BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Rapport 'Periodiek onderzoek nieuwe aanpak waardering en selectie archieven' (nulmeting)

Periodiek onderzoek nieuwe aanpak waardering en selectie archieven

Met de wijziging van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit werd in 2013 een nieuwe aanpak van waardering en selectie van overheidsarchieven van kracht. Dit rapport van 27 maart 2018 is een eerste evaluatie van deze aanpak. Het biedt een overzicht van ervaringen bij Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen.

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het Nationaal Archief bekijken met deze partijen of en in hoeverre op basis van deze evaluatie technische aanpassingen in de aanpak of procedure nodig zijn.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 19 Juni 2018 op 21.25: Hear, hear, Marco !!

Reactie van Marco Klerks op 19 Juni 2018 op 21.10: Ik lees in de conclusies (p. 33) de behoefte aan een snellere en eenvoudigere procedure voor het opstellen van selectielijsten.

Op dit moment wordt er (helaas achter gesloten deuren) gewerkt aan een nieuwe Archiefwet. Enige tijd geleden probeerde ik een vakgenoot uit te leggen waarom ik vond dat hierin niet alleen aandacht nodig was voor de (vervroegde) overbrenging, maar dat ook andere onderwerpen aandacht behoefden. Het opstellen van de selectielijst voor gemeenten was één van de onderwerpen die ik naar voren schoof als voorbeeld. Na de stelling dat dit geen probleem was, omdat bijna alle gemeenten het opstellen van hun selectielijst mandateren aan de VNG, reageerde ik met de mail:

"Het klopt dat gemeenten massaal de VNG mandateren, maar dat doen zij voor het opstellen van de selectielijst en niet voor het vaststellen. Het vaststellen gebeurt namelijk door de minister. De rol van het NA is daarbij niet wettelijk vastgelegd, waardoor er de vorige keer conflicten ontstonden tussen de VNG en het NA toen de minister het NA om advies vroeg.

Het opstellen en vaststellen van de selectielijst is daarmee een enorme klus, omzoomd met een hoop bureaucratie. Die bureaucratie zorgt weliswaar voor een stukje kwaliteitsborging, maar is verre van flexibel. De huidige werkwijze stelt gemeenten niet in staat om – vanwege nieuwe inzichten, wetgeving of diensten – de lijst lokaal aan te passen. Het hele circus moet dan op landelijke schaal opnieuw opgestart worden. Wij zijn dan ook met z’n allen slechts in staat om eens in de zoveel jaar de lijst te actualiseren.

Ik zou graag zien dat het vaststellen van de lijst door het college zou mogen gebeuren i.p.v. de minister. De VNG zou dan een concept-selectielijst kunnen opstellen (stukje kwaliteitsborging). Gemeenten zouden deze dan op maat kunnen stellen, passend bij de lokale omstandigheden, en deze zelf vast kunnen stellen en publiceren. Eventueel zouden mutaties op de selectielijst – mits binnen bepaalde marges – gemandateerd kunnen worden aan een Archivaris of hoofd DIV.

De VNG kan dan ook tussentijds wijzigingen adviseren. Gemeenten kunnen deze dan vervolgens ook in hun eigen organisaties doorvoeren.

Met slechts een aanpassing van artikel 5, lid 2c in de Archiefwet zouden we deze flexibiliteit kunnen realiseren. Dit vraagt echter wel om vertrouwen in de professionaliteit van gemeenten. Maar waren we de laatste jaren sowieso al niet bezig om meer verantwoordelijkheden te decentraliseren?"