Nieuwsbericht Erfgoedinspectie

De raakvlakken met de Archiefwet 1995 zijn bijvoorbeeld:

• De omschrijving van archiefbescheiden (Aw)in relatie tot documenten (WOO);
• Bestandoverzicht (Aw) in relatie tot het Informatieregister (WOO);
• Organisaties op welke de wetten van toepassing zijn;
• Uitzonderingsgronden voor openbaarheid.

Het wetsvoorstel maakt op enkele plaatsen verbinding met de Archiefwet, zoals in artikel 2.4. Daarin staat: “Onverminderd het bepaalde in de Archiefwet 1995, draagt een bestuursorgaan er zorg voor dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden”.

Archiefbescheiden en documenten
Voor wat betreft de informatie waarop de wetten van toepassing zijn spreekt de Archiefwet van archiefbescheiden (artikel 1.c) en de Wet Open Overheid van documenten (artikel 2.1).

Over de reikwijdte van het begrip archiefbescheiden in de Archiefwet is de afgelopen jaren veel te doen geweest. De belangrijkste aanleiding daarvoor was de reikwijdte van deze definitie. Is deze bepaling van toepassing op nieuwe verschijningsvormen van informatie zoals websites, data en sociale media? Behoren concepten, email berichten en interne stukken ook tot de bepaling?

De Wet Open Overheid spreekt niet over archiefbescheiden maar over documenten, zijnde een schriftelijk stuk, met vastgelegde gegevens. De reikwijdte van dit begrip wordt duidelijker uitgelegd in de memorie van toelichting. Het gaat hier niet alleen om papieren documenten zoals de bepaling doet vermoeden maar ook om elektronische bestanden, analoge foto’s of films of een andere niet-digitale verzameling gegevens die niet als schriftelijk kan worden aangemerkt. In de toelichting staat ook dat het gaat om alle informatie die op enigerlei wijze is vastgelegd en berust bij een orgaan.

Bestandsoverzicht en Informatieregister

Een belangrijke eis zowel in de Archiefwet als in de Wet Open Overheid is dat een overheidsorganisatie moet beschikken over een overzicht van zijn bestanden. De Wet Open Overheid gaat daar nog verder in; het overzicht moet openbaar zijn en op documentniveau zijn ingericht.

Het bestandsoverzicht uit de Archiefwet en het informatieregister Wet Open Overheid hebben grote overlap. Het is lastig te zeggen hoeveel omdat er op voordracht van de minister bij algemene maatregel van bestuur nog nadere regels zullen worden gesteld over de inhoud van het register.

De hoofdtekst en toelichting van de Wet Open Overheid maken nu wel duidelijk dat het bij opname in het register gaat  om ten minste ontvangen, verzonden en vastgestelde documenten. Het register wordt pas op termijn verplicht.

Het is belangrijk dat bij het opstellen van de algemene maatregel van bestuur voor het Informatieregister rekening wordt gehouden met de bepalingen in de Archiefwet.

Naschrift: Belangrijke verschillen zijn er natuurlijk ook. Wat openbaarheid betreft is de Archiefwet van toepassing op overheidsinformatie ouder dan 20 jaar, de WOO op de periode jonger dan 20 jaar als opvolger van de WOB. De huidige WOB en de Archiefwet zijn in deze complementair. Of dat de WOO en de Archiefwet dat ook zijn, is niet duidelijk.