Volgens de Archiefwet en Woo moeten chatberichten met overheidsinformatie duurzaam toegankelijk zijn. Maar vooralsnog hebben we als Rijksoverheid geen of zeer weinig controle over het (her)gebruik, de opslag, vindbaarheid en toegankelijkheid van deze berichten. Dat móet anders. In dat kader heeft het RDDI-project Chatarchivering samen met 4 departementen een technische voorziening getest waarmee de zakelijke chatberichten van sleutelfunctionarissen (schaal 16 en hoger) geautomatiseerd worden gearchiveerd.

In de ideale situatie komt er een technische voorziening voor het uitvoeren van nieuw beleid, waarmee de zakelijke informatie uit chatberichten in beheer komt bij de Rijksoverheid en automatisch, integraal, kwalitatief hoogwaardig, duurzaam én gebruiksvriendelijk duurzaam toegankelijk wordt. Het doel van de pilot Chatarchivering was het testen van de toepasbaarheid en uitvoerbaarheid van dit beleid door het in de praktijk te toetsen met een werkbare technische voorziening. Met als hoofdvraag: is het beoogde chatbeleid toepasbaar/uitvoerbaar in de praktijk?

30 sleutelfunctionarissen

Na een geslaagde implementatie van de techniek en functionele tests, hebben 30 sleutelfunctionarissen van de ministeries Binnenlandse Zaken, Justitie en Veiligheid, Financiën en Infrastructuur en Waterstaat de gekozen technische voorziening getest. Zij kregen een aparte, zakelijke telefoon met een speciale chatapplicatie, die ook kan communiceren met WhatsApp en Signal. Hiermee zijn de sleutelfunctionarissen – fictief – gaan chatten. De verzonden en ontvangen chatberichten werden automatisch veiliggesteld in een door de Rijksoverheid beheerde cloud.

Vertrouwen en een zorgvuldige verwerking

Door chatberichten op een dergelijke manier automatisch veilig te stellen hoeven bij een Woo-verzoek of parlementaire enquête niet meer alle apps en appgroepen doorzocht te worden. Dat kan veel handmatig werk en daarmee tijd schelen, maar vraagt ook om vertrouwen en een zorgvuldige verwerking van de berichten. Privacy, security en een duidelijk kader voor – beperkte – toegang tot de berichten zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Daarin werden de sleutelfunctionarissen tijdens de pilot ook meegenomen. Zo kregen ze bijvoorbeeld inzicht in de (toekomstige) mogelijkheden voor filtering van informatie.

Conclusie: beleid is uitvoerbaar

De pilot heeft uitgewezen dat het beoogde chatbeleid inderdaad uitvoerbaar is in de praktijk. Het is duidelijk geworden welke efficiency behaald wordt door geautomatiseerd te archiveren en de gebruikte technische methode laat zien hoe een toekomstige chatvoorziening vormgegeven kan worden. Het antwoord op de hoofdvraag luidt dus: ja.  Maar de pilot leverde ook aandachtspunten op voor een goede, zorgvuldige en vooral ook integrale chatvoorziening. In elk geval moeten nog ontwerpkeuzes worden gemaakt om de technische voorziening optimaal te laten aansluiten op de informatiebeheerketen. Het vervolgtraject is inmiddels gestart bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH).

Meer weten over de pilot en het vervolg? Lees het eindverslag  of de managementsamenvatting. Er is ook een video gemaakt over de pilot: