Bron: https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/rijksoverheid/woo-index/...

Op deze pagina

1. Voldoet uw bestuursorgaan al aan de verplichting van de informatiec...
2. Hoe kan ik zien of mijn bestuursorgaan al voldoet aan de verplichting?
3. Wat moet een bestuursorgaan doen om in kolom B een groene cel (VOLD...
4. Hoe zie ik welke bestuursorganen van een bepaald type (bijv. depart...
5. Zorg voor toegang tot de Woo-index
6. Ondersteuning

Voldoet uw bestuursorgaan al aan de verplichting van de informatiecategorieën 1d en 1e?

Per 1 november 2024 wordt het actief openbaar maken van informatie die valt onder de informatiecategorieën Organisatie en werkwijze (artikel 3.3, eerste lid, onderdeel d van de Woo – oftewel informatiecategorie 1d) en Bereikbaarheidsgegevens (informatiecategorie 1e) verplicht. De precieze afbakening van deze categorie – welke informatie betreft het – en de wijze van openbaar maken – hoe maak je deze informatie openbaar – staan in tranche 1 van de ministeriële regeling Actieve openbaarmaking Woo, die naar verwachting op 1 oktober 2024 gepubliceerd wordt. Ook de reeds beschikbare werkdefinities en handreiking bij informatiecategorieën 1d en 1e beschrijven deze afbakening en wijze van openbaar maken.

Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens maak je openbaar in het Register van Overheidsorganisaties, wat je in praktijk doet door ze in te vullen in de Woo-index. In de ministeriële regeling staat een aantal gegevens die je ten minste via het Register openbaar moet maken, om aan de verplichting voor de informatiecategorieën 1d en 1e te voldoen.

Hoe kan ik zien of mijn bestuursorgaan al voldoet aan de verplichting?

Het Excel overzicht van KOOP is een export uit het Register van overheidsorganisaties, dat per bestuursorgaan laat zien wat er is ingevuld in de voor de Woo, informatiecategorieën 1d en 1e verplichte velden. Het overzicht is hier te raadplegen. Deze wordt wekelijks geactualiseerd en heeft als doel bestuursorganen te ondersteunen bij het registreren van Woo-informatie en is niet bedoeld als monitoring.

• Kolom A bevat de naam van de organisatie.
• Kolom B laat zien of de organisatie aan de Woo voldoet (groene cel met VOLDOET) of niet (rode cel met VOLDOET NIET) voor categorie 1d en 1e.
• Kolom C betreft het type organisatie. Dit maakt het mogelijk om het overzicht te filteren en bijvoorbeeld alleen departementen of gemeenschappelijke regelingen (regionale samenwerkingsorganen) te zien. Er zijn een paar organisaties met meerdere organisatietypen, bijvoorbeeld doordat de raad van bestuur een zbo is en de ondersteunende organisatie een agentschap (dit komt echt voor).

De overige kolommen bevatten de velden voor categorie 1d (kolom d-e) en 1e (kolom f-s). Voor de kolomtitels die groen zijn gearceerd, geldt dat invullen ervan verplicht is om aan de Woo te voldoen:

• Kolom F*: postadres
• Kolom G*: telefoonnummer algemeen
• Kolom J*: internetpagina van organisatie (indien de organisatie over een website beschikt)
• Kolom K*: bezoekadres (indien de organisatie te bezoeken is)
• Kolom O: Adres voor indienen Woo-verzoek 
• Kolom P: Digitaal indienen Woo-verzoek
• Kolom Q: Telefoonnummer Woo-contactpersoon

Voor de velden met kolomtitels in de lichtblauwe kleur gearceerd gaat het om meerdere opties. Vul per kolomcombinatie met een lichtblauwe kleur ten minste één van de velden in om aan de Woo te voldoen, hieronder staan de combinaties uitgelicht:

• Kolom D: Link naar organogram en/of
• Kolom E: Organisatiebeschrijving: link naar meer informatie
   
• Kolom H*: E-mailadres algemeen en/of
• Kolom I: Contactpagina algemeen
   
• Kolom L: Wijze van afspraak maken: online (verplicht indien de organisatie erover beschikt) en/of
• Kolom M: Wijze van afspraak maken: e-mail (verplicht indien de organisatie erover beschikt)  en/of
• Kolom N: Wijze van afspraak maken: telefoon (verplicht indien de organisatie erover beschikt)
   
• Kolom R: E-mailadres Woo-contactpersoon en/of
• Kolom T: Contactformulier Woo-contactpersoon.

* Deze informatie is alleen door een ROO-redacteur te registreren, voor gemeenten wordt deze informatie automatisch aan het ROO doorgegeven vanuit de VNG ledendatabank. Zorg er dus voor dat deze gegevens in de ledendatabank VNG actueel zijn.

Wat moet een bestuursorgaan doen om in kolom B een groene cel (VOLDOET) te krijgen?

Heeft een bestuursorgaan alle velden ingevuld, en ten minste één van de velden voor de gegevens met meerdere opties, dan voldoet dat bestuursorgaan aan de Woo voor wat betreft het actief openbaar maken van Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens. De cel voor die organisatie in kolom B wordt dan groen en aangemerkt als 'VOLDOET'.

Heeft jouw bestuursorgaan in kolom B nog een rode cel en aangemerkt als 'VOLDOET NIET', kijk dan welke velden in het overzicht nog rood zijn. Gaat het om een veld in een blauwe kolom (bijvoorbeeld kolom G ‘telefoonnummer algemeen’), vul dan dat veld in. Gaat het om een veld met kolom met een ander kleurtje (bijvoorbeeld kolom D ‘Link naar organogram’), vul dan ten minste een van de kolommen van die kleur in (met het invullen van kolom D voldoe je aan de Woo, maar daarvoor in de plaats kun je ook kolom E ‘Organisatiebeschrijving – link naar meer informatie’ invullen).

Zie de handreiking bij de informatiecategorieën Organisatie en werkwijze e... voor meer informatie over de inhoud en de wijze van openbaar maken van deze categorieën.

Hoe zie ik welke bestuursorganen van een bepaald type (bijv. departementen, gemeenten, zbo’s) aan de verplichtingen voor de categorieën 1d en 1e voldoen?

Ga naar kolom C, en klik op het pijltje naar beneden naast het woord ‘Organisatietype’. Je ziet dan de mogelijkheid om de gegevens op organisatietype te filteren. Vink dan ‘alles selecteren’ uit en vink dan het organisatietype aan waarvan je de resultaten wilt bekijken. Meerdere organisatietypen aanvinken kan ook.

Zorg voor toegang tot de Woo-index

Heeft u nog geen toegang tot de Woo-index? Ga dan naar de pagina Toegang tot de Woo-index.

Beschikt u al over een ROO-redacteur, of een Woo-redacteur account?

• Dan kunt u gelijk aan de slag met het invullen van verplichte Woo-informatie op basis van de handleiding (dit invullen zelf kost u maximaal een uur!) 
• Voor een meer uitgebreide toelichting kunt u het volgende document raadplegen: Handreiking Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens | R.... 

• Aanvullende documentatie op de handreiking is hier te vinden: Werkdefinitie Woo-informatiecategorie ‘Organisatie en werkwijze’ | ... en Werkdefinitie Woo-informatiecategorie ‘Bereikbaarheidsgegevens’ | P.... Gebruik deze hulpmiddelen bij de openbaarmaking van de eerste categorieën.

Ondersteuning

Om het invullen van de Woo-informatie te vereenvoudigen biedt KOOP de mogelijkheid om onder begeleiding de Woo-index in te vullen. In een invulsessie, van maximaal een uur, lopen we samen stap voor stap alle Woo-invulvelden door. U vult ter plekke de data in en u kunt vragen stellen. Aan het eind van de sessie weet u de werking van de Woo-index en heeft u deze wellicht ook gevuld. 

U hoeft zich niet in te schrijven, de sessies zijn open inloop.

Heeft u over het bovenstaande nog vragen, wilt u meer informatie of weten wie de ROO-redacteur is van uw organisatie, mail dan gerust naar woo@koop.overheid.nl.

Ook organiseert het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en KOOP een digitaal inloopspreekuur 'Ervaring opdoen actieve openbaarmaking'. Wanneer deze worden gehouden kunt u hier vinden: Actief openbaar maken | Open Overheid (open-overheid.nl).

In dit inloopspreekuur kunt u vragen in de breedste zin over de Woo aan BZK en KOOP stellen.