BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Pleidooi voor snelle aanpassing Archiefwet

Dinsdag 10 januari 2017 gaat het nieuwe West-Brabants Archief in Bergen op Zoom open voor het fysieke publiek. De website van de nieuwe fusieorganisatie van negen West-Brabantse gemeenten ging al eerder online.

Het gaat om een gemeenschappelijke regeling die is ontstaan door de samenvoeging van de archiefdienst van Bergen op Zoom (inclusief Steenbergen en Woensdrecht) , het gemeentearchief Roosendaal en het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Het RAWB bestond tot 1 juli 2016 uit de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen, Zundert en het waterschap Brabantse Delta. Het waterschap neemt aan het nieuwe regionaal archief geen deel. De andere diensten in West-Brabant zijn het Stadsarchief Breda, het Regionaal Archief Tilburg (Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau) en Streekarchief Langstraat Heusden en Altena (Aalburg, Werkendam, Woudrichem).

Vanwege de samenvoeging van de drie diensten is gekozen voor een nieuwe naam: het West-Brabants Archief.

Keuzes over de inrichting en positionering van de e-depotvoorziening hebben gevolgen voor de positionering en taken van de archiefinstelling. Een van de belangrijke kerntaken voor de nieuwe organisatie is de realisatie van een e-depot. Mede in verband met de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie pleitte directeur Wim Reijnders in De Stem van afgelopen zaterdag om de Archiefwet te herzien.

Reijnders denkt dat het rijk de Archiefwet (uit 1995) snel moet aanpassen om de e-depots mogelijk te maken. “Er geldt nu nog een termijn van 20 jaar voordat gemeentelijke stukken openbaar worden, maar dat is met de huidige digitale ontwikkelingen niet meer houdbaar.”

De voorzitter van de VNG Archiefcommissie Wilma Delissen-Van Tongerlo pleitte eerder in dit verband dat de uitvoering van de Archiefwet niet bij de minister van OCW thuis hoort maar bij BZK. Modernisering van de Archiefwet zou een stimulans geven aan de ontwikkeling van e-depots.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Aike van der Ploeg op 13 Januari 2017 op 18.37: Dag Marco,

Je draagt punten aan waar inderdaad de nodige aandacht aan besteed moet worden. Wat mij betret functioneert de wet vrij redelijk, maar er is zeker verbetering mogelijk en nodig.

Fijn dat je het met met eens bent dat de Archiefwet de ontwikkeling van een e-depot niet in de weg staat. Yvonne, ik begrijp gezien je woorden aan Marco dat je het daar ook mee eens bent, heel goed!

Reactie van Yvonne Welings op 13 Januari 2017 op 9.39: Goede punten Marco!

Reactie van Marco Klerks op 13 Januari 2017 op 9.12

Ik ben het met je eens, Aike, dat de Archiefwet de ontwikkeling van een e-depot niet in de weg staat. Niemand kan met droge ogen beweren dat het e-depot niet lukt, omdat dat niet mag volgens de Aw of omdat daarin onredelijke eisen worden gesteld. Wellicht zou het de ontwikkeling wel kunnen aanmoedigen door bijvoorbeeld uitplaatsing van bepaalde stukken te eisen of eisen te stellen aan de voorzieningen voor digitale conservering. Al lijkt dat laatste mij meer iets voor de Archiefregeling.

Ik heb nog niet heel diep nagedacht over wat er anders zou moeten in een nieuwe Archiefwet. Ik zie wel kansen rondom:

Het vaststellen van selectielijsten (zie recent gedoe)
De vage grenzen tussen vervanging, migratie en conversie en de verschillende eisen die hieraan worden gesteld. Moeten we bijvoorbeeld echt nog moeilijk doen over die laatste paar velletjes papier die gescand worden? Laten we ons druk maken over de digital-born stukken!
De eisen aan en het aanwijzen van de digitale archiefbewaarplaats (E-depot). Ook hier denk ik dan vooral aan de Archiefregeling.
De rol van de Archivaris.
De verantwoordelijkheden bij keteninformatisering.
Moet de Archiefwet een cultuurwet blijven of gaat het over de bedrijfsvoering? Dus naar welk ministerie moet deze wet? Moeten we nog wel uitgaan van één wet of moeten we knippen?
De verantwoordelijkheid voor onderzoek, educatie en voorlichting. Alle archiefdiensten doen het, maar er is geen wettelijke grondslag voor.
De relatie tussen openbaarheid en informatieveiligheid.
Et cetera.

Reactie van Aike van der Ploeg op 12 Januari 2017 op 20.15: Geen reacties meer, geen inhoudelijk antwoord. Yvonne is tot nu toe de enige die op mijn vraag om uitleg heeft gereageerd. Met de eerste reactie, een korte mededeling over de overbrengingstermijn zonder enige vorm van uitleg, kan ik niks. Met de tweede, suggestieve, reactie nog veel minder.

Ik ga dus geen antwoord krijgen. Jammer. Ik, en met mij waarschijnlijk ook anderen, had echt graag uitgelegd gezien hoe artikel 12 lid 1 van de Archiefwet 1995 de ontwikkeling van e-depots in de weg staat en, als dat al zo zou zijn, hoe het dan kan dat dat met artikel 13 lid 1 niet te ondervangen zou zijn, zelfs zonder enige vorm van creativiteit. Hoe het dan zo kan zijn dat voor andere overheden dan het Rijk er een probleem is maar voor het Rijk, vallend onder dezelfde wetgeving niet, ik begrijp daar werkelijk niets van.

Ik moet maar concluderen dat het niet uit te leggen valt, gewoonweg omdat het niet zo is.

Reactie van Aike van der Ploeg op 10 Januari 2017 op 20.19: Ik denk dat "ook niet" de goede uitdrukking is. Ook niet bij het Rijk, ook niet bij andere overheden. En als het wel speelt zie ik dat graag uitgelegd. Een mededeling dat de overbengingstermijn een ontwikkeling in de weg zou staan, een verwijzing naar het Rijk, ik kan daar niks mee.

Reactie van Yvonne Welings op 10 Januari 2017 op 11.51: Misschien speelt dit issue ook niet bij het rijk ?

Reactie van Aike van der Ploeg op 10 Januari 2017 op 10.34: Ik zie het probleem van de ontwikkeling van e-depots nog steeds niet. De overbrengingstermijn staat dat niet in de weg en als je 20 jaar te lang vindt dan maak je toch gewoon gebruik van art. 13 lid 1?

De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

Reactie van Yvonne Welings op 10 Januari 2017 op 7.51: De overbrengingstermijn van 20 (+10) is te lang. Die moet verkort worden.

Reactie van Aike van der Ploeg op 9 Januari 2017 op 23.58: Op welk punt zit de Archiefwet 1995 de omtwikkeling van e-depots dan in de weg? Mij wordt dat uit dit stuk niet duidelijk.