Een verstrekkende uitspraak van de rechtbank Rotterdam over het bewaren en (na vernietigen) weer vergaren van e-mails. Daarnaast een aardig inkijkje in de eisen wat betreft het toepassen van de uitzonderingen onder de Woo.

Zorgplicht met impact

Een belangrijk aspect van de uitspraak vormt de toepassing van de zorgplicht van artikel 2.4, eerste lid, van de Woo. Eerder werd daar al op gewezen bij een bespreking van een uitspraak van de rechtbank Limburg (zie dit bericht). Ook had het de aandacht bij het vervolg op ‘sms-gate’: het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie (zie bericht) en het eerste advies van het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (zie eerder dit bericht). Want vraagt die zorgplicht niet om het goed bewaren? En vraagt die zorgplicht vervolgens, na gebleken vernietiging, niet om enige inspanning om bijvoorbeeld e-mails (gewisseld met externen) weer te vergaren? “

Ja!”, zegt de rechtbank. De gemeente Rotterdam wist op basis van de wel beschikbare documenten met wie was gemaild (onder meer de gemeente Amsterdam) zodat bij die gemeenten navraag moet worden gedaan. Geen doorzendplicht (artikel 4.2, eerste lid), maar een vergaarplicht dus (op grond van de zorgplicht van artikel 2.4, eerste lid).

Die zorgplicht vraagt ook om een betere instructie van medewerkers over hoe om te gaan met het bewaren van documenten, aldus de rechtbank. Iets minder vrijheid en blijheid dus, ook als het gaat om de doorwerking van de Archiefwet op de werkvloer! Dus misschien ook niet – anders dan het advies van het Adviescollege – het vrij laten of documenten wel of niet worden bewaard….

Verder lezen bij de bron: Rechtbank Rotterdam: een Woo-zorgplicht met impact (bewaren van en ...