RAAS

Bij gemeenten zijn verschillende afdelingen en/of teams dagelijks bezig met werkprocessen in diverse systemen. De traditionele DIV, die bij veel gemeenten niet meer zo wordt genoemd, werkt veelal in het centrale DMS/zaaksysteem soms uitgebreid met enkele bedrijfsapplicaties. Vaak kennen we daarnaast de basisregistraties, geo-informatie, griffie en een afdeling zoals burgerzaken, die ook bedrijfsinformatie archiveren in applicaties.

Al weer een hele tijd geleden vroeg Bert Brons op dit forum over de archivering van de documenten/gegevens in Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS) in relatie tot het DMS. Daar kwam toen niet echt een antwoord op.

Archivering

RAAS is een applicatie van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, die gekoppeld is met de BRP. Met gemeenten zijn strikte afspraken over autorisatiebevoegden gemaakt. De documenten van een gemeente, die in RAAS worden geplaatst, blijven eigendom van een gemeente. Wat archivering betreft kan een gemeente volstaan met een digitaal archief voor wat betreft de gegevens in het RAAS.

De aanvullende bijlagen bij een aanvraag moeten  door een gemeente zelf worden gearchiveerd. Dat kan gaan om o.a. een vermissingverklaring of toestemmingsverklaring.

Basis hiervoor is artikel 72 lid 2 van de Paspoortuitvoeringsregeling. Gegevens anders dan inname en verstrekking worden als 'afzonderlijke documenten' in de reisdocumentenadministratie opgenomen (lid 3). In lid 4 van de paspoortuitvoeringsregeling zijn de bewaartermijnen vastgelegd.

Over het algemeen gesproken worden brondocumenten niet vervangen op grond van Archiefwet artikel 7.