In 2022 heeft het Regionaal Archief Alkmaar voor het eerst social media-archief mogen ontvangen van één van de bij ons aangesloten gemeenten. Dit is en blijft een behoorlijke uitdaging, omdat er voor dit archief veel uitgezocht moet worden op technisch maar ook inhoudelijk gebied. Social media archief is daarbij ook anders te noemen dan andere gemeentelijke datasets, omdat deze infokanalen in principe niet ontworpen zijn voor het gebruik door gemeenten. Toch zijn ze heel nuttig, omdat het juist voor inwoners een laagdrempelige toegang biedt tot de gemeente. Wij verwachten dan ook dat we in de komende jaren meer van zulk archief zullen gaan ontvangen, natuurlijk niet alleen van overheidsorganisaties maar ook door particuliere aanbieders.

Persoonsgegevens in een social media archief

Vanwege het directe contact met de gemeenten is de kans groot dat er in social media datasets persoonsgegevens staan. Vaak betreft dit normale persoonsgegevens als namen, adressen of een telefoonnummer, maar ook bijzondere persoonsgegevens kunnen voorkomen (bijvoorbeeld medische gegevens). De genoemde persoonsgegevens zijn meestal te vinden in de ‘chatboxen’ (ook wel Messenger of Direct Messaging) van de Facebook en Instagrampagina’s.

Is archivering van social media toegestaan?

Het was voor het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) in eerste instantie niet meteen duidelijk of archivering van de chatboxen is toegestaan onder de reikwijdte van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Toch is het veiligstellen en uiteindelijk toegankelijk maken van social media kanalen vanuit cultuurhistorisch oogpunt wel gewenst. Daarbij komt dat de social media- kanalen van de gemeente, hoewel deze vaak zijn aangemaakt onder het e-mailadres van een individuele werknemer, werkgerelateerde accounts betreffen. Vanuit zo’n account worden er dus uitingen gedaan vanuit de organisatie en niet vanuit persoonlijke titel.[1]

Hoewel er bij veel overheidsorganisaties steeds meer beleid wordt geschreven rondom het gebruik van social media, maakte de archivering ervan daar nog weinig deel van uit. Toch is de berichtgeving via social media door een overheidsorganisatie uiteindelijk aan te merken als informatie die voortkomt uit en gebonden is aan de werkprocessen van overheidsorganisaties. Daarmee valt social media-archivering onder de Archiefwet 1995 en kan het in lijn worden gezien met het archiveren van de gemeentewebsite. Ook deze laatste wordt volgens de wettelijk vastgestelde termijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dat social media archief in theorie gearchiveerd kan worden, betekent overigens niet dat alle in de dataset aanwezige informatieobjecten ook automatisch voor eeuwig bewaard moeten worden. Hiervoor is het belangrijk dat er passende bewaartermijnen worden vastgesteld, die worden opgenomen in een selectielijst. [2]

Het probleem van chatboxen

Veel persoonsgegevens zijn dus te vinden in de chats die onderdeel uitmaken van het social media archief. Hoewel het berichten zijn op platformen die zijn ontworpen voor persoonlijk gebruik, zijn ook de chatboxen aan te merken als archiefbescheiden. Ze zijn volgens de wet- en regelgeving namelijk opgemaakt of ontvangen door overheidsorganen en naar hun aard bestemd om daaronder te berusten. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat de metadata in orde moet zijn om context te kunnen bieden en dat er gebruik gemaakt moet worden van open standaarden wat betreft de aanwezige bestandsformaten.[3]

Er is ook nog een ander belangrijk knelpunt aan te wijzen wat betreft het archiveren van de Direct Messages of chatboxen. Het eigendom van tekstberichten bij gebruik van social media-kanalen is namelijk onduidelijk, aangezien dit deels ligt bij de aanbieders van de berichtenservices (het Amerikaanse bedrijf Meta voor Facebook en Instagram) en deels bij de gebruikers.[4] Hierdoor is het onduidelijk wie er aangemerkt kan worden als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG en met het oog op nieuwe verwerkingen.

Mogen berichten uit chatboxen beschikbaar gesteld worden?

Een ‘Direct Message’ valt officieel onder privéberichten: deze mag je bewaren onder het mom van eigen gebruik. Ze mogen echter niet zomaar gedeeld worden, gebeurt dit wel dan spreek je van een nieuwe verwerking waar de AVG op van toepassing is.[5] Mag er dan helemaal niets gedeeld worden? Technisch gezien mag het wel, mits er daarmee geen inbreuk wordt gemaakt op iemands privacy. In de praktijk kan er dan bijvoorbeeld gekozen worden om de inhoud van de berichten beschikbaar te stellen, maar zonder naam of eventuele foto’s. [6] Toch is daarbij voorzichtigheid geboden: ook zonder naam kan de inhoud van een bericht verwijzingen naar een persoon bevatten.

Nadat social media archief naar een archiefbewaarplaats wordt overgebracht, komt dit te vallen onder de Archiefwet en worden de datasets in principe openbaar. De AVG maakt geen onderscheid tussen bewaring en beschikbaarstelling, beide vallen volgens de AVG onder verwerken. In de praktijk kan het dus zijn dat hoewel het social media archief volgens de Archiefwet openbaar is, de persoonsgegevens volgens de AVG afgeschermd moeten worden bij het beschikbaar stellen van de social media archieven. Dit kan worden gedaan door af te lakken, al blijft het altijd oppassen dat dit voldoende nauwkeurig gebeurd.[7] Bij het RAA wordt er voorafgaand aan de officiële overbrenging al gekeken naar de openbaarheid. De archiefvormer maakt een beslissing over het wel of niet in openbaarheid beperken van het social media archief, het RAA adviseert hierbij. Het beperken gebeurt dan op basis van bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Tot slot: bijzondere persoonsgegevens

Zoals hierboven al genoemd kunnen in de social media datasets ook bijzondere persoonsgegevens voorkomen. De verwerking hiervan is in principe niet toegestaan, maar er kan in het kader van Archivering in het algemeen belang een uitzondering worden gemaakt. [8] Uiteraard moet daar wel bij worden opgemerkt dat de bijzondere persoonsgegevens niet toegankelijk zijn na opname in het e-depot.

[1] social media archiveren?

[2] Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed – Webarchivering bij de centrale overheid p. 29

[3] VNG – Handreiking Archivering tekstberichten

[4] VNG – Handreiking Archivering tekstberichten

[5] Mag je DM's openbaar delen

[6] Mag je DM's openbaar delen

[7] NDE – Gespreksverslag Vragenuur Social Media Archivering 14 mei 2020.

[8] Juridisch advies Sociale Media Archivering