BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Pilot Papierloos vergaderen gemeenteraad Tilburg

Na het papierloos werken is er nu ook sprake van papierloos vergaderen. Vanaf juni 2010 heeft er een pilot gedraaid bij de gemeenteraad Tilburg om te kijken of dit mogelijk is.

Spelregels:

Per fractie nam één lid deel aan de proef;
Als tablet werd voor de iPad gekozen, document distributie via Notubox en Dropbox;

De iPads werden geleased.

De proef had de duur van zes maanden en wordt nadien geëvalueerd.

Niet iedereen heeft het gebruik van de iPad als positief ervaren, toch is de eindconclusie dat er aan de hand van digitale informatie kan worden vergaderd. Ook het feit dat er niet overal draadloos internet is werkt niet bevorderlijk. De ingeschatte besparing op papier viel tegen, 3.500 euro.

Toch wordt de pilot voortgezet en de gemeenteraad die in 2014 aantreedt, die krijgt geen papier meer.

Meer weten kijk op deze link.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 16 Juli 2011 op 19.45: Ook raadsleden in Groningen stappen over op de iPad, zie deze link.

Reactie van Willem Spelthan op 11 Juli 2011 op 13.48: In Brunssum werken we nu al een jaar met het digitaal vergaderen voor de raad en commissies. Niet met een I-pad maar met een notebook. Via het BIS op het internet zijn alle documenten bereikbaar. Ook is er een besloten gedeelte waar je je info kunt downloaden. We werken momenteel aan een geautomatiseerde koppeling van het DMS naar het BIS. Tot die tijd worden de documenten handmatig door de griffie geplaatst.

Met de hype van I-pads lijkt het alsof digitaal vergaderen dichterbij komt maar vergis je niet. Doorlopend typen en werken met een i-pad vergt ook een behoorlijke inspanning.

De evaluatie heeft in ieder geval aangetoond dat men efficiënter kan vergaderen. Noodzakelijke informatie is snel te vinden en beschikbaar. Hier speelt de griffie ook een grote rol die het BIS beheerd en zorgt voor goede en toegankelijke informatie.

Het papierverbruik is inderdaad gedaald. Maar dat is niet de voornaamste reden om te digitaliseren.

Reactie van René de Lange op 7 Juli 2011 op 14.43: Apart om te zien dat een "ftp-server" oplossing waarop je bestanden mag plaatsen en eraf moet halen door een groot aantal papierloos enthousiasten zo makkelijk werd omarmt.

Maar het extra werk dat bij de griffie onstaat voor het klaarzetten en het bijhouden van die ftp-box om de versie verschillen te vookomen zijn nog maar een paar punten waaraan een echte oplossing zou moet voldoen.

Hans heeft gelijk als hij zegt dat automatisch gebruik van je DMS, CMS of RIS informatie voor een papierloos vergaderen oplossing de basis moet zijn.

Voorkom dat iedereen vanwege de gelikte tablets alsnog weer in de oude situaties terugvalt.

Uit gesprekken met pilot gebrukers blijkt elke keer weer dat men graag vanuit een agenda, agendapunten en hun desbetreffende documenten werkt. Tenslotte wil iedere woordvoerder alleen de documenten van zijn of haar onderwerp ophalen en lezen.

Bij GemeenteOplossingen hebben we om die reden een onafhankelijke app ontwikkeld die aansluit op de organisatie en zijn wensen.

Reactie van Marco Klerks op 6 Juli 2011 op 17.14: Ook Zwolse raad gaat digitaal werken

Reactie van Hans Dekker op 5 Juli 2011 op 16.30: Notubox en Dropbox is inderdaad:

- niet veilig voor besloten of geheime documenten;

- er snel versie verschillen zullen ontstaan;

- bovendien moet iemand al die documenten handmatig toevoegen uit het DMS in notubox of dropbox, dat is niet van deze tijd!

Volgens mij is de beste oplossing om via je Tablet in je RMA met een eenvoudige zoekvraag te maken zodat je alle voorstellen kunt oproepen uit je DMS. De zoekvraag zit er dan zo uit:

in de post module (waar de vergaderstukken in zitten) zoeken met agendadatum vergadering en stuksoort (= DT-, College-, RTG-, Raadsvoorstel, e.d.). In ons RMA kunnen we dan direct alle voorstellen oproepen uit het DMS in pdf/a. Met het(nog aan te schaffen) programma Autovue (Oracle) kunnen we t.z.t. annotaties plaatsen, versies vergelijken, e.d. en deze per gebruiker opslaan in ons DMS voor gebruik in de vergadering.

Reactie van Remko Koning op 30 Juni 2011 op 15.32: Klinkt goed!

In hoeverre is hier het element veiligheid in de pilot meegenomen?

Dit ivm de berichtgeving over de gaten in de Dropbox beveiliging.

Is draadloos internet een 'dooddoener' waneer er ook gekozen kan worden voor Tethered internet (via een mobiel of MIFI) of een 3G Ipad?