Introductie

Ik ben Marieke Klomp en werk bij de gemeente 's-Hertogenbosch als adviseur audit informatievoorziening. Ik heb van februari 2008 tot oktober 2014 bij het Stadsachief gewerkt en werk sindsdien bij Documentaire Zaken. Sinds september 2014 volg ik de opleiding Internal Auditing aan de Haagse Hogeschool. Meer informatie over mij vind je op mijn LinkedIn-pagina.

Een van mijn taken is de projectleiding van de risico-analyses 2014-2015. Met ingang van 2013 voert het bureau Documentaire Zaken jaarlijks gemeentebreed risico-analyses uit. Per afdeling worden met deskundigen de processen en de opslagmedia (applicaties, schijven, mailbox, papier enz.) in kaart gebracht. Zowel de processen als de opslagmedia worden gewaardeerd. Op basis daarvan wordt een risico ingeschat voor het informatiebeheer (laag, middel, hoog). Dit wordt met het afdelingshoofd besproken en er worden acties afgesproken. Het is mijn taak om de uitvoering van de ruim 35 analyses te coördineren en daarnaast onze ervaringen te delen.

Archief2020

De gemeente 's-Hertogenbosch heeft de afgelopen jaren geïnvesteerd in de informatievoorziening. Het bureau Documentaire Zaken heeft zich ontwikkeld van een uitvoerende afdeling tot een regievoerende afdeling. Naast de archiefinspectie is de gemeente op zoek naar nieuwe manieren om 'in control' te zijn op het gebied van informatievoorziening. Wij denken dat het uitvoeren van audits en risicoanalyses waardevolle manieren zijn om informatiebeheer op de kaart te zetten en om als gemeente meer 'in control' te raken. Risicoanalyses en auditing sluiten aan bij de manier van sturen door het management en borgen de kwaliteit van het informatiebeheer. Daarbij willen we graag aansluiten bij en leren van andere landelijke initiatieven en onze eigen ervaringen delen. Daarom voeren wij het project risicoanalyses en auditing deels uit binnen het programma Archief2020.

Blog

In het kader van het delen van ervaringen schrijf ik namens de gemeente 's-Hertogenbosch deze blog. De blog zal minimaal 1 keer in de maand verschijnen, in ieder geval in de eerste week van de maand.

De volgende blog zal gaan over de risicoanalyses. Wat heeft het doen van risicoanalyses de gemeente opgeleverd? Wat hebben we geleerd? Hoe hebben we vervolgens de werkinstructie doorontwikkeld? Hoe gaat het project dit jaar? Uiteraard publiceer ik dan ook de werkinstructie en een voorbeeldsjabloon.

Suggesties?

Via deze blog delen wij onze ervaringen. Maar we willen minstens zo graag horen waar jullie tegenaan lopen bij het uitvoeren van risicoanalyses, auditing of het ontwikkelen van andere manieren om informatiebeheer op een nieuwe manier op de agenda te krijgen. Heb je suggesties, vragen of opmerkingen? Laat ze vooral horen!

Marieke Klomp