BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Rapport e-depot in de praktijk

Ter voorbereiding op de komst van een e-depot hebben het Regionaal Archief West-Brabant en het Streekarchief Langstraat Heusden Altena in 2014-2015 een gezamenlijk leertraject doorlopen, in samenwerking met de gemeenten Etten-Leur en Waalwijk. De gemeente Etten-Leur heeft daarbij gekozen voor een overdracht vanuit de vakapplicatie SBA (Stadsbeheer Administratie) en Waalwijk voor overdracht vanuit het zaaksysteem Corsa Case.

Het leertraject had drie kerndoelen:

Rol en taakopvatting verhelderen van middelgrote archiefinstellingen met betrekking tot het e-depot;
Inzicht verkrijgen in wat er komt kijken bij de overdracht van digitale archiefbescheiden vanuit een gemeentelijk informatiesysteem naar een e-depot;
Eisen en voorwaarden vaststellen waaraan over te dragen digitale archiefbescheiden moeten voldoen.

In het bijgevoegde rapport e-depot in de praktijk zijn de belangrijkste bevindingen en resultaten uit dit leertraject beschreven.

Rapport-e-depot_RAWBSALHA.pdf

Vind ik leuk

5 leden vinden dit leuk

Volgende bijdrage >

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 21 Januari 2016 op 16.42: @Mike, misschien dat de grote gemeente waarvoor wij werken wat complexer is, maar voor de vraagstelling maakt dat volgens mij niet uit.

Reactie van MGroels op 21 Januari 2016 op 16.17: Zolang je blijft metadateren zijn je documenten nog niet definitief lijkt me en dus geen records (als je het wijzigen van metadata bedoelt met metadateren). Aan de andere kant zul je metadata conform het TMLO altijd blijven wijzigen (bij convertering naar een duurzamer formaat bijvoorbeeld). Het begrip origineel is wat mij betreft achterhaald en niet meer van belang. Zolang hert ene digitale bestand maar gelijk is aan de andere (inclusief metadata), welke dan origineel is en welke de kopie is niet belangrijk en wellicht niet meer te achterhalen. Vandaar dat ik opmerkte dat je afspraken zult moeten maken dat op het moment dat je kopieert naar een e-depot, dat document het leidende document is. Wat de gemeente verder met het andere document doet is dan misschien niet zo van belang.

De behoefte aan de "werkkopieën" zal m.i. nog een hele tijd blijven bestaan omdat je niet je gehele gemeentelijke it-infrastructuur kunt koppelen aan een e-depot. Daar is het op dit moment gewoonweg te complex voor. Daarnaast wil je als behandelaar niet je informatie op een andere plek moeten raadplegen zodra je dossier is gearchiveerd en uitgeplaatst.

(Hmm, misschien is die laatste alinea wel erg op mijn gemeente gericht :)

Reactie van Yvonne Welings op 21 Januari 2016 op 13.37: @Mike, @jean-Luc, Dan zijn we ook van het vraagstuk van Yvonne af.

Voor mij is het niet zozeer van belang, maar wel voor de kosten van archivering en opslag. Het begrip origineel wordt bepaald door de omgeving waar het is opgemaakt. Blijf je bijvoorbeeld metadateren in die werkkopieën of migreren naar een ander bestandsformaat ? De oorzaak dat m.i. er behoefte aan dit soort werkkopieën is het feit dat de beschikbaarstelling vanuit het e-depot nog niet is ingevuld.

Reactie van MGroels op 21 Januari 2016 op 12.26: @Jean-Luc: Wat is dan de werkkopie? Het bestand in Corsa, of hetgeen dat is overgedragen? Jij zegt het bestand in Corsa, maar dat is natuurlijk niet handig. Zie je het al voor je: overdragen naar een e-depot en dan terugkopiëren? Nee, waarschijnlijker is dat je je documenten plus gegevens kopieert naar een e-depot en zo nodig nog een aantal jaar de gegevens bij je houdt. Het concept "origineel" en "kopie" moeten we dan maar eens loslaten. Dan zijn we ook van het vraagstuk van Yvonne af.

We zullen misschien wel iets op moeten stellen over hoe om te gaan met de dubbeling die dan bij gemeente/overheidsinstantie nog aanwezig is.

Reactie van Yvonne Welings op 21 Januari 2016 op 9.20: @Jean-Luc, als jullie een oplossing hebben, wil je dat dan laten weten, speelt nl. ook bij twee gemeenten in onze regio.

Reactie van Yvonne Welings op 21 Januari 2016 op 8.29: @Jean-Luc, nog een aanvullende vraag, als het bestand digitale bouwvergunningen formeel wordt overgedragen en opgenomen in het e-depot RHC/Nationaal Archief, hoe verloopt dan de interne informatievoorziening ? Met andere woorden houden jullie een bestand in Corsa om ambtenaren van informatie te voorzien.

Reactie van Caroline de Hart op 20 Januari 2016 op 15.00: @Mike: daar heb je een goed punt, migreren is inderdaad iets anders dan exporteren. Maar zowel exporteren als automatisch/rechtstreeks migreren was geen standaard functionaliteit.

Er is tijdens deze pilot geen rechtstreekse koppeling tussen systeem van de gemeente en e-depot gerealiseerd. Exporteren en importeren stonden dus wat dat betreft los van elkaar.

@ Yvonne: aan bewerkersovereenkomsten hebben we nog geen aandacht besteed, maar kan inderdaad ook een rol spelen. Iets om mee te nemen in een volgend leertraject!

Reactie van Yvonne Welings op 20 Januari 2016 op 14.51: @Mike, Jean-Luc, Ik zou graag meer willen weten of het handiger is om scans direct met metadata in een e-depot migreren/importeren of dat het effectiever is om dat vanuit bijvoorbeeld Corsa te doen.

Ervaringen over het mappen van metadata TMLO bouwvergunningen zijn ook welkom.

Een vraag die ook leeft, is of het nodig is een bewerkingsovereenkomst op te stellen ?

Reactie van MGroels op 20 Januari 2016 op 14.35: Exporteren is hier wel wat anders dan migreren niet?

Exporteren zal in de meeste gevallen niet het probleem zijn, maar rechtstreeks migreren naar een e-depot wel. Exporteren is in dat geval een automatische handeling van het migreren, je wel echter ook weer importeren. @JL: Ik ben wel benieuwd of jullie/Corsa dat voor elkaar krijgen.

Reactie van Yvonne Welings op 20 Januari 2016 op 10.49: @Jean-Luc, vraag aan jou, hebben jullie de gescande bouwvergunningen in Corsa staan en gebeurt vanuit Corsa de export naar het e-depot of hebben jullie een andere denkrichting ?