haarlem. (In de praktijk hebben we het over het Stadsarchief Amsterdam en de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland.)

Grondslag voor de vervanging wordt gevormd door art. 7 Archiefwet en art. 6 Archiefbesluit.
Bestuursrechtelijk ging het erom of de beslissing van GS een bestuursrechtelijk besluit of een bestuursrechtelijke goedkeuring betrof. Kort gezegd zou GS in het laatste geval het beheer ná de vervanging níet mogen betrekken in de beslissing, omdat GS dan alléén mag bogen op de genoemde archiefrechtelijke artikelen. En daarin wordt uitdrukkelijk niet gesproken over het beheer ná vervanging. In het eerste geval - een besluit - kan GS (versimpeld gezegd) wél alle bevoegdheden van de Provinciale Archiefinspectie betrekken bij het oordeel.

Archiefrechtelijk gaat het er hier om of naar de letter of naar de geest van de wet gehandeld moet worden, waarbij B&W het eerste en GS het laatste voorstaat. Interessant was hierbij dat de feitenuitwisseling zich al snel richtte op zeer (archief)technische aspecten mbt een goed e-depot. Niet geheel verwonderlijk gezien het feit dat de zaal propvol archivarissen zat.

Verder ging het over een "solide en betrouwbare overheid" en "in control" zijn. Daarbij vertoonde de rechter veel belangstelling voor het proces van toezichthouden in het archiefwezen. GS (bij monde van de Provinciale Archiefinspectie) toetst nu zowel de vervanging, als het beheer achteraf. Als GS alléén de vervanging zou toetsen (het zogenaamde Handboek Vervanging van het Stadsarchief), dan zou er gedigitaliseerd worden, waarna de inspectie meteen op de stoep zou staan om de archiefzorg met betrekking tot die digitale bestanden af te keuren. De rechter vroeg zich daarbij af waarom Amsterdam deze "tweetrapsraket" zinvoller achtte, dan de door GS ingezette integrale aanpak. Het Amsterdamse team verdedigde zich met het argument dat zij - in tegenstelling tot de Inspectie - nu al wél vertrouwen hadden in het digitale beheer na vervanging en het niet verlenen van de machtiging voor meer beheerskosten zorgde en de voortgang van verdere vervanging door digitalisering tegenhield.

De rechtbank doet over zes weken schriftelijk uitspraak.
bron: Archiefforum